Het ideaalbeeld van elke organisatie: een zo hoog mogelijke winst en zo laag mogelijke kosten. Maar hoe bereik je dit? Met kostenbeheersing! In dit blog vertellen we je er alles over.
Met kostenbeheersing houd je zicht op de kosten van een project. Je maakt vooraf een overzicht van de geschatte kosten. Vervolgens controleer je op verschillende momenten of de begroting gelijk loopt met de daadwerkelijke kosten.
Meestal voert een projectmanager de kostenbeheersing uit. Hiervoor moet hij of zij een paar dingen doen: een resourceplanning maken, de kosten inschatten, de kostenbegroting opstellen en de uiteindelijk kostenbeheersing.
Projectkosten beheren begint met het opstellen van een projectresourceplanning. Hierin staat welke resources nodig zijn voor het project – dus welke mensen en welke materialen.
Het is de bedoeling dat je iedere taak binnen het project zoveel mogelijk opsplitst in subtaken, zodat je planning zo gedetailleerd mogelijk is. Per subtaak moet duidelijk zijn hoeveel resources je nodig hebt.
Als je de projectresourceplanning hebt opgesteld, weet je welke mensen en materialen je nodig hebt. Dat betekent dat je nu de bijbehorende kosten kunt inschatten. Dit bereken je per resource. Vergeet niet te berekenen hoe lang je iedere resource nodig hebt.
Het is belangrijk dat je hier nauwkeurig bent, ook al is het een schatting. Kijk daarom naar eerdere projecten en hoe die zijn verlopen. Je kunt ook bedrijfssoftware of een schattingsmodel gebruiken. Als je kiest voor een schattingsmodel, let dan wel op dat het model bij jouw bedrijf past, zodat de schatting en de werkelijkheid niet mijlenver uit elkaar liggen. In de schatting neem je verschillende soorten kosten op: directe en indirecte kosten, en vaste en variabele kosten.
Nadat je de kosten hebt ingeschat, kun je de kostenbegroting opstellen. In de kostenbegroting wijs je kosten toe aan specifieke delen van het project. Houd daarnaast altijd rekening met onvoorziene uitgaven. Je plant in deze fase ook controlemomenten. Op deze momenten check je of de daadwerkelijke kosten overeenkomen met de begroting.
De daadwerkelijke kostenbeheersing vindt plaats tijdens het project. Tijdens het project houd je het verschil tussen de kostenbegroting en de daadwerkelijke kosten in de gaten. Zodra er een verschil ontstaat, onderzoek je hoe dat precies komt. Zo maak je de volgende keer een betere begroting. Waar mogelijk, probeer je nog tijdens het project bij te sturen.
Zorg ervoor dat je een rapportage maakt van je bevindingen, zodat je ze later kunt terugvinden voor de evaluatie. Door te evalueren, zie je wat er goed ging en wat er beter kan. En daardoor wordt je kostenbeheersing steeds een beetje beter.
Kostenbeheersing is gecompliceerd, omdat er al snel veel variabelen in het spel zijn en omdat je zo nauwkeurig mogelijk wilt voorspellen. Met software voor kostenbeheersing maak je het jezelf makkelijker en kun je nauwkeuriger werken.
Met deze software digitaliseer en automatiseer je alle processen rondom projecten. Dat scheelt een hoop handmatig werk. Niet alleen dat: het voorkomt ook invoerfouten. Daarnaast kan de juiste software prognoses en analyses draaien. Hierdoor zie je in één oogopslag alternatieve oplossingen wanneer je afwijkt van de kostenbegroting.
Met ERP-software automatiseer je gemakkelijk verschillende processen. Zo ook het proces van kostenbeheersing. Berekeningen gaan niet meer via Excel en medewerkers kunnen zich eindelijk weer focussen op hun kerntaken.
Door een goed plan voor kostenbeheersing en bijbehorende software bewaar je altijd het overzicht op de kosten van een project. Kostenbeheersing, maar dan makkelijk. Hoe handig is dat?
Veel administratieve bedrijfsprocessen binnen jouw organisatie hangen met elkaar samen. Van het beheren van je (klant)relaties tot het uitbetalen van je medewerkers en van het schrijven van projecturen tot de financiële administratie. Daarom hebben we één compleet ERP-systeem ontwikkeld waarin al deze activiteiten plaatsvinden en samenkomen. Het resultaat? Jij verliest geen tijd aan dubbele vastlegging, werkt super efficiënt en kan je zorgeloos richten op je kerntaken!