Een strategische aanpak van inkoop klinkt lastiger dan het in werkelijkheid is. Het betekent ook zeker niet dat de inkoopafdeling meer werk krijgt. Integendeel. AFAS legt verantwoordelijkheden graag waar ze horen en dat geldt ook voor inkoop. Het is in onze ogen veel efficiënter en prettiger als inkoop bij de bron start: de medewerker. Daar ontstaat de behoefte en daar begint het inkoopproces dan ook. Tegelijkertijd wil je als organisatie natuurlijk wel grip op de prijs en kwaliteit van producten en diensten. Daarom bieden we een workflow die het complete proces digitaliseert en inzichtelijk maakt; van het beslissingsproces tot de effecten op budgetten.
Het inzicht dat we met de inkoop workflow bieden, is uniek omdat het volledig geïntegreerd is met HRM en Financieel. Alle relevante data staat bij elkaar. De afspraken over wie welke producten mag bestellen, bij welke leverancier en tegen welke prijs zijn bij de bron vastgelegd. De spelregels zijn meteen duidelijk en worden automatisch in de workflow meegenomen. Elke stap is inzichtelijk, van budget tot betaling. Op die manier wordt voorkomen dat de financiële afdeling opeens een inkoopfactuur binnen krijgt en zelf op onderzoek uit moet. Wie heeft dit besteld, mag dat, wie beoordeelt dat en van welk budget gaat dit af? Het beantwoorden van deze vragen kost onnodig veel tijd. Bovendien legt het druk op de relatie met leveranciers omdat zij later betaald krijgen.
Het loont zeker om in het inkoopproces te investeren. Als je het proces aan de voorkant goed inricht, ervaren mensen het gemak vanzelf. Daarnaast bieden opties zoals een bestel- en leverkalender en een inkoopaanvraag via een bestelvoorstel veel praktische voordelen. Door inkoopaanvragen slim te bundelen tot één levering is er altijd een helder overzicht. Bovendien neemt dan ook de logistieke druk af. Het is voor de facilitaire dienst veel prettiger om aanvragen te bundelen en één keer per week te bestellen. Je krijgt dan maar een levering per week in plaats van elke dag een beetje. Voorraden automatisch aanvullen kan ook. Bij een minimaal niveau van een product in het magazijn start het inkoopproces zelf op. Zeker in de zorg is dat prettig omdat je als arts of verpleegkundige niet wilt misgrijpen.
We gaan in Profit 7 nog een stap verder met het faciliteren van inkoop. De OCI-koppeling biedt vanuit InSite direct toegang tot externe webshops van partners zoals Technische Unie, Manutan of Medeco. Zo wordt inkopen nog makkelijker en hebben je medewerkers automatisch de beste shopervaring. Deze webshops zijn volledig geïntegreerd in je eigen inkoopworkflow. Voor deze extra service hoeven ze niet dubbel in te loggen. Aan de andere kant weet je zeker dat je mensen alleen bestellen bij geautoriseerde leveranciers en altijd volgens de meest actuele afspraken. Om de ervaring van medewerkers verder te verbeteren, zullen we de komende periode nog meer webshops koppelen. Heb je suggesties? Laat het ons weten!
Wil je meer weten over dit onderwerp? Kijk dan op klant.afas.nl/inkoop.
Gerard Nijboer, Productmanager Inkoop