Als je medewerkers in dienst hebt, kun je het salaris per maand of per 4 weken uitbetalen. De meeste werkgevers kiezen ervoor om het salaris maandelijks uit te betalen. Maar vierwekelijkse uitbetalingen komen ook vaak voor.
Wat zijn de verschillen? En welke voordelen hebben de verschillende systemen voor de werkgever en de werknemer? Wij leggen het uit.
Bij een maandelijkse uitbetaling krijgen medewerkers iedere maand op dezelfde datum hun loon. Meestal is dit aan het einde van de maand, rond de 25e. Valt de uitbetalingsdag in het weekend? Dan volgt de uitbetaling meestal de eerstvolgende maandag of de vrijdag ervoor.
Bij een vierwekelijkse uitbetaling krijgen medewerkers hun loon iedere 4 weken op dezelfde dag in de week, bijvoorbeeld op woensdag. Dat betekent wel dat de datum waarop wordt uitbetaald altijd anders is.
De meeste organisaties betalen medewerkers iedere maand op een vaste datum uit. Maar soms kan een vierwekelijkse uitbetaling handiger zijn.
Een voordeel voor medewerkers is dat ze 13 keer worden uitbetaald in plaats van 12 keer. Er zit dus altijd minder tijd tussen uitbetalingen. Dat je vaker uitbetaald krijgt, betekent niet dat je onder de streep meer uitbetaald krijgt. Je jaarsalaris wordt simpelweg door 13 gedeeld in plaats van door 12.
Voordelen:
Een vierwekelijkse loonbetaling kan ook lastig zijn voor medewerkers. De meeste vaste lasten zijn namelijk aan het einde van de maand – van verzekeringen en huur tot aan tv en internet. De datum waarop medewerkers hun loon krijgen, staat met een vierwekelijkse betaling niet vast. Dat betekent dat er een moment komt waarop wordt uitbetaald nádat er veel automatische incasso’s worden afgeschreven.
De enige oplossing hiervoor is dat medewerkers hun administratie goed bijhouden. Zo kunnen ze bijvoorbeeld zorgen voor een buffer op hun betaalrekening of spaarrekening.
Nadelen:
De meeste bedrijven betalen per maand uit. Waarom zou je dan toch kiezen voor een vierwekelijkse uitbetaling? Eigenlijk heeft dit altijd te maken met de boekhouding van het bedrijf. Als jouw bedrijf werkt met financiële periodes van 4 weken, sluit de salarisadministratie daar mooi op aan.
Voordeel:
Het nadeel voor bedrijven kan zijn dat je in schrikkeljaren zit met een 53e week, waardoor je net niet uitkomt met de vierwekelijkse betaling. Dat kan een vervelende inconsistentie zijn voor medewerkers, maar ook voor je eigen administratie. Dat kun je in de basis op twee manieren oplossen:
Nadeel:
Met deze rekensom laten we zien hoe het zit. Om het eenvoudig te houden, laten we het vakantiegeld, eventuele toeslagen of een 13e maand buiten beschouwing.
Stel, het jaarsalaris van een medewerker is vastgesteld op € 36.000,-.
Als hij of zij per maand wordt uitbetaald, ontvangt deze persoon 12 betalingen: 1 per maand. Er wordt dan iedere maand € 3.000,- uitbetaald (36.000/12).
Als hij of zij per 4 weken wordt uitbetaald, ontvangt deze persoon 13 betalingen: 1 per 4 weken. (52 weken / 4) = 13. In dat geval wordt er iedere 4 weken € 2.769,23 uitbetaald (36.000/13). Per saldo is het salaris hetzelfde, alleen wordt deze op een ander moment uitgekeerd.
Verdien je nu een 4 weken loon en wil je deze omrekenen naar een maandloon? Dan is deze eenvoudig om te rekenen naar een maandsalaris. Je kan je maandsalaris * 13 (4 wekensalarissen) / 12 (maandsalarissen) doen.
Als je bovenstaand rekenvoorbeeld omdraait krijg je dus de volgende berekening: € 2.769,23 * 13 / 12 = € 3.000,-
Voor het gemak kan je ook je 4 wekensalaris * 1,083 doen.
De berekening van de 13e maand bij 4 weken loon is hetzelfde als bij maandloon, maar je moet eerst je maandsalaris berekenen. Dit doe je door je 4 weken loon te delen door 13 en vervolgens te vermenigvuldigen met 12 zoals hierboven beschreven.
Wanneer je je maandsalaris weet, kun je de hoogte van je 13e maand berekenen met de volgende formule: 13e maand = maandsalaris * percentage 13e maand.
Stel dat je een percentage van 8% van je maandsalaris als 13e maand ontvangt. Dan is de hoogte van je 13e maand:
13e maand = 3.000 * 0,08 = € 240,-
Dus in dit voorbeeld is de hoogte van je 13e maand € 240,-.
Betaalt jouw organisatie iedere maand op een vaste datum uit? Dat is niet gek, want dat is hoe het merendeel van de bedrijven de salarisadministratie regelt. De maatschappij is hier ook net iets meer op ingericht.
Zoals we eerder al uitlegden, komen de meeste vaste lasten aan het einde van de maand. Dat is vlak nadat medewerkers zijn uitbetaald. Ideaal, want dan weten ze precies wat ze overhouden voor de rest van de maand. Met een salaris per maand komen medewerkers minder snel in de knel met hun belangrijke betalingen.
Qua administratie maak je het medewerkers ook net iets eenvoudiger. Ze weten iedere maand precies wat ze op welke datum kunnen verwachten op hun rekening. Overigens is het mogelijk om dit inzicht ook te verkrijgen bij een vierwekelijkse betaling. Bij de software van AFAS kunnen medewerkers bijvoorbeeld hun uitbetalingen inzien via de AFAS Pocket app.
Voordelen:
Door salaris per maand uit te betalen, doe je de salarisadministratie 12 keer per jaar. Met een vierwekelijkse uitbetaling komt de administratieve rompslomp 13 keer per jaar voorbij. Dat is niet zo’n probleem als je de salarisadministratie geautomatiseerd hebt, maar in alle andere gevallen kan dit een belangrijke reden zijn om te kiezen voor de meer gangbare maandelijkse uitbetaling.
Voordeel:
Maar voor je organisatie kan een maandelijkse uitbetaling onhandig zijn. Als je financiële periodes per 4 weken zijn in plaats van per maand, dan loopt je loonadministratie altijd uit de pas. Dan kan het handiger zijn om toch te kiezen voor een vierwekelijkse uitbetaling.
Nadeel:
Of je nu per maand of per 4 weken uitbetaalt: met onze software voor salarisadministratie automatiseer je de loonadministratie eenvoudig. Je kunt zelf kiezen tussen een maandelijkse of vierwekelijkse uitbetaling. Ook inconsistenties met schrikkeljaren en week 53 zijn geen probleem meer met onze software.