Op de aanschaf van nieuwe software kan een softwareleverancier bij overheidsinstanties weinig invloed uitoefenen. De keuze wordt gemaakt middels een aanbestedingstraject, waarbij gekeken wordt welke partij het best voldoet aan de opgestelde selectiecriteria. In de eindbeoordeling, waarbij prijs een van de beoordelingscomponenten was, kwam AFAS naar voren als de economisch meest voordelige inschrijver. In deze tijden van bezuiniging is dat voor de gemeenten mooi meegenomen.
Het Inkoop Bureau Midden Nederland (IBMN), een samenwerkingsverband tussen 8 gemeenten, heeft het aanbestedingsproces begeleid en ziet een belangrijk voordeel in de aanschaf. "Doordat alle drie de gemeenten met hetzelfde softwarepakket gaan werken, wordt de onderlinge communicatie en uitwisseling van managementinformatie veel eenvoudiger" volgens een vertegenwoordiger van het IBMN. "Dit verhoogt de efficiëntie."
Voor de gemeente Leusden was niet alleen de prijs, maar ook het bezoek aan referentieklant, Gemeente Almere, een bevestiging van de keuze. "Almere gaf aan tevreden te zijn over het HRM-systeem van AFAS. Dat is belangrijk voor ons, want we willen er echt een succes van maken." Het employee- en manager self servicesysteem (ESS en MSS) zorgt ervoor dat HR-informatie digitaal beschikbaar is voor medewerkers. Daarnaast kunnen alle mutaties digitaal door de medewerkers en managers zelf worden aangeleverd. Dit bespaart veel tijd.
De gemeenten zijn enthousiast over het feit dat een Leusdense ondernemer als winnaar uit de bus is gekomen. Aanbestedingsbeleid en regionale economie zijn hier mooi gecombineerd.