Als HR-manager heb je je handen vol aan de meest uiteenlopende taken. Denk aan de werving, selectie en onboarding van nieuwe medewerkers, verzuim, verlof en urenverantwoording. Maar één ding is duidelijk: in jouw werk draait alles om mensen en hun werkgeluk.
Juist omdat de wereld zich realiseert hoe belangrijk die mensen zijn, blijft HR zich ontwikkelen. Er is ook veel software om jou als HR-manager te ondersteunen. Daar hebben we eens goed naar gekeken. Welke HR-tools maken van jouw werk elke dag een feestje? In deze longread kijken we niet alleen naar AFAS HR-software, maar ook naar de 4 beste gratis aanvullende HR-tools.
Een HR-tool is een softwarepakket dat jou ondersteunt in je werk als HR-manager. Afhankelijk van de opzet van de tool helpt hij je bijvoorbeeld bij recruitment, compliance of administratieve taken.
Is je organisatie vrij klein, dan zijn er allerlei gratis tools waarmee je prima uit de voeten kunt. Ben je flink aan het groeien of zit je al boven de 20 medewerkers? Dan is de aanschaf van een hoogwaardige HR-tool beslist de moeite waard. En ook dan kunnen die gratis tools nog een handige aanvulling zijn
Je maakt gebruik van software omdat die je leven makkelijker maakt. Door alle delen van de organisatie in de software te integreren en te automatiseren, heb je altijd inzicht en overzicht. Alle functies en taken in de organisatie zijn aan elkaar gekoppeld. Dat betekent bijvoorbeeld dat wanneer iemand een salariswijziging invoert, die wijziging in alle relevante delen van de organisatie wordt doorgevoerd.
Voor jou als HR-manager biedt de HR-software van AFAS de mogelijkheid om een aantal taken neer te leggen bij medewerkers, managers en zelfs sollicitanten. Met Employee Self Service (ESS), wijzigen medewerkers zelf hun HR-gegevens. Met Manager Self Service (MSS) accordeert het middenmanagement declaraties en beoordelingen. En met Sollicitant Self Service (SSS) hebben sollicitanten meteen het idee dat ze de organisatie al leren kennen. Door je eigen ‘werken-bij’ site en sollicitatieportal te maken, wordt werving en selectie een soepel proces waarbij de software je veel administratief werk uit handen neemt. Vroeger was jij hier een hoop tijd aan kwijt, net als aan het inkloppen van allerlei gegevens. Nu liggen diverse werkzaamheden bij de betrokkenen zelf, hoef je informatie niet driemaal in te voeren en houd je meer tijd over voor strategische HR-taken.
Wat wil je als HR-manager eigenlijk dat een HR-tool voor je doet? Van AFAS mag je verwachten dat de HRM-software jou ondersteunt in alle taken die onder je functie vallen. Denk aan werving, selectie en onboarding van nieuwe medewerkers, talentmanagement, verzuim, verlof, verloning, training, compliance en urenverantwoording. Het zit allemaal standaard in AFAS HR-software. Je organiseert al die taken in workflows, zodat je zoveel mogelijk kunt standaardiseren en automatiseren.
Dit zijn een aantal HRM-functionaliteiten in AFAS HR-software:
Doordat alle data centraal is opgeslagen en naadloos samenwerkt, kun je zelfs nog méér verwachten. Want stel dat er iemand solliciteert die nu bij een van jullie klanten werkt. Dan kun je in het CRM-systeem alle beschikbare informatie over dat bedrijf opzoeken.
En wat dacht je van onze handige AFAS Pocket app? Met deze #1 business app van Nederland regelen medewerkers de belangrijkste HR-zaken via hun telefoon of tablet.
Een nieuw systeem heb je niet van de ene dag op de andere ingericht. Bovendien moet iedereen leren werken met de software. Sommige mensen zullen zich zelfs verzetten. Ben je te laat met je beslissing, dan zorg je juist voor meer stress in plaats van verlichting. Stap je op tijd over, dan is iedereen gewend aan het nieuwe systeem wanneer de groei doorzet.
Een nieuw systeem heb je niet van de ene dag op de andere ingericht. Bovendien moet iedereen leren werken met de software. Sommige mensen zullen zich zelfs verzetten. Ben je te laat met je beslissing, dan zorg je juist voor meer stress in plaats van verlichting. Stap je op tijd over, dan is iedereen gewend aan het nieuwe systeem wanneer de groei doorzet.
Mensen en werkgeluk, dat is waar het in jouw werk om draait. En zodra medewerkers ontdekken hoeveel werk de software hun uit handen neemt, lopen ze de hele dag te stralen. Doel bereikt!
We kennen allemaal LinkedIn om contact te leggen en te onderhouden met mensen en organisaties. Maar hoe gebruik je LinkedIn als HR-tool?
Het begint allemaal met je profiel. Maak er niet een soort cv van, maar laat zien dat je geschikt bent voor wat je nog wilt bereiken. Werk je profiel regelmatig bij en laat in posts zien en horen wat je doet en hebt gedaan. Vraag relaties om aanbevelingen. Wat zij over jou zeggen, blijft hangen bij collega’s en sollicitanten.
Post over je bedrijfscultuur. Geef toekomstige collega’s vanuit jouw perspectief een kijkje in de keuken. Werk je in een grote organisatie? Dan is LinkedIn Career Pages misschien iets voor je. Het kost wat, maar het kan de investering waard zijn als de strijd om personeel hevig is.
