Wat moet je weten over het personeelsdossier?

In elke organisatie is het bijhouden van de juiste documentatie van cruciaal belang. Het vormt de ruggengraat van een gestroomlijnd en effectief personeelsbeheer. En daar komt het personeelsdossier om de hoek kijken. Het personeelsdossier is een waardevol instrument dat alle essentiële informatie over werknemers verzamelt, van hun contracten en prestaties tot hun persoonlijke gegevens en professionele ontwikkeling.

Wat is een personeelsdossier?

Een personeelsdossier is een verzameling documenten die een volledig overzicht biedt van de werkrelatie tussen een werknemer en zijn of haar werkgever. Het bevat de cruciale informatie die nodig is voor het correct uitvoeren van een werknemer zijn of haar taken, evenals de naleving van regelgeving en arbeidswetgeving. Het personeelsdossier kan bijdragen aan het bevorderen van een goede en heldere communicatie, het voorzien in coaching en ondersteuning, en het naleven van de arbeidswetgeving.

Waarom zijn personeelsdossiers belangrijk?

Het bijhouden van een uitgebreid personeelsdossier is van belang om drie specifieke redenen:

Wettelijke naleving
Een personeelsdossier stelt je organisatie in staat om te voldoen aan arbeidswetten. Dit helpt bedrijven om eventueel juridisch geschil te vermijden.
Transparantie
Het personeelsdossier zorgt voor helderheid in de relatie tussen de werknemer en de werkgever. Het houdt de verantwoordelijkheden en prestaties van werknemers bij en maakt evaluatieprocessen efficiënter.
Beslissingen over carrières
Personeelsdossiers helpen bij het nemen van weloverwogen beslissingen over promoties, salarisverhogingen en het beëindigen van dienstverbanden. Door de volledige arbeidsverleden van een werknemer te kennen, kunnen bedrijven nauwkeurige beslissingen nemen.

Hoe stel je een personeelsdossier samen?

Het opstellen van een effectief en volledig personeelsdossier begint met het identificeren van de belangrijkste documenten en het organiseren ervan. Enkele belangrijke factoren om rekening mee te houden:

Zorg ervoor dat alle documenten up-to-date zijn en af te stemmen met de werknemer.
Zorg dat de documenten veilig bewaard worden met beperkte toegang, zowel voor analoge als digitale bestanden.
Evalueer op regelmatige basis de prestaties van werknemers om ervoor te zorgen dat hun prestaties en bijdragen aan het bedrijf accuraat zijn gedocumenteerd.

Doorgaans wordt er HRM-software gebruikt om personeelsdossier automatisch op te bouwen.

Welke documenten horen in een personeelsdossier?

Een effectief personeelsdossier bestaat uit diverse documenten die betrekking hebben op de werkrelatie tussen de werknemer en de werkgever. De belangrijkste documenten zijn:

Arbeidsovereenkomst
Een gedetailleerde schriftelijke overeenkomst tussen de werknemer en de werkgever, inclusief salaris, duur van dienstverband en andere voorwaarden.
Functionerings- en beoordelingsverslagen
Deze verslagen dienen om de prestaties, gedrag, vaardigheden en carrièreontwikkeling van de werknemer vast te leggen en aan te tonen.
Belonings- en promotiedocumentatie
Veranderingen in salaris, bonussen of promoties moeten in dit deel van het dossier worden genoteerd.
Training en certificeringen
Een overzicht van opleidingen, cursussen en certificeringen die de werknemer heeft gevolgd en voltooid.
Ziekte en verlofdocumentatie
Documentatie van ziekteverlof, vakantiedagen, of sabbaticals die de werknemer heeft opgenomen.

Hoe lang moet je een personeelsdossier bewaren?

In Nederland geldt een wettelijke bewaartermijn voor personeelsdossiers. De belangrijkste regels zijn:

Basisgegevens (arbeidsovereenkomst, identiteitsbewijs, loonadministratie): 7 jaar (fiscale bewaarplicht).
Gegevens over ziekte en verzuim: 2 jaar na het einde van de ziekteperiode.
Sollicitatiegegevens: 4 weken na afwijzing (tenzij de sollicitant toestemming geeft voor langer bewaren, dan max. 1 jaar).
Beoordelingen en functioneringsgesprekken: 2 jaar na uitdiensttreding.

Door het zorgvuldig onderhouden van personeelsdossiers kan jouw bedrijf de naleving van de arbeidsregelgeving garanderen en tegelijkertijd de prestaties van werknemers effectief monitoren en verbeteren.

Ben jij benieuwd hoe AFAS HR heeft geregeld? Bekijk dan snel bovenstaande video.