Goed inkopen is essentieel voor de continuïteit van jouw organisatie. Onze inkoopsoftware maakt het inkoopproces eenvoudiger én biedt je de inzichten die je nodig hebt.
|
|
Op welk niveau je ook bezig bent met inkoop, je hebt altijd te maken met verschillende mensen en verschillende afdelingen. En daar komt de nodige administratie bij kijken. Daar wil je grip op houden, toch? De inkoopsoftware van AFAS gaat je hierbij helpen.
Met AFAS Software digitaliseer en automatiseer je het inkoopproces. Op die manier zorg je voor een flinke vermindering van administratieve taken en terugkerende handelingen. Zo houd je tijd over voor écht belangrijke zaken.
De inkoopsoftware is volledig geïntegreerd met financieel. Hierdoor is het mogelijk verschillende budgetscenario's aan te maken en krijg je grip op exploitatie- en uitgaven management. De budgethouder blijft uiteindelijk verantwoordelijk voor wat de collega's inkopen.
Lees meer over de integratie met de boekhouding in de brochure
Doordat je contracten vastlegt in de software, worden verplichtingen automatisch gegenereerd en kun je raamcontracten uitnutten via bestellingen. De verantwoordelijke van het contract krijgt dan een taak op het moment dat een contract aandacht behoeft.
Leveranciersmanagement geeft je de mogelijkheid voorkeur leveranciers op te geven voor bepaalde producten. Daarnaast houd je prijsafspraken en artikelbeheer onder controle. Via de bestelportal loggen leveranciers makkelijk in om aanbiedingen te doen.
Inkoopaanvragen stellen jouw collega's in staat zelf te bestellen binnen de door jou vastgestelde kaders. Beoordelingen vinden plaats via het procuratieschema. De impact op het budget is direct zichtbaar. Na akkoord wordt de bestelling automatisch geplaatst.
Belangrijke keuzes leg je vast in een inkoopstrategie. Dat zorgt voor een efficiënt proces. Je krijgt grip op zaken als het budget, de prijs en de kwaliteit. Doordat je je inkoopbeleid vastlegt in onze software, is het mogelijk decentraal in te kopen. Zo kunnen jouw collega's bestellen zonder onnodige handelingen of controles.
Omdat bestellingen vooraf worden beoordeeld middels het procuratieschema, is de factuur een logisch gevolg en hoef je deze dus niet meer los te beoordelen.
Ontdek de mogelijkheden van AFAS
De inkoopsoftware stelt je in staat zaken die niet direct met het primaire proces te maken hebben, efficiënt in te kopen. Denk hierbij aan bijvoorbeeld presentjes voor de collega's of relaties, kantoorartikelen of zaken voor jouw bedrijfsrestaurant of -kantine.
Het succesvol verkopen van een product of artikel begint bij jouw eigen inkoop. Daarom wil je optimaal inzicht in de inkoopprijzen, inkoopkortingen, goederenontvangsten, minimum- en maximum voorraadniveaus, magazijnlocaties, series en artikelsamenstellingen.
Collega's kunnen hun interne inkopen direct in de webshop van je leverancier bestellen via de OCI-koppeling. De software van AFAS zet de bestelling direct om in een inkoopaanvraag. Hierdoor hoef je het assortiment niet steeds zelf te beheren en ben je verzekerd van actuele prijzen.
Je vindt hieronder een greep uit de beschikbare OCI-koppelingen. Bekijk de hele lijst met OCI-koppelingen.
"We runnen projecten vanuit hetzelfde systeem als waarin we het ordermanagement doen. Alle administratie, en alle processen, van aanvraag tot aftersale: het draait in AFAS. Daardoor konden we ook echt maximaal digitaal gaan. We raken nooit meer iets kwijt, omdat alles in één systeem zit."
Sturen op budgetten is een belangrijk financieel aspect als het gaat om inkopen. Alleen met geïntegreerde 'purchase to pay' software heb je direct inzicht in je budget en kun je dus ook de budget-uitnutting meten. Met de inkoopsoftware kun je eenvoudig autoriseren wie mag inkopen en welke budgethouder verantwoordelijk is voor welk budget. Zo kom je nooit voor verrassingen te staan en stuur je tijdig bij.
De inkoopsoftware van AFAS gaat echter nog een stapje verder. Doordat de software is geïntegreerd in de ERP software heb je ook geen losse financiële software nodig om de betalingen te doen. Zo heb je dus niet alleen volledige controle, maar ook volledige integratie.
Als inkoper wil je grip houden op zaken zoals budget, prijs en kwaliteit van de goederen en diensten die je hebt ingekocht ondersteunend aan jouw bedrijfsprocessen. Je bepaalt één keer de kaders en laat de administratie over aan de medewerkers die daadwerkelijk inkopen. Eén keer de kaders bepalen en de rest van de administratieve zaken beleggen waar ze horen: bij de medewerkers die daadwerkelijk in willen kopen.
En wanneer de goederen en diensten dan uiteindelijk zijn geleverd is het accorderen van de bijbehorende inkoopfactuur ook niet meer nodig. Wanneer het bedrag op de inkoopfactuur klopt met de offerte wordt de factuur automatisch betaalbaar gesteld.
Met de BI-dashboards toon je alle belangrijke data uit de software van AFAS op een overzichtelijke manier. Je maakt van ruwe data begrijpelijke informatie. Door deze informatie inzichtelijk te maken, stuur je beter op het resultaat. Bovendien kun je inzoomen op de gegevens en filteren op de informatie die je wil zien. Business Intelligence wordt standaard en klaar voor gebruik meegeleverd in de software.
Of bel ons direct op: 033 - 43 43 883.