AFAS heeft een sport gemaakt van HR-standaardisatie om leuker en beter te werken. Maar eerlijk is eerlijk: ook bij AFAS gaat het soms niet helemaal zoals vooraf bedacht. HR-directeur Britt Breure: ‘Juist dan heb je vanuit HR een belangrijke rol. Die pak je door de diepte in te duiken. Op de werkvloer, mét je collega’s.’
‘Nou, eigenlijk helemaal niet. Terwijl we best wat van mensen vroegen. Iedereen heeft verplicht op vrijdag een ontwikkeldag. Je hebt dan de tijd voor jezelf, de lieve mensen om je heen, of om bijvoorbeeld vrijwilligerswerk te doen. Thuiswerken kan alleen nog op dinsdag óf woensdag. Dat betekent nogal wat voor de privéagenda’s, en het regelen van bijvoorbeeld opvang voor de kinderen. Toch kwam maar een handjevol mensen met vragen. En die waren zo beantwoord.’
‘Ik denk doordat de kaders helder waren én we die goed uitlegden: het is nodig om met zijn allen aan onze cultuur te kunnen bouwen. We vertelden dat we geen uitzonderingen zouden maken, en gaven medewerkers zeven maanden de tijd om het thuis te regelen.’
‘Precies. Ik denk ook echt dat gebrek aan duidelijkheid een van de grootste oorzaken van gezeur is bij organisaties. Als medewerkers niet weten waar ze aan toe zijn, dan komen de verhalen bij de koffieautomaat. En begrijpelijk ook. Als jij je afvraagt hoe iets gaat zijn, ga je speculeren.’
‘Meestal wel ja, maar ook niet altijd. Bij onze afdeling schoonmaak lag bijvoorbeeld een uitdaging. Het ziekteverzuim is er wat hoger, de eNPS wat lager, en we kregen signalen dat het er niet helemaal lekker liep.’
‘Nou, de eerste vraag is: wat doe je niet? En dat is hierover vergaderen zónder de mensen om wie het gaat. En dat is toch snel onze neiging bij HR. Dat we allerlei analyses maken van de cijfers en daar dan over praten. Maar het ziekteverzuim en de eNPS zijn het probleem niet. Het zijn symptomen dat het ergens knelt. De kunst is om echt te begrijpen wat er nu gebeurt, en waarom dat zo is. Sámen met de collega’s om wie het gaat. Daarom loop ik nu een tijd lang een dag in de week mee op die afdeling. In de spoelkeuken, in het theater, en bij de schoonmaak van het hoofdkantoor. Ik sjouw met een kar door het pand, en ik zit in de appgroep van facilitair.’
‘Allereerst dat dit echt superharde werkers zijn. Deze collega’s werken zich letterlijk in het zweet.’
‘Ja, en dat ligt voor een deel ook echt aan de randvoorwaarden, ontdekte ik al vrij snel. Om terug te komen op het begin: de kaders waren minder helder dan wij vanuit de directie dachten. Voor deze groep is niet altijd duidelijk: wie is nu waarvoor verantwoordelijk, wanneer krijg je een vast contract, hoe zit het met verzuim en de winstdeling? Daardoor wordt er meer gespeculeerd.
Daarbij kwam dat onze informatievoorziening beter kon. We delen veel via onze software, maar niet alle collega’s weten waar ze dit kunnen vinden. En sommige informatie bereikte hen nooit. Dan weet je bijvoorbeeld minder goed welke gave dingen we allemaal doen op het gebied van vitaliteit. Bovendien werken deze mensen versnipperd door het hele pand. Dan wordt het ook lastig om een sterk team te vormen, en op een slimme eenduidige manier te werken.’
‘Klopt. Maar als er onduidelijkheden zijn, gaan mensen dingen op hun eigen manier doen. Dat gebeurt in elk bedrijf, ook bij ons. Dáár moet je dus wat mee als HR-manager. Je hebt zoveel kennis van de organisatie, en hoe we het willen doen met zijn allen, dat je als geen ander kunt helpen om te verbeteren. Dat doe ik nu dan ook. Samen zorgen we dat er weer helderheid komt, en dat we de dingen helemaal op zijn AFAS’ doen.’
‘Zeker! En dat zit in de grote dingen, zoals in de randvoorwaarden. Maar ook in kleine praktische zaken. Ik ben nu een paar weken verder, en heb al een lijstje met dingen waar ik me over verwonder. Of waarvan ik me afvraag: hoe kunnen we dat beter doen? De spoelkeuken is wat mij betreft de pittigste plek om te werken. Het is er warm, en je bent de hele tijd aan het sjouwen en tillen. Ik vroeg de collega’s: wanneer drinken jullie eigenlijk? Nou, was het antwoord, in de pauze, en heel soms als er tussendoor tijd is om naar het restaurant te lopen. Dat is te weinig. Voor de afwas is er alleen zo’n sproeikop, daarmee kan je geen fles vullen. Daar gaan we dus gewoon een waterpunt voor installeren.’
‘Ander voorbeeld. Wij hebben zes schoonmaakrobots, maar we ontdekten dat niemand ze gebruikt. Eentje deed het ooit niet, en collega’s blijken het ingewikkeld te vinden. Dan pakken ze liever zelf even de stofzuiger. Ik snap heel goed waarom ze dat doen. Als iets gedoe is, grijp je terug op wat jij zelf het handigst vindt. Maar ik heb laatst het theater gezogen – jemig wat een oppervlakte en wat een werk. Die robots zijn cruciaal om werk te laten verdampen, en het vooral minder zwaar en leuker te maken! Met de collega’s en de technische dienst samen hebben we geregeld dat die robotstofzuigers nu gewoon ‘s ochtends vroeg en aan het eind van de dag hun werk doen. Scheelt de collega’s gedoe én ontzettend veel tijd. En zo maken we het werk leuker en beter.’
Wil je meer te weten komen over onze visie op HR? Meld je dan aan voor de gratis inspiratiesessie ‘Zo werkt HR bij AFAS’. De sessie wordt doorlopend gegeven door HR & CSR Directeur Britt Breure in het AFAS Theater in Leusden.