Er zijn LinkedIn Groups voor elke branche, regio en onderwerp. Door je aan te sluiten bij een groep, kun je interessante talenten tegenkomen. Groot voordeel: als lid van een groep mag je ook berichten sturen aan mensen met wie je niet gelinkt bent. Met een database van honderden miljoenen professionals ligt de wereld letterlijk aan je voeten.
Met advanced search kun je zien welke connecties je netwerk verder nog heeft. Daar kun je gebruik van maken om een introductie te krijgen!
Vooral als je bij een grotere organisatie werkt, kan een premium lidmaatschap zinvol zijn. Ook kun je denken aan het plaatsen van betaalde vacatures, en Talent Solutions inzetten voor recruitment.
Slack is een nieuwe manier om met elkaar te communiceren. Het vervangt email en is sneller, beter georganiseerd en veiliger. In plaats van afzonderlijke e-mails organiseer je alle communicatie in kanalen die je makkelijk kunt doorzoeken. Met kanalen voor alles wat er in je organisatie gebeurt, weet iedereen precies waar er nog iets te doen valt.
Bovendien is Slack veiliger dan e-mail. Dat komt doordat de HR-tool niet gevoelig is voor spam of phishing, die samen verantwoordelijk zijn voor 90% van alle datalekken. Je Slack-gegevens kunnen niet worden verkocht of op een mailinglijst terechtkomen, want je kunt alleen Slackberichten ontvangen van anderen in je eigen organisatie of betrouwbare partners die Slack Connect gebruiken. Je kunt meldingen krijgen van apps die in je workspace zijn geïntegreerd, zoals Asana, Google Docs of Jira.
In Slack kun je samenwerken met een of meerdere collega’s. Ook extern samenwerken is mogelijk, bijvoorbeeld in een projectgroep voor een specifieke klant en mét die specifieke klant. Je kunt met elkaar chatten, videovergaderen en schermdelen. Je kunt groepen samenstellen, documenten en mappen uitwisselen en bewerken. Je kunt werkzaamheden, onderwerpen of projecten organiseren in kanalen. Zo kun je kanalen opzetten voor specifieke klanten, projecten, plannen of personen. De betaalde versie van Slack biedt bovendien veel handigheden voor gebruikers met een beperking.
Er is een gratis versie van Slack die uitstekend en laagdrempelig werkt, en ook een gratis proefversie.
Wat voor werk je ook doet en met wie je ook samenwerkt, Trello maakt het mogelijk. Je kunt deze HR-tool helemaal naar je eigen wensen inrichten en integreren in honderden andere tools, zoals Google Drive, Slack en Jira. Chat met elkaar, werk samen in projectgroepen of 1-op-1 met een collega, deel documenten en bestanden met elkaar, maak to-do-lijsten, planningen, agenda’s en nog veel meer.
Samenwerken biedt talloze voordelen. Samen werk je sneller en efficiënter, en je inspireert en motiveert elkaar. Met Trello organiseer je projecten en alles wat daarmee te maken heeft, in borden, kaarten en lijsten. Je ziet in één oogopslag welke projecten er zijn, wie waarmee bezig is en wat de planning en status van een project is. Je kunt taken (met deadlines) toewijzen aan meerdere collega’s, die een melding krijgen als er iets verandert. Ook kun je elkaar documenten toesturen.
Trello volgt het Kanban-systeem. Dit houdt in dat je je organisatie lean kunt maken als je deze tool gebruikt.
In de gratis versie van Trello zijn ontzettend veel functies beschikbaar. Natuurlijk biedt de premium-versie nog meer mogelijkheden. Er is ook een gratis proefversie.
Asana is een mooi cloud-platform voor interne communicatie, vergaderingen en andere bijeenkomsten. Van dagelijkse taken tot strategische plannen, met Asana betrek je iedereen bij alles wat er gebeurt in je organisatie, zet je doelen om in actie en overbrug je de afstand tussen teams.
Om te beginnen kun je ermee chatten, mailen en discussiëren. Je kunt bestanden beheren, overdragen en delen. Je kunt planningen, taken en to-do lijsten maken. Is een taak afgehandeld of overgedragen aan iemand anders, dan verplaats je die naar een andere lijst (bijvoorbeeld ‘Klaar’ of ‘Laatste check’). Ook kun je de beschikbare dashboards, velden, sjablonen en formulieren naar eigen inzicht aanpassen.
Behalve een gratis versie is er een gratis proefversie van Asana. Dat kan interessant zijn om het programma een tijdje uit te proberen. Natuurlijk heb je dan niet alle functies die je met de betaalde versie krijgt, maar zelfs met die gratis versie kun je ontzettend veel.
Om alles uit de automatisering van je bedrijfsprocessen te halen, werken we bij AFAS samen met een groot netwerk van partners. Het netwerk omvat vier typen partners: gecertificeerde koppelingen, dienstverlenende partners, implementatiepartners en experts. Heb je specifieke wensen of behoeften voor je organisatie, dan is de kans groot dat er een partner bij is die ‘m kan realiseren.
Veel softwareleveranciers hebben een standaardkoppeling ontwikkeld met AFAS. Die koppelingen zijn door ons getest en gecertificeerd, en worden regelmatig onderhouden. Als je kiest voor een koppeling met een van onze partners, weet je zeker dat je goed zit!