Waarom de rol van een AFAS Beheerder serieus belangrijk is

In mijn ogen is een Succesbeheerder zeker geen doorsnee applicatie- of functioneel beheerder. Die heeft als kerntaak de software draaiend te houden. Daarmee doe je een Succesbeheerder tekort. Jij bent namelijk degene die mensen en afdelingen helpt processen slim te automatiseren. Je denkt actief mee, signaleert verbeterkansen en richt ze ook daadwerkelijk in. Natuurlijk doe je dat niet alleen. Je weet precies met wie je moet samenwerken om dingen écht voor elkaar te krijgen. Al deze verschillende aspecten leer je tijdens het Succesbeheer Traineeship bij AFAS.

Je hoofd koel houden en mensen motiveren

Als AFAS Succesbeheerder ben je onmisbaar voor je organisatie. In de ideale situatie lopen er bij elke klant minimaal één, maar liefst meer Succesbeheerders rond. Afhankelijk van de organisatieomvang natuurlijk. Best lastig voor organisaties.

Uit ons eigen onderzoek in 2022 onder 1.300 AFAS Beheerders blijkt namelijk dat 91% minder dan 1 FTE effectief beschikbaar heeft voor beheer van AFAS. En 51% van de AFAS Beheerders geeft aan niet voldoende tijd te hebben voor het beheren en optimaliseren van de software.

Ook zijn er bijna geen opleidingen die opleiden tot Succesbeheerder. Tegelijkertijd is er veel vraag naar de juiste invulling van deze rol. Natuurlijk moet je de software doorgronden. Dit is echter slechts het begin, belangrijker is dat je steeds de vertaalslag naar je eigen organisatie maakt om processen te stroomlijnen en te automatiseren. En hoewel je dan direct bijdraagt aan meer efficiency en werkplezier, ontvang je helaas niet alleen maar applaus. Je hebt vaak te maken met weerstand tegen verandering. Dan is het zaak dat je je hoofd koel houdt en mensen meeneemt en motiveert, zonder je doelen uit het oog te verliezen.
 

Iedere organisatie een eigen AFAS Beheerder

In de praktijk zie ik regelmatig organisaties die nog geen vaste AFAS Beheerder hebben. Soms weet je dat een organisatie er mee bezig is, bijvoorbeeld bij een nieuwe klant of wanneer iemand een vertrekkende collega-beheerder vervangt. Het komt ook voor dat mensen vanuit een functie als salarisadministrateur het beheer inrollen. In alle gevallen is het een uitdaging te zorgen dat je vanuit die rol kan ontwikkelen naar een Succesbeheerder. Je moet de software goed leren kennen, de wensen van de organisatie vertalen naar inrichting, omgaan met collega’s met wensen en flexibel genoeg blijven om nieuwe ontwikkelingen te omarmen. Dit is een grote uitdaging. Voor het werk als salarisadministrateur volg je een opleiding, waarom dan niet om beheerder te worden?

Steeds meer functionaliteit

De ontwikkelingen moet je blijven omarmen, dit is nodig omdat de hoeveelheid functionaliteit voorlopig alleen maar zal toenemen. Bijvoorbeeld door veranderende wet- en regelgeving, zoals de rapportageverplichting werkgebonden personenmobiliteit. In combinatie met de wensen die binnen de organisatie zelf leven, betekent dit automatisch meer taken voor de Succesbeheerder. Daar wil je goed op voorbereid zijn. Kortom, beheer doe je er echt niet meer zomaar bij. Zeker niet als je de software optimaal wilt benutten. Het is echt een vak apart waarvoor je goed opgeleid moet zijn om er goed rendement uit te kunnen halen.

Directe feedback en handvatten uit de praktijk

Het Succesbeheer Traineeship neemt AFAS Beheerders mee op deze reis. Het is een intensief traject dat je volledige aandacht vraagt. Gelukkig krijg je er een ingericht proces en Succesbeheerder voor terug. Met je praktijkcase werk je direct voor je organisatie in je eigen (test) omgeving met je eigen data. Omdat je direct met consultants spart, beheers je je vak nog beter en heb je straks minder externe ondersteuning nodig. Om de onderlinge verbinding tussen de Succesbeheerders te stimuleren, maak ik voor elke nieuwe lichting trainees een WhatsApp-groep aan waarin nog lang na de opleiding contact met elkaar gezocht wordt. Zo kunnen ze altijd terugvallen op hun eigen, waardevolle netwerk van Succesbeheerders. 

Enthousiast geworden over het Succesbeheer Traineeship?