Wat zijn de voornaamste uitdagingen of issues die een bedreiging kunnen vormen voor het succes van een organisatie? Deze onderzoeksvraag werd voorgelegd aan een aantal bedrijven. 14% van hen ervaart inefficiënte interne processen als een serieuze uitdaging.
Interne processen zijn de ruggengraat van je organisatie. Als zzp-er of mkb-er ben je er vaak niet eens bewust mee bezig. Je bedenkt gewoon een manier om bijvoorbeeld te communiceren met klanten en facturen te maken, en dat doe je zo handig mogelijk. Maar dan begint je organisatie te groeien. Die handige oplossingen die je had bedacht, gaan de professionalisering van je onderneming in de weg staan. Pas als je begrijpt hoe inefficiënte processen je ontwikkeling belemmeren, kun je actief met je organisatie aan de slag.
Interne processen bestaan uit alle werkzaamheden die een organisatie moet doen om operationele taken te kunnen uitvoeren. Voorbeelden zijn alle administratieve taken om producten of diensten te kunnen leveren, zoals voorraadbeheer, adreswijzigingen van klanten, het maken en inboeken van facturen en het vastleggen van informatie over klanten.
Als het goed is, neem je als organisatie regelmatig al die interne processen onder de loep. Werken ze goed? Kunnen we ze verbeteren? Alleen door ze te blijven optimaliseren, kunnen interne processen op de lange termijn bijdragen aan het succes van je onderneming.
Maar in de alledaagse drukte krijgen ze geen prioriteit. Klanten gaan altijd voor, en dat is heel begrijpelijk. Kijk maar even mee.
Bas van de financiële afdeling is een absolute held met Excel. Hij maakt meesterlijke spreadsheets en kostenberekeningen voor offertes. Ook heeft hij met Excel een prachtig systeem voor facturatie ontwikkeld. Zolang iedereen precies de stappen volgt die Bas heeft uitgelegd, werkt het ideaal. Totdat Bas bij een ander bedrijf gaat werken.
Bob van sales weet alles van alle klanten. Hij kan je zó vertellen met welke concurrent bedrijf A vroeger zaken deed en sinds wanneer A is overgestapt naar jullie organisatie. Bob heeft alle contactpersonen in zijn telefoon staan en deelt in elke maandmeeting de laatste nieuwtjes. Een fijn gevoel, totdat Bob wordt weggekaapt door de concurrent.
Alle medewerkers hebben hun eigen functie, verantwoordelijkheden en taken. Daarom bewaren ze allemaal hun documenten op een plek die zij handig vinden. Dat kan de server zijn, of SharePoint, OneDrive, dropbox of hun eigen laptop. Mensen die aan hetzelfde project werken, krijgen zo elk hun eigen versie van de plannen, voortgangsrapporten en ontwerpen, sturen die heen en weer en weten uiteindelijk niet meer hoe het project ervoor staat. Bij een vergadering ben je eerst een half uur bezig om te bepalen welke versie van een document de laatste is, en welke toevoegingen daarin ontbreken.
Veel organisaties die op projectbasis werken, factureren aan de hand van gewerkte uren. Iedereen die bij een project betrokken is, moet dus uren registreren. Veel medewerkers doen dat (met tegenzin) op de laatste dag van de werkweek of zelfs van de maand. Je kunt erop rekenen dat daardoor kostbare omzet blijft liggen. Bovendien ga je door slechte urenregistratie toekomstige projecten verkeerd inschatten, en moet je de nacalculatie regelmatig bijsturen. En hoe moet je processen optimaliseren als je geen idee hebt hoeveel tijd je medewerkers aan een taak besteden?
Dit zijn een paar voorbeelden van interne processen die de groei van je organisatie in de weg staan. Voor een klein bedrijf werken eenvoudige werkwijzen prima. Maar wie grote plannen heeft en flink wil groeien, kan beter zo snel mogelijk kiezen voor een professionele oplossing.
Er zijn afzonderlijke oplossingen voor elk intern proces dat je wilt verbeteren. Die krijgen in deze blog geen aandacht. Want wil je echt efficiënter werken en bedrijfsgroei realiseren, dan kun je beter kiezen voor professionele ERP-software waarmee je alle interne processen naadloos op elkaar laat aansluiten en centraal kunt beheren. Iedereen weet waar de informatie is opgeslagen en kan er altijd bij.
Met een pakket voor Enterprise Resource Planning kun je :
Maar hoe pak je dat aan? Is er een handleiding voor de overstap naar een ERP-pakket? Omdat wij zulke projecten al vaker hebben gezet, laten we hieronder zien welke stappen belangrijk zijn.
1. Breng alle bedrijfsprocessen in kaart.
Maak een overzicht van alle processen die een rol spelen in de organisatie. Inkoop, verkoop, relatiebeheer en facturatie zijn voorbeelden, maar het zal je verbazen hoe veel het er zijn.
2. Bepaal of je ze allemaal aan elkaar wilt koppelen in het ERP-pakket of dat sommige processen standalone blijven. Mocht de realiteit je inhalen, dan kun je later altijd besluiten om ze alsnog toe te voegen.
3. Vul de ERP-software met de bedrijfsprocessen. Het maakt niet uit of je met producten, diensten, prijzen en standaardoffertes begint, of dat je eerst alle klant- en leveranciersgegevens doet.
4. Integreer alle interne bedrijfsprocessen met elkaar. Zorg er bijvoorbeeld voor dat de urenregistratie per project meteen wordt gekoppeld aan de facturatie. En dat het akkoord van een klant op een offerte direct leidt tot een opdrachtbevestiging.
5. Bewaak de kwaliteit van je processen. Als het goed is, wordt alles wat je in de ERP-software zet, dagelijks aangevuld met nieuwe informatie. Bovendien blijf je processen verbeteren. Het is dan ook handig om iemand aan te wijzen die oplet dat het systeem niet vervuild raakt en die verantwoordelijk is voor procesverbetering en -monitoring. Door een kwaliteitshandleiding te maken, zijn de bijbehorende taken duidelijk en ben je niet afhankelijk van één medewerker.
Als je eenmaal met ERP-software werkt, krijg je grip op al je bedrijfsprocessen. Je hebt alles in huis om verder te professionaliseren. En dat begint met inzicht en overzicht. Nadat je je bedrijfsprocessen in ERP-software hebt geïntegreerd, kun je precies bijhouden hoeveel efficiënter je organisatie werkt. Of je meer overhoudt aan projecten. Hoeveel meer klantcontact er is. Hoe het met de voorraad staat. Welke producten of diensten het hardst gaan en welke segmenten wat achterblijven qua omzet. Dankzij het inzicht en overzicht dat ERP-software je brengt, kun je je organisatie sturen op basis van feiten en KPI’s.
Hoe meer processen en taken je automatiseert, hoe meer tijd je overhoudt voor het werk dat niet automatisch gaat. Zoals aandacht besteden aan prospects en trouwe klanten.
Blijf kritisch kijken naar mogelijkheden om processen te verbeteren. Vraag regelmatig om feedback vanuit diverse afdelingen (finance, HR, sales).