Pre boarding is in AFAS HRM-software een vast onderdeel van onboarding. Omdat veel organisaties het zien als een afzonderlijk proces, kijken we in deze blog naar de betekenis van pre boarding en hoe het pre-boarding proces eruit kan zien. Goed om te weten: in onze HRM-software kun je het onboarding-proces van jouw organisatie helemaal naar wens inrichten.
Onboarding is het proces waarin je stagiairs, nieuwe medewerkers en zelfs terugkerende medewerkers laat weten wat je van hen verwacht. Denk aan gedrag, prestaties en bijvoorbeeld samenwerking in het team. Ook zorg je voor een zachte landing: je begeleidt hen bij de kennismaking met collega’s. Goede onboarding zorgt ervoor dat ze zich thuis voelen in de organisatie en snel kunnen meedraaien.
Pre-boarding is alles wat je doet vóór de eerste werkdag. Natuurlijk horen daar een aantal documenten en instructies bij, maar het gaat er vooral om dat je nieuwe collega’s het gevoel geeft dat ze welkom zijn. Met preboarding geef je nieuwe medewerkers een helder beeld van hoe je organisatie werkt. Daardoor ervaren ze minder stress en voelen ze zich snel thuis.
Veel bedrijven beginnen pas met verwelkomen op de eerste werkdag. Maar wist je dat mensen die net zijn aangenomen, al een mening over je organisatie hebben voordat ze beginnen? Een goed ingericht pre boarding proces geeft je dus een unieke kans om om die mening positief te beïnvloeden. Hoe meer iemand zich erop verheugt om bij je aan de slag te gaan, hoe beter.
Stuur nieuwe medewerkers alvast alle werk-gerelateerde documenten. Dan houden ze in de eerste dagen tijd over voor bijvoorbeeld een training. Maak een emailadres aan, stuur inloggegevens op, verzamel benodigde formulieren en bankgegevens, zorg ervoor dat het privacybeleid van de organisatie is ondertekend en stuur de gedragscode op, als je die hebt.
De meeste mensen zien op tegen hun eerste werkdag. Neem stress weg door nieuwe medewerkers tijdens de pre boarding goed te informeren. Vertel bijvoorbeeld waar en hoe laat ze zich moeten melden, wat voor kleding ze moeten dragen, waar ze kunnen parkeren en of de organisatie de lunch verzorgt. Zorg er vervolgens voor dat alles wat ze nodig hebben (bedrijfskleding, tankpas, tags, sleutels, pasjes) voor hen klaar ligt op die eerste dag.
De ultieme tip voor effectieve pre-boarding: laat nieuwe medewerkers vóór de eerste werkdag langskomen om kennis te maken met collega’s. Is er elke vrijdagmiddag een afsluitende borrel? Wordt er elke dag samen geluncht? Is er toevallig een leuk evenement? Nodig nieuwelingen uit om daar een keer bij aanwezig te zijn en stel hen voor aan het team.
Kan dat niet, stuur dan een mail met informatie over het team. Dan is er bij de kennismaking al veel herkenning en enthousiasme, en voelt een nieuwe medewerker zich direct welkom.
Met een pre boarding proces kun je nieuwe medewerkers al bij de organisatie betrekken voordat ze aan de slag gaan en materiaal geven waarmee ze sneller aan het arbeidsproces kunnen deelnemen. Bovendien neem je stress weg en zorg je voor betrokkenheid en retentie.
Behalve de leidinggevende van een nieuwe medewerker heeft HR een belangrijke rol tijdens pre-boarding en onboarding. Want HR bewaakt het proces en de voortgang, en kan snel handelen als een sollicitant uit beeld raakt. Dit kan bijvoorbeeld gebeuren als iemand op meerdere vacatures heeft gereageerd en van een andere organisatie een interessant aanbod krijgt. Een goed ingericht pre-boarding proces zorgt voor méér contactmomenten met de nieuwe medewerker, zodat HR kan anticiperen en reageren op mensen die zich willen terugtrekken.
Met AFAS HRM software regel je zaken als salarisverwerking, verlof, verzuim en werving & selectie met één muisklik. Stroomlijn alle HR-processen en minimaliseer de administratie ervan.
Op deze pagina ontdek je wat deze nieuwe, gecombineerde workflow betekent voor jouw organisatie en hoe je de overstap maakt.
Bij de Inrichtingsessie Onboarden ga jezelf aan de slag om dit proces in je eigen (test)omgeving in te richten. Zo zorgen we ervoor dat jij je nieuwe collega's op een vlotte en effiëcente manier kunt verwelkomen.