Bij AFAS zien we het elke dag: organisaties die hun werkprocessen digitaliseren. Documentbeheer is ook zo’n proces. Een behoorlijk cruciaal proces ook, want je bent praktisch elk moment van de dag met documenten bezig. Ben je vaak lang op zoek naar de juiste documenten of dossiers? Bewaar je belangrijke documenten, facturen en contracten nog op papier? Dankzij digitaal documentbeheer kan die archiefkast de deur uit.
In dit blog lees je wat documentbeheer is en welke voordelen het meebrengt. Ook laten we zien wat automatisering, als gevolg van deze digitalisering, je oplevert. Hint: heel veel efficiëntie!
Documentbeheer is het zo efficiënt en effectief mogelijk inrichten van de manier waarop je met documenten omgaat. Hoe sla je documenten op? Hoe bewerk je bestanden? Wie binnen je organisatie kan bij de informatie? Dit soort vragen beantwoord je wanneer je met documentbeheer aan de slag gaat.
Het doel van documentbeheer is dat personen in je organisatie makkelijk de juiste documenten kunnen vinden, bekijken, bewerken en delen. Dat gaat een stuk eenvoudiger wanneer je het proces digitaliseert. Een goed ingericht documentbeheersysteem (DMS) helpt je daarbij.
Onder documentbeheer vallen in principe drie basisprocessen: documenten scannen, bestanden opslaan en informatie vinden. Het scannen van papieren documenten (en converteren naar bijvoorbeeld PDF) is een vanzelfsprekende eerste stap. Het proces van bestanden classificeren en opslaan volgt daarna. Het resultaat? Medewerkers kunnen informatie makkelijk vinden. En omdat documenten in AFAS in één centrale database staan, werkt iedereen met dezelfde actuele informatie. Wel zo handig.
Meer lezen? Lees onze blog over wat een document-management-systeem (DMS) nu precies is.
1.
Om weerstand te voorkomen, is het essentieel dat je eerst een aantal andere zaken regelt. Als alle medewerkers een klein beeldscherm hebben, of als hun schermen niet op een goede standaard staan maar op een pak papier (wat in de praktijk nog steeds voorkomt), zullen medewerkers de verandering niet accepteren. Je moet dus eerst hun werkomgeving goed inrichten, zodat ze die printer en andere dingen niet meer nodig hebben. Voor buitendienst medewerkers kan dit ook betekenen dat zij een mobiele telefoon of tablet nodig zullen hebben.
2.
Je voorbereidingen gaan natuurlijk verder dan een goede standaard voor de beeldschermen of andere hulpmiddelen. Je moet ook een alternatieve workflow bieden voor het printen. Software en apparatuur om alles digitaal op te slaan, om alle informatie aan elkaar te koppelen en om elk document altijd en overal te kunnen bekijken en delen.
3.
Pas als je de basis hebt geregeld, ga je ervoor zorgen dat je alle medewerkers op een lijn krijgt. Je kunt hen vragen: ‘Willen jullie voortaan zonder printer werken?’ Waarschijnlijk ontstaat er dan een discussie en zijn (en blijven) de meningen verdeeld. Misschien kun je het zo proberen: ‘Hoe zou je het vinden als je voortaan direct bij alle documenten kunt? Als jullie vanaf elke willekeurige plek via je telefoon, laptop of tablet toegang hebben tot alle documenten waarmee je werkt?’. En als je met gevoelige documenten werkt wordt alles ook een stuk veiliger. De autorisatie regel je immers in het systeem en niet met een sleutel voor de archiefkast.
Ook werkt het verhelderend om de ROI te laten zien. Hoe opener je bent, hoe beter het werkt. De digitalisering gaat een beetje pijn doen, vooral in het begin, maar levert veel voordelen op. Beschrijf de pijn en de voordelen uitvoerig. Stel nogmaals de vraag of je medewerkers de overstap naar printervrij werken willen maken. Zegt iedereen ja, dan kondig je ter plekke aan dat morgen alle printers het pand uit gaan. Op die ene printer op de vierde verdieping na dan, omdat je uitzonderingen altijd nog zult houden.
Voor deze stap is het essentieel dat je de directie en het management achter je hebt staan.
Lees ook: "Vijf tips om bij je directeur binnen te komen met een goed idee"
4.
Er zijn altijd collega's die ja zeggen, maar dat met enige tegenzin doen. Wat doe je daarmee? Deze mensen kun je op twee manieren aan je kant krijgen, en een combinatie van beide manieren kan heel goed werken. Enerzijds hebben ze misschien meer informatie en meer tijd nodig om aan het idee te wennen. Veranderingen zijn eng en onveilig. Daar houden mensen niet van. Anderzijds kun je hen gewoon aanspreken op het feit dat ze regelmatig online spullen kopen. Je bestelt bij een webwinkel toch ook niet door eerst een formulier in te vullen, te printen, te scannen en te mailen? En je wilt toch ook niet eerst een retourbewijs printen om een product te kunnen terugsturen? Dan wil je toch gewoon dat pakketje kunnen teruggeven en dat het dan geregeld is? Waarom zou het dan op de zaak wel op een papieren formulier moeten?
Lees ook: "6 draagvlakstrategieën voor jouw veranderproject"
5.
Je kunt de overstap naar documentbeheer best geleidelijk doen. Je richt de cruciale onderdelen van het proces in en laat het effect van de verandering zien. Bovendien neem je niet meteen al je medewerkers mee, maar alleen de mensen die al enthousiast zijn. Hierdoor creëer je intern fans om verder je proces te kunnen uitrollen. Realiseer je dat je, door de oude en de nieuwe optie naast elkaar te laten voortbestaan, de bestaande situatie eigenlijk in stand houdt. In feite hoeft niemand iets nieuws te leren. Op een bepaald moment moet de knoop worden doorgehakt en moet iedereen definitief de overstap maken.
Lees ook het verhaal van VAB Afbouwgroep: "Tienduizend uitgeprinte facturen zijn verleden tijd"
Er zijn veel redenen om als organisatie te kiezen voor digitaal documentbeheer. Ook al hangen die vaak samen met je branche en bedrijf, er zijn een aantal voordelen die op elke organisatie van toepassing zijn.
Het grootste voordeel van documentbeheer is de efficiencyslag die je slaat. Je herkent dit waarschijnlijk wel: documenten staan op allemaal verschillende plekken binnen je organisatie opgeslagen. Fysieke archieven, bedrijfscomputers en privé-mailboxen – om maar een paar voorbeelden te noemen. Het gevolg? Mensen zijn soms veel tijd kwijt aan het vinden van de juiste documenten. Of ze werken in verouderde documenten omdat ze niet weten dat er een geüpdatete versie is.
Documentbeheer geeft je grip op documentstromen. In plaats van losse mappen en papieren stukken heb je één digitale database voor al je gegevens en documenten. Iedereen werkt met dezelfde actuele informatie. Wat is de nieuwste versie van die belangrijke offerte? Hoe staat dat ene project ervoor? Binnen een paar klikken weet je het.
Documentbeheer houdt niet op bij de afdelingsgrenzen. Het is een organisatiebreed proces. Zo gaan documenten waar de HRM-afdeling mee werkt, zoals loonstroken of arbeidscontracten, ook de financiële afdeling aan. En hangen documenten met betrekking tot projecten nauw samen met je CRM-processen. Kortom: als je documentbeheer goed inricht, profiteert je gehele organisatie daarvan. Je medewerkers vinden documenten in een paar kliks en werken altijd met de laatste versie.
Diezelfde gedachte staat centraal in onze ERP-software, waar het document-management-systeem standaard onderdeel van uitmaakt.
Met documentbeheer bouw je eenvoudig digitale dossiers op. Zo’n dossier verzamelt alle documenten die een specifieke medewerker, klant of leverancier aangaan. Van contracten en verslagen tot notulen en identiteitsbewijzen. Ook voldoe je met documentbeheer makkelijker aan wetten en regels, zoals de Archiefwet en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG). In digitale dossiers regel je de toegang voor elke werknemer afzonderlijk. Zo belanden (persoonlijke) documenten niet zomaar op de stoep of in handen van de verkeerde personen. Daarbij: in onze digitale dossiers zie je wie het laatst naar een document heeft gekeken. Een eventueel datalek is dan snel teruggevonden.
Stel: je collega Britt maakt promotie. Haar leidinggevende start de ingerichte workflow op voor dit soort situaties. Zij geeft het ingerichte systeem als het ware een seintje dat Britt promotie krijgt. Vervolgens zet het systeem automatisch de volgende stappen in werking:
Alle documenten worden automatisch bijgewerkt. Op deze manier neemt het systeem je veel werk uit handen. Administratieve stappen die anders nu mensen worden gezet en die soms worden vergeten, vinden dan automatisch plaats. Daardoor zijn de documenten en gegevens in het digitale dossier van Britt snel up-to-date.
Hierin zit de kracht van automatisering. Bedrijfsprocessen volgen elkaar logisch op zonder extra moeite. En doordat iedereen met dezelfde en actuele data werkt, breng je de kans op fouten behoorlijk naar beneden. Door optimalisatie houd je meer tijd over voor wat echt belangrijk is. En dat allemaal door slimmer om te gaan met je documenten. Had je niet gedacht, hè?
We worden van alle kanten bestookt met digitale innovaties. Alle digitale innovaties worden ontwikkeld om een probleem op te lossen of om bepaalde handelingen te automatiseren. Maar heb je de basis van digitalisering al op orde? Vanuit deze basis kan je uiteindelijk gaan automatiseren. En dat is waar de toekomst naartoe gaat.
Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Daarom hebben we één compleet softwaresysteem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt super efficiënt en kan je zorgeloos richten op je kerntaken!