Van speciale bouwsoftware naar een generieke ERP-oplossing. Die overstap leidde tot een waslijst aan verbeteringen bij bouwbedrijf AKOR, mede dankzij de focus op procesdenken en kostenbewustzijn. Dat zorgde voor meer uniformiteit in de organisatie. “In de praktijk is het schakelen tussen onze vestigingen veel eenvoudiger geworden.”
Bouw
170 medewerkers
Rijssen, Nijverdal en Pijnacker
3 juni 2019
ERP
Interview met:
Martin van Gent (Commercieel directeur))
Frank Baan (Controller)
In het Overijsselse Rijssen, ook wel bekend als het hart van bouwend Nederland, is het hoofdkantoor van bouwonderneming AKOR gevestigd. Het familiebedrijf, dat zich graag profileert als ‘de aannemer om de hoek’, heeft de afgelopen jaren een ingrijpende professionaliseringsslag gemaakt. Daarin speelde de vervanging van specifiek voor de bouw ontwikkelde software door een generieke ERP-oplossing een belangrijke rol. Waarom koos AKOR voor de software van AFAS? En wat zijn de gevolgen op de werkvloer? We spraken er over met commercieel directeur Martin van Gent en controller Frank Baan. De laatste werkt sinds september 2010 bij AKOR. In zijn functie is hij niet alleen verantwoordelijk voor de financiële administratie, maar is hij ook betrokken bij het interne ICT-proces. Van Gent trad in april 2018 als adjunct-directeur bij AKOR in dienst om ruim een jaar later de functie van commercieel directeur op zich te nemen.
In de oude situatie werkte AKOR zoals gezegd met speciaal voor de bouwsector ontwikkelde software. “Omdat die software niet de hele bedrijfsvoering ondersteunde, hadden we ook nog andere softwarepakketten in gebruik”, herinnert Baan zich. “Daardoor was op meerdere plekken in de organisatie sprake van dubbel en repeterend werk. Daar wilden we vanaf.” Door de indiensttreding van Van Gent kwam de aandacht voor het thema bedrijfsautomatisering in een stroomversnelling. “Digitalisering was mijn belangrijkste prioriteit”, aldus Van Gent. “En dan niet met een bouwpakket zoals we destijds hadden, want dat is toch een beetje ERP 1.0. Ik wilde echt naar een versie 2.0, met geavanceerde functionaliteiten zoals slimme workflows en dashboards met grafische weergaves.”
AKOR ging uiteindelijk in september 2020 op het hoofdkantoor live met de ERP-suite van AFAS, na een periode van implementatie die meer dan een jaar in beslag nam. Waarom zo lang? “We wilden het gewoon heel goed aanpakken”, zegt Baan. “Dus hebben we een brede projectgroep samengesteld met alle disciplines uit de organisatie, van werkvoorbereiding tot inkoop en administratie. Op die manier brachten we alle eilandjes bij elkaar.” Op het woord ‘eilandjes’ slaat Van Gent meteen aan. “Dat was inderdaad de situatie toen ik hier binnenkwam. Je ziet vaker bij groeiende bedrijven dat mensen extra taken op zich nemen, waarmee onduidelijkheid ontstaat over processen en de rol van medewerkers daarin. In zulke situaties gaat de procesbewaking vaak op een houtje-touwtje manier in Excel. Naar mijn idee moest AKOR een professionaliseringsslag maken door vol in te zetten op procesdenken en kostenbewustzijn. Met ons familie-dna wilden we de onderneming blijven positioneren als die aannemer om de hoek, maar dan wel met werkprocessen die echt SMART zijn.”
Daar moest AFAS bij gaan helpen, van calculatie tot realisatie. In de keuze voor AFAS gaf de aantrekkelijke prijsstelling van de ERP-suite onder andere de doorslag, stelt Baan. “Als we de prijs van AFAS vergeleken met de belangrijkste concurrent, dan was er voldoende financiële ruimte om functionaliteit bij te bouwen, als dat al nodig zou zijn.” Wat ook meetelde was dat AKOR met de software van AFAS het applicatiebeheer grotendeels in eigen huis kon doen. Een medewerker van de financiële administratie met gevoel voor automatisering volgde het Succesbeheer Traineeship en was vervolgens honderd procent inzetbaar.
Dat begon al bij het implementatietraject dat – zoals eerder opgemerkt – lang duurde, mede veroorzaakt door een vertraging als gevolg van corona. “Dat we de livegang daardoor moesten uitstellen, kwam ons niet eens ongelegen”, stelt Baan. “We wilden er volledig klaar voor zijn”, vult Van Gent aan.
“Als je van een plaggenhut via een villa naar uiteindelijk een droomkasteel gaat, dan is dat nogal een pittige reis. Daarom hebben we vooraf ook veel aandacht besteed aan het analyseren van onze bedrijfsprocessen. Dat zou trouwens ook mijn tip zijn voor andere bedrijven. Want als je tijdens de implementatie je processen nog moet gaan optimaliseren, dan sta je meteen op achterstand.”
In die reis naar het droomkasteel was het livemoment een spannende halte. “Voor de zekerheid konden we de eerste twee weken na de livegang een beroep doen op de ondersteuning van twee consultants van AFAS”, aldus Baan. “Maar het liep allemaal zo gