Je administratie een hoop gedoe? Niet met het juiste administratie-programma. Vooral voor het mkb kan software veel administratieve druk wegnemen. Zo houd jij de administratie in eigen huis én heb je meer tijd om te ondernemen!
Administratie-software wordt ook wel backoffice-software genoemd. Deze software zorgt ervoor dat je zelf minder tijd hoeft te besteden aan de administratie. Hoe? Door de backoffice-processen te digitaliseren en te automatiseren.
Administratieve softwarepakketten zijn sowieso handig voor grote bedrijven, waarbij processen vaak ingewikkeld zijn en via verschillende afdelingen en vestigingen lopen. Maar wist je dat juist ook voor het mkb boekhouding-software waardevol is?
Je administratie is cruciaal voor je bedrijfsvoering. Let daarom bij het uitzoeken van de beste administratie-software voor jou in ieder geval op de:
Als je kiest voor administratiesoftware, kies je sowieso voor de toekomst. Op lange termijn is het niet efficiënt om al je boekhouding of salarisadministratie handmatig te doen. En uitbesteden kan wel, maar het is toch prettiger om je administratie in eigen beheer te houden.
Hoe toekomstbestendig je software is, hangt af van de mate van digitalisering en automatisering. Met de digitalisering zit het in de meeste gevallen wel goed: het is niet handig om nog met papieren ordners te werken, omdat de software je gegevens nodig heeft. Maar de automatisering, dat is een ander verhaal. In sommige boekhoudpakketten gaat het alleen om het digitaal bewaren en verwerken van gegevens. Uiteindelijk moeten medewerkers dan nog alle handelingen handmatig uitvoeren, waardoor je uiteindelijk weinig opschiet.
In het allerbeste geval automatiseer je processen volledig. Door workflows in te richten in het online boekhoudprogramma, stromen processen automatisch door je organisatie en volgen facturen en rekeningen automatisch uit de cijfers in de software. En dat scheelt tijd en vermindert fouten!
Veiligheid van je gegevens is altijd belangrijk bij bedrijfssoftware. Dat geldt al helemaal voor de boekhouding. Je wilt er 100% zeker van zijn dat je met veilige en betrouwbare software werkt. Al je belangrijke gegevens worden namelijk opgeslagen in een online cloud. Check daarom altijd of de administratie-software voldoet aan alle Nederlandse wet- en regelgeving en of gegevens veilig worden opgeslagen. Een voorbeeld: bij AFAS zitten veiligheidsupdates gewoon bij het pakket in en bewaren we informatie van onze klanten alleen op servers die in Nederland staan. Wel zo’n fijn idee!
Misschien wel het belangrijkste: wat verwacht je precies van de backoffice-software? Kijk kritisch naar de functies die jij wilt hebben. Veel extra’s zijn leuk, maar als het pakket niet automatisch jaarrekeningen opmaakt of betalingsherinneringen verstuurt, schiet dat niet echt op. Check dus altijd of de voor jou onmisbare functies aanwezig zijn.
Soms zijn pakketten speciaal afgestemd op een bepaalde bedrijfsgrootte. Zo hebben we bij AFAS een schaalbaar en compleet ERP-systeem voor iedereen, AFAS Direct voor het mkb dat snel en voordelig aan de slag wil, en AFAS SB voor kleine bedrijven. Op die manier kunnen we ieder type bedrijf een passend pakket bieden.
Werken met administratie-software heeft verschillende voordelen. We zetten de belangrijkste voordelen op een rij:
Het grootste voordeel van backoffice-software is dat je de administratieve druk direct vermindert. Terugkerend handmatig werk wordt geautomatiseerd en dat scheelt simpelweg een hoop tijd. Administratief medewerkers hoeven geen informatie meer over te typen van papier of van andere programma’s, doordat alles in dezelfde cloud staat.
Tegelijkertijd wordt de administratie verdeeld over alle medewerkers. Meer werk? Nee, juist niet! Medewerkers kunnen bijvoorbeeld hun declaraties direct invoeren in de AFAS Pocket-app. Dat kan altijd en overal. Dat is een stuk makkelijker dan alle bonnetjes bewaren en inleveren bij je collega’s.
De administratie volgt automatisch uit je bedrijfsprocessen. Concreet betekent dit bijvoorbeeld dat:
Doordat al je informatie centraal in de cloud wordt opgeslagen, werkt iedereen altijd met up-to-date gegevens. Je hoeft dus niet meer zelf op zoek naar de laatste cijfers voor kloppende facturen: dat doet de software allemaal zelf.
Backoffice-software zorgt voor verregaande automatisering van je processen. Dat betekent niet dat je geen controle meer hebt. Je kunt veel zaken zelf instellen, bijvoorbeeld na hoeveel tijd iemand een herinneringsmail of aanmaning krijgt. En je accordeert facturen of bestellingen voordat ze de deur uitgaan.
Ook fijn: goede administratie-software is schaalbaar. Of je bedrijf nou flink groeit, of juist wat krimpt, de software beweegt gewoon met je mee. Je hoeft je niet aan te passen aan de software, de software vormt zich naar jouw wensen.
Ben je een groot deel van je tijd kwijt aan steeds terugkerende werkzaamheden? Stel je eens voor dat je deze dagelijkse, wekelijkse, maandelijkse of jaarlijkse taken niet iedere keer opnieuw hoeft te doen. Hoeveel tijd zou je dan over hebben voor je kerntaken? Juist, heel veel. Misschien is het tijd voor verandering.
Als ondernemer werk je vaak projectmatig. Dat geldt voor een bouwbedrijf net zo goed als voor een marketingbureau. Heb je een mkb-bedrijf? Dan is goede projectadministratie-software onmisbaar. Het is het verschil tussen flinterdunne marges en structureel mooie winst op je projecten.