Information overload? Te veel documenten op te veel plekken? Tijd voor een fatsoenlijk document-management-systeem.
In dit blog vertellen we je precies wat dit is, hoe het werkt, wat de voordelen zijn en waar je op moet letten. Ten slotte geven we een aantal voorbeelden van documenten die je digitaliseert met een DMS.
Met een document-management-systeem (DMS) kun je in de basis twee dingen doen:
DMS-software is het ideale middel om documenten en documentstromen te digitaliseren en automatiseren. Waarom dat zo belangrijk is? Goed documentbeheer is cruciaal voor soepele bedrijfsprocessen. Daarom is documentbeheer standaard onderdeel van onze ERP-software. Je vindt sneller de juiste documenten, bespaart tijd en maakt minder fouten. Klinkt goed, toch?
Je herkent het vast wel: je bewaart talloze documenten op verschillende plekken. En jij niet alleen, je collega’s doen het ook. Deze werkwijze vindt plaats in de gehele organisatie. Het gevolg: informatie is niet altijd goed vindbaar en je bent het overzicht snel kwijt. Wat is de nieuwste versie van dat ene voorstel? Waar zijn de declaraties van die ene collega? Heeft iemand al gereageerd op die offerte-aanvraag? Tijd voor duidelijkheid en efficiëntie!
Met een DMS-systeem beheer je de communicatie- en informatiestromen binnen je organisatie. Alle gegevens en documenten die eerst in archiefkasten stonden, staan nu digitaal opgeslagen in één database. Dat betekent dat iedere afdeling werkt met de meest up-to-date informatie. Op kantoor, vanuit verschillende vestigingen, zelfs thuiswerkend en onderweg via de AFAS Pocket app. Uiteraard regel je zelf wie overal toegang toe heeft.
Document management software brengt rust in veel processen. Er zijn allerlei verschillende redenen om een DMS te implementeren. Misschien heb je de archiefruimte nodig, wil je minder papier verbruiken, het stroomverbruik verminderen of besparen op inktpatronen.
Wat de reden in eerste instantie ook is, met een DMS merk je dat je veel beter georganiseerd werkt dan voorheen. Er gaat een wereld voor je open. Het digitaliseren en automatiseren van documenten en documentstromen zorgt voor een flinke efficiëntieslag. Je wil nooit meer anders!
Lees ook: Hoe bedrijfssoftware jou helpt te voldoen aan de Archiefwet
Een document-beheer-systeem heeft verschillende voordelen:
Persoonlijke gegevens van medewerkers veranderen regelmatig. En het is veel werk om iedere adreswijziging en ieder nieuw telefoonnummer door HR te laten aanpassen – vooral in grotere bedrijven. Als de medewerker zelf zijn of haar gegevens aanpast, bespaar je tijd en voorkom je fouten.
Eindelijk grip op je documenten en documentstromen, dat is waar DMS-software voor zorgt. Voorbij zijn de tijden dat je de mailbox binnenstebuiten keert voor dat ene dossier. En als je het eindelijk gevonden hebt, blijkt het een verouderde versie… Dat gebeurt je niet meer met een DMS. Want alle documenten staan digitaal in de database. Werkt er iemand aan een document in die database? Het document, de auteur, welke wijzigingen zijn doorgevoerd – alle informatie wordt automatisch geüpdatet.
In een DMS staan alle relevante documenten bij elkaar. Het systeem vormt automatisch dossiers over iedere medewerker, klant, leverancier en andere relatie. Of de documenten nu automatisch gegenereerd of handmatig toegevoegd zijn. Daardoor heb je volledig inzicht in alle documentatie rondom relaties en contracten.
Digitale documenten kun je digitaal ondertekenen. En dat is stukken sneller en veiliger dan een ouderwetse handtekening. Met ons DMS hoef je voor een ondertekening niet meer te mailen, printen, ondertekenen, scannen en weer te mailen. De elektronische handtekening is gewoon rechtsgeldig.
Een document-management-systeem doet natuurlijk meer dan alleen digitaliseren. Het automatiseren van documentstromen is minstens zo belangrijk. Via workflows gaan documenten op de juiste momenten naar de juiste personen. En is er onverhoopt een kink in de kabel? Dan krijg je direct een seintje. Efficiënt, proactief en duidelijk.
Documentstromen kunnen gevoelige gegevens bevatten. Denk bijvoorbeeld aan personeelsdossiers. Met een DMS kun je de toegang regelen op basis van autorisatie. Zo weet je zeker dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten, en belanden belangrijke documenten niet zomaar in de verkeerde handen.
Mensen zijn gewoontedieren. We werken al eeuwen met papier. Het omgooien van documentbeheer kan dus een flinke stap zijn. Zorg voor een goede implementatie en benadruk de positieve kanten in plaats van de twijfels. Is het tijd voor implementatie? In onze longread over documentbeheer en mensen meekrijgen lees je hoe dat moet.
Ieder document dat je nu op papier hebt, kun je digitaliseren in een DMS. Vervolgens automatiseer je de daarbij behorende processen. Een greep uit de documenten die je digitaliseert:
Met de ERP-software van AFAS beheer je alle communicatie- en informatiestromen binnen je organisatie. Eén systeem en één database waarin iedere afdeling werkt met dezelfde actuele informatie.