De cijfers die de ondernemer door zijn accountant laat verwerken zijn niet alleen de neerslag van activiteiten in het verleden. Ze hebben ook een voorspellende waarde. Denk aan de behoefte bij de klant aan (aanvullende) financiering. Of de noodzaak om over te stappen op een andere rechtsvorm of bedrijfsstructuur. Daarnaast kunnen de cijfers ook laten zien waar de onderneming kansen laat liggen. Misschien zijn er bedrijfsonderdelen die meer aandacht verdienen. Bijvoorbeeld omdat ze in de ogen van de ondernemer niet tot de kernactiviteiten behoren, maar wel substantieel bijdragen aan de winst.
Soms ziet de ondernemer niet dat de marges op een bepaalde activiteit langzaam maar gestaag dalen. Een beter inzicht in de data kan daarbij helpen. Zo wees een accountant zijn klant – een installatiebureau – erop dat een deel van de onderhoudscontracten dat het had afgesloten niet rendabel was. Dit werd duidelijk door de koppeling van data uit de urenadministratie en de winstgevendheid per klant, uitgesplitst naar regio. De toegenomen drukte op de wegen veroorzaakte extra reistijd die niet altijd doorbelast kon worden aan de klant. Door reistijd realistischer te berekenen en zich meer te richten op acquisitie in de eigen regio, kon het installatiebedrijf de winstgevendheid vergroten.
Data kan helpen bij het ontdekken van onregelmatigheden. Denk aan fraude, maar ook aan financiële problemen bij de afnemers van de ondernemer. Eerder vertelde expert Jos Meekel, accountdirecteur van Hoffmann Bedrijfsrecherche hier al hoe hij data inzet om fraude te ontdekken. Opmerkelijk genoeg laat de data vaak niet de diefstal zelf zien, maar wel de onregelmatigheden die er mee samenhangen. Meekel geeft als voorbeeld: ‘Is in een onderneming de afspraak dat overboekingen boven de 10.000 euro door een collega worden geautoriseerd, dan is het opmerkelijk als bij één medewerker alle overboekingen onder deze grens blijven.’
Een andere belangrijke indicator voor onregelmatigheden is het betaalgedrag. Het betaalgedrag van klanten – bijvoorbeeld het aantal dagen tussen factuurdatum en betaling – heeft voorspellende waarde. Veranderende patronen kunnen wijzen op financiële problemen bij de afnemer of fraude. Dit zijn data die de accountant voor ondernemers relatief makkelijk kan koppelen aan andere informatie, zoals het veranderen van het gemiddelde orderbedrag. Niet zelden stijgt de ordergrootte vlak voor een faillissement.
De verlies- en winstrekening van de onderneming is ook een belangrijke bron van informatie voor kostenbesparingen. Zeker als de accountant de posten voor de ondernemer afzet tegen die van bedrijven van vergelijkbare omvang of in een vergelijkbare sector. Natuurlijk gebruiken ondernemers zelf ook kengetallen om de prestaties te toetsen, maar de account beschikt echter over gedetailleerde data van een grote groep ondernemers en de kennis om die te duiden. Op die manier kan hij de klant wijzen op mogelijke besparingen op bijvoorbeeld energiekosten, het wagenpark of de kosten voor werving van personeel.
Door data-analyse kan de accountant zijn ondernemende klant waardevol inzicht geven in zijn eigen gegevens. Niet alleen door de belangrijkste data aan te reiken, maar ook door de informatie op een aantrekkelijke manier te presenteren. Veel softwaresystemen bieden business intelligence mogelijkheden om bedrijfsdata te verwerken tot aantrekkelijk visuals als grafieken en tabellen.
De door de accountant verzamelde data helpt ook de ondernemer die duurzamer wil ondernemen. Zo verkennen steeds meer ondernemers de mogelijkheden van full cost accounting, een manier om de werkelijke kosten van productie in beeld te brengen. Onder andere door de milieueffecten van bedrijfsactiviteiten mee te nemen in de prijs per product. Zo krijgt hij inzicht in waar de kansen liggen om duurzamer te werken. Niet alleen de milieuwinst telt, het is ook een belangrijk instrument voor risicomanagement. In de toekomst zullen kosten die nu op de maatschappij worden afgewenteld immers door de ‘vervuiler’ moeten worden betaald. Accountants kunnen samen met de ondernemer de eerste stappen op het terrein van full cost accounting zetten. Bijvoorbeeld door data over afvalstromen en watergebruik en de kosten daarvan inzichtelijk te maken. Niet alleen voor de onderneming, maar ook voor de maatschappij.
Full cost accounting is bovendien een terrein waarop de accountant zich goed kan onderscheiden. ‘De accountant gaat de wereld redden,’ riep Peter Bakker oud-CEO en CFO van TNT, tegenwoordig CEO van duurzame denktank World Business Council for Sustainable Development al eerder in een speech. Volgens Bakker is data het middel om grote duurzame veranderingen in bedrijven in gang te zetten en de accountant is degene die ondernemers daarbij kan helpen.