Als er één onderwerp is waar onder financiële controllers en accountants veel onduidelijkheid en discussie over bestaat, is het wel onderhanden projecten. Laat staan wanneer er vernieuwde richtlijnen geïntroduceerd worden met aanpassingen in hoe je moet omgaan met onderhanden projecten in de jaarrekening.
Als je het hebt over onderhanden werk integratie gaat het al snel over OHW methode 3 in ons ERP-pakket. Dat betreft dan onderhanden projecten die in opdracht van derden worden uitgevoerd. Voor dit soort projecten hebben de vernieuwde richtlijnen gevolgen. In een aantal branches, zoals de bouwsector, zijn langlopende projecten heel gebruikelijk.
Vroeger gebruikten we de ‘Completed Contract-methode’, waarbij kosten en opbrengsten op de balans bleven tot het project afgerond was. Pas dan werd bepaald of er winst of verlies met het project werd gemaakt. Tegenwoordig is het verplicht om de verwachte winst of verlies tijdens het project te verantwoorden, zelfs bij projecten waarbij het eindresultaat niet betrouwbaar in te schatten is. Dit laatste heet dan de ‘Zero Profit-methode’. Hierbij verantwoord je elke periode de opbrengsten tot een maximum van de gemaakte kosten in de W&V. Op die manier kom je per saldo op nul tussentijds resultaat uit.
Er zijn bar weinig tot geen praktische uitwerkingen te vinden van de vernieuwde richtlijnen. En met praktisch bedoel ik de uitwerking tot aan journaalpostniveau. De algemene bewoordingen van de vernieuwde richtlijnen geven vrij veel ruimte tot interpretatie. Dit goed uitwerken is dus een uitdaging. Om zeker te weten dat we de juiste vernieuwingen in onze software doorvoeren, hebben we allereerst onze klanten geraadpleegd die onze Onderhanden Werk Integratie nu al gebruiken. Daarnaast hebben we de samenwerking gezocht met de Raad van de Jaarverslaggeving en een aantal accountants. Met alle input van klanten die we vervolgens konden toetsen bij de accountants en de RJ, hebben we een zeer complete en praktische uitwerking van de vernieuwde richtlijnen gemaakt.
De vernieuwde richtlijnen hebben gevolgen voor de manier waarop onderhanden projecten gepresenteerd moeten worden in de balans en de W&V. Onderhanden projecten met een positief onderhanden projectensaldo moeten aan de activakant van de balans gepresenteerd worden. Projecten met een negatief onderhanden projectsaldo moeten aan de passivakant van de balans worden gepresenteerd. Bovendien mogen opbrengsten uit onderhanden projecten alleen nog als netto-omzet gepresenteerd worden in de W&V. Als laatste moeten de in een periode gemaakte kosten ook gepresenteerd worden in de W&V. Per saldo is dit dan een eventueel tussentijds resultaat of verlies, wat elke periode gedurende het project wordt verantwoord.
Met de wijzigingen in de presentatie van onderhanden projecten in de balans en W&V is de kans op onaangename verrassingen achteraf kleiner en je kan beter bijsturen. Deze informatie biedt stakeholders meer inzicht en helpt het risicoprofiel van een project beter in te schatten. Bovendien hebben we de OHW Methode 3 uitgebreid met de mogelijkheid om een voorziening te treffen vanuit de functionaliteit. Dit gebeurt nu automatisch, waardoor de interne organisatie altijd de juiste inzichten heeft. Ook de accountant die de jaarcontrole uitvoert, vindt dit prettig. Alle informatie is namelijk overzichtelijk beschikbaar en toetsbaar vastgelegd.
AFAS is de eerste leverancier die deze nieuwe richtlijnen op zo’n praktische manier heeft uitgewerkt. Hierdoor voldoen onze klanten zonder gedoe aan de laatste regels. Maar misschien wel belangrijker; klanten komen nu minder makkelijk voor verrassingen te staan. Ze hebben nu ook tussentijds een beter beeld van hun projecten en zijn uiteindelijk nog beter in control.
De update wordt uitgerold met Profit 1. Alvast meer weten? Download dan hier de presentatie tijdens de AFAS Open over de OHW-integratie, inclusief voorbeeldproject en vervolgstappen.