Met competentiemanagement kun je talenten binden, boeien en behouden. En dat is waardevoller dan je misschien denkt. Daarom is het zonde als je HR-afdeling competentiemanagement er een beetje bij doet.
Het verdient juist de volledige focus. Hoe pak je dit het beste aan? Wij zetten de belangrijkste onderdelen van competentiemanagement op een rij.
Met competentiemanagement ontdek en ontwikkel je de competenties en vaardigheden van je medewerkers. Het doel hiervan is om het beste uit medewerkers te halen en hen daardoor maximaal te laten bijdragen aan de doelstellingen van de organisatie. Tegelijkertijd ontwikkelen medewerkers hun kennis en vaardigheden, waar jouw bedrijf ook weer van profiteert. Win-win, eigenlijk.
In onze software is de gesprekscyclus de basis van competentiemanagement. Daarmee houd je de vinger aan de pols bij je medewerkers. Je krijgt een compleet beeld van mensen, afdelingen en uiteindelijk het hele bedrijf. 360-graden-feedback en persoonlijke ontwikkelingsplannen ondersteunen hierbij.
Een gesprekscyclus voor competentiemanagement vindt meestal plaats tussen een medewerker en een leidinggevende of iemand van de HR-afdeling. Met een gesprekscyclus ontdek je de ambities, competenties en kwaliteiten van de medewerker in kwestie. Aan de hand daarvan stel je samen doelen vast.
Vergeet niet dat de gesprekken tweerichtingsverkeer zijn. De medewerker heeft dus net zoveel in te brengen als de leidinggevende of HR-medewerker.
Door consistent gesprekscyclussen te voeren en alles goed vast te leggen, ontstaat een helder beeld van de competenties en potentie van de hele afdeling en organisatie. Je kunt een gesprekscyclus inrichten op de manier die bij je bedrijf past. Meestal bestaat de cyclus uit drie soorten gesprekken: het doelstellingsgesprek, het voortgangsgesprek en het beoordelingsgesprek.
Het doelstellingsgesprek wordt ook wel het planningsgesprek genoemd. Dit is het begin van de cyclus. In dit gesprek kijk je naar de doelen die de medewerker wil halen. Je bespreekt ook welke doelstellingen je als organisatie hebt voor een medewerker.
Goede doelstellingen zijn meetbaar en haalbaar. Voorkom daarom dat je vage afspraken maakt of in te grote stappen gaat denken. Dit geldt voor beide kanten.
Spreek in ieder geval altijd af om specifieke competenties te verbeteren of om concrete nieuwe competenties aan te leren. Breng in kaart welke competenties de medewerker heeft en welk competentieprofiel bij de huidige of een eventuele volgende functie past. Zo zie je snel de competenties waaraan deze medewerker het beste kan werken. Deze doelen leg je vast in een persoonlijk ontwikkelingsplan (POP). In onze software vind je een POP-template.
Je kunt ook bepaalde resultaten als doel stellen. Stel bijvoorbeeld concrete targets voor het aantal nieuwe klanten. Welke doelen je ook stelt, als organisatie moet je ondersteuning bieden bij het behalen ervan. Laat de agenda bijvoorbeeld standaard leeg op de dinsdagmiddag, zodat de medewerker op dat moment aan zijn of haar ontwikkeling kan werken. Of bied trainingen of cursussen aan.
In het voortgangsgesprek bespreek je hoe het gaat met de ontwikkeling van de medewerker. Hoe verloopt de weg naar de gestelde doelen? Gaat de medewerker goed vooruit? Merkt hij of zij dat er te weinig hulpmiddelen zijn, of gaat het juist sneller dan verwacht?
Soms is één voortgangsgesprek genoeg, soms passen meerdere gesprekken beter bij je bedrijf. Als het nodig is, kun je de doelstellingen naar boven of naar beneden bijstellen.
Het beoordelingsgesprek is het evaluatiemoment. In dit gesprek bespreek je het functioneren van de medewerker in de afgelopen cyclus. Door de doelstellingen die je aan het begin van de cyclus hebt afgesproken, kun je de medewerker op concrete punten beoordelen.
Het beoordelingsgesprek wordt in sommige bedrijven ook wel functioneringsgesprek genoemd. Toch is dit gesprek net iets anders dan het ‘gewone’ functioneringsgesprek. Dit gesprek is gericht op de ontwikkeling van de medewerker, niet perse op het algemene dagelijkse functioneren.
Zorg er ook bij het beoordelingsgesprek voor dat het gesprek tweerichtingsverkeer is. Hoe heeft de medewerker zich ontwikkeld? Hoe kun je als organisatie deze individuele medewerker beter ondersteunen?
Maak je je zorgen dat competentiemanagement veel extra werk is? Gelukkig valt dat erg mee, vooral als je de processen erachter automatiseert. Onze software zit sowieso bomvol functies voor processen rondom competentiemanagement, zoals de gesprekkencyclus, 360-graden-feedback en ontwikkelplannen. Daardoor hoef je zelf het wiel niet opnieuw uit te vinden.
Een belangrijk voordeel van digitaal competentiemanagement is dat het bijdraagt aan gedegen verslaglegging tijdens de gesprekscyclus. De gesprekken geven je informatie over de medewerker zelf, maar ook over de afdeling en het hele bedrijf. Die info wil je echt goed vastleggen.
Daarnaast is het onmogelijk om de voortgang te bespreken als je de gestelde doelen niet duidelijk hebt bewaard. En ook tijdens het beoordelingsgesprek gebruik je de verslagen van eerdere gesprekken om een beeld te krijgen van de lijn waarin de medewerker zich heeft ontwikkeld.
De waarde van een gesprekscyclus is groot. Je luistert naar medewerkers en brengt hun wensen, talenten en toekomstbeeld in kaart. Door de processen te digitaliseren, kun je je nóg meer richten op het menselijke aspect.
Je HR-afdeling heeft het hartstikke druk. Werving en selectie, zorgen voor instroom, doorstroom en uitstroom en strategisch HR. Grote kans dat competentiemanagement er dan bij inschiet. En dat terwijl het juist zo waardevol is voor je organisatie.
Daarom hebben we bij AFAS de software precies zo ontwikkeld dat je eenvoudig kunt beginnen met competentiemanagement. Meer weten?
Door HR-processen te digitaliseren, verlos je HR-professionals van terugkerende administratieve taken. Wij leggen alles uit over digitale HR-processen, de trends in human resources en hoe je succesvol digitaliseert.
Talentmanagement moet de topprioriteit zijn van HR-professionals. Het is zelfs urgenter dan de werving en selectie van nieuwe medewerkers. Weet jij al hoe je dit het beste kunt aanpakken?