Ga je werken met ERP-software? Dat is nu al je beste beslissing van het jaar! Een goede implementatie is het halve werk. Wij ondersteunen bedrijven tijdens de ERP-implementatie en zorgen ervoor dat je intern kennis opbouwt over het systeem. Benieuwd naar onze werkwijze? In dit blog vertellen we alles.
Een ERP-systeem digitaliseert en automatiseert je bedrijfsprocessen. Dat betekent dat je significant minder tijd kwijt bent aan administratieve handelingen. Zo krijg je grip op je processen en kunnen medewerkers zich richten op kerntaken. Klinkt fantastisch, toch?
Voor het zover is, moet je het systeem nog wel implementeren. Bij AFAS maken we dit zo makkelijk mogelijk. Toch kun je niet om een goede voorbereiding heen. Je digitale of papieren documenten verschijnen niet ineens magisch in de ERP-software. En ook je medewerkers moeten met het nieuwe digitale systeem leren omgaan. Het implementeren van een ERP-systeem vraagt daarom om een tijdsinvestering. Wat we je wel kunnen beloven is dat die tijdsinvestering zich binnen no-time terugbetaalt. Dat komt door alle voordelen van een ERP.
De implementatie van een ERP-systeem kun je het beste beschouwen als een project. Onze consultants werken in dit project samen met jouw projectgroep. Je projectgroep bestaat uit medewerkers van jouw bedrijf.Wijs ook een projectmanager aan die de projectgroep leidt. Een toegewijd team dat zich met de ERP-implementatie bezighoudt is je eerste stap naar een succesvolle overgang. Organiseer je projectmanagement dus goed.
Bij ERP-implementatie neem je niet alleen afscheid van je oude systemen en software, maar ook van oude en complexe werkwijzen en processen waar je vanaf wilt.
Het implementatieproject bestaat uit vijf fases:
Het implementatieproject begint met de kick off. Wij nemen jouw projectgroep mee in onze implementatiereis. We laten je in deze fase zien hoe SIMPLR werkt – de projectmanagement-tool waarin we samenwerken. Hier vind je alle taken en bijbehorende documentatie. Daarnaast is dit het moment dat je medewerkers vertelt dat je een ERP-systeem gaat implementeren, zodat ze vanaf het begin op de hoogte zijn van de verandering.
Daarna volgen workshops, waarin de AFAS-consultant en de projectgroep de huidige processen onder de loep nemen. We leggen je processen naast onze standaardsoftware. Waar wijken je processen af van onze standaardinrichting? Hoe kunnen we je huidige processen aanpassen, zodat ze straks wel binnen de best practices passen?
Het laatste onderdeel van de analysefase zijn de opleidingen waarmee we de kennis binnen je organisatie op peil brengen. Met deze opleidingen geven we kennis door aan de ´key users´ binnen je bedrijf, die tijdens en na de implementatie verantwoordelijk zijn voor het dagelijkse reilen en zeilen van de software.
Tijdens de realisatiefase ga je echt aan de slag: je gaat je bedrijfsprocessen in de ERP-software zetten. Je begint met de basics die er altijd zijn, zoals het invullen van de medewerkersgegevens. Je richt processen in op de manier die je van tevoren hebt besproken met de consultant. Ga je gebruikmaken van koppelingen? Dan ga je die nu ook aansluiten en testen.
Als je de processen heb ingericht in de software, maken we een testomgeving. Daar hebben we wel data voor nodig. Die data voegen we toe tijdens de proefconversie. Dan zet je bijvoorbeeld medewerkersgegevens, financiële mutaties en projecten in het systeem.
Staat die data in de proefomgeving? Dan is het tijd voor de unittests en flowtests. De projectgroep voert deze test uit. Zij checken of de gegevens goed in de software staan, of alles naar behoren loopt en of de autorisaties kloppen. Als de tests goed verlopen, ben je in principe klaar voor de definitieve conversie.
Voordat je echt live gaat met je ERP-software, moet je de belangrijke acceptatiefase doorlopen, zodat je het draagvlak verhoogt voor de rest van de organisatie. In deze fase laat je medewerkers met het nieuwe ERP-systeem werken. Zo zie je hoe ze met de nieuwe, digitale en automatische processen omgaan en wat ze ervan vinden. Dit doe je pas op het moment dat het hele systeem naar behoren werkt.
Deze fase is minder technisch dan de andere fases, maar zeker niet minder belangrijk. Draagvlak voor de nieuwe werkwijze is essentieel. Kritiek is goed, maar die wil je voor de livegang horen, verwerken of weerleggen. Zorg ervoor dat je medewerkers op tijd betrekt, om te voorkomen dat ze (te) kritisch zijn na de livegang. Als mensen het gevoel hebben dat ze niet zijn meegenomen in het proces, loop je het risico dat ze de nieuwe werkwijze niet accepteren.
Livegang
Je kunt bijna met je ERP-systeem werken. Medewerkers moeten nu de ins en outs weten van de software. Maak instructiebestanden voor iedereen, of zet instructies in het systeem bij bepaalde processen.
Voor de daadwerkelijke livegang moet je de conversie van de beginstanden doen. Denk hierbij aan onderhanden werk, grootboeksaldi of verlofuren van medewerkers. Dit is informatie die je als laatste wilt invoeren voordat je live gaat, zodat je met de recentste gegevens werkt.
Tijd voor champagne of een lekkere mocktail: je ERP kan live! Vanaf nu kun je zeggen dat het oude systeem verleden tijd is en dat het ERP-systeem leidend is en dat je daarmee werkt.
Nazorg
Er komt na de livegang altijd iets voorbij waar je van tevoren niet aan hebt gedacht. Geen probleem: dat los je op in de nazorgfase. Door de opleidingen, workshops en ervaring kun je vragen en issues voor het grootste deel zelf oplossen. Uiteraard ondersteunen wij je interne beheerorganisatie met de ingewikkelde vragen. Onze ervaring is dat wij nog maar bij 10% van de vragen hoeven bij te springen.
Bij de nazorg kijken we ook naar verdere optimalisatie. Welke processen hebben we nog niet ingericht? Waar liggen de kansen om gelijk na de livegang door te pakken?
Het allerlaatste dat we samen doen, is de decharge. Dit is het moment dat de AFAS-consultant en je projectgroep voor het laatst bij elkaar komen. We bespreken of alles is opgeleverd wat er is afgesproken en of alles werkt zoals het zou moeten werken. Ten slotte kijken we naar toekomstige kansen.
Na de decharge pak je in principe alles intern op. Heb je nog vragen aan ons? Dan is de AFAS-consultant niet meer het aanspreekpunt, maar helpt onze customer support je verder.
De implementatie van je nieuwe ERP-software gaat altijd met ups en downs. Het is voor medewerkers lastig om continu gemotiveerd te blijven. Dat is heel natuurlijk en niet erg, zolang je je daar van tevoren bewust van bent. Met deze drie basisingrediënten houd je het draagvlak zo hoog mogelijk:
Als een implementatieproject mislukt, komt dat meestal door een slechte voorbereiding. Deze valkuilen zien we het vaakst:
Gelukkig hebben we bij AFAS al duizenden succesvolle ERP-implementaties begeleid. We geven advies over de beste werkwijze en ondersteunen tijdens het hele proces. Zien we een issue ontstaan? Dan waarschuwen we je ruim op tijd, zodat je kunt bijsturen. Zo zorgen we samen voor een succesvolle ERP-implementatie!