De vijf tips komen voort uit de ervaringen die AFAS Software de afgelopen jaren heeft opgedaan in het onderwijs. Van der Veldt: “In het verleden investeerden onderwijsinstellingen veel tijd in de details rondom een aanbesteding. Maar om ervoor te zorgen dat software echt goed aansluit op een toekomstvisie, is juist de focus op de scope noodzakelijk. Hoe beter de organisatie de kaders schetst, hoe beter een leverancier in staat wordt gesteld een oplossing te bieden die ook echt past bij de wensen en eisen van de aanbestedende organisatie.”
ROC West-Brabant was één van de onderwijsinstellingen die de aanbesteding voor nieuwe administratieve software in 2011 baseerde op de toekomstvisie van de instelling. Dit kwam ook duidelijk in het aanbestedingsdocument naar voren. Zo had ROC West-Brabant onder meer voorafgaand aan de aanbesteding de interne processen duidelijk in kaart gebracht en centraal gesteld in de aanbesteding. Aan de voorkant kostte dit meer tijd, maar hierdoor is tijdens het proces veel tijd bespaard. ROC West-Brabant zal zijn ervaringen delen tijdens het gratis seminar “Aanbesteden met visie” in het ‘Da Vinci Theater’ in Leusden. Lees welke sprekers er nog meer op het programma staan.
1. Gebruik minimaal 50% van de tijd voor de voorbereiding.
2. Focus op de scope (kaders) niet op de detailzaken.
3. Verplaats je in de potentiële inschrijvers gedurende het gehele traject.
4. Een betere realisatie en relatie? Zorg voor volledige afspraken vooraf.
5. Houd het gunning- en rekenmodel eenvoudig en hierdoor transparant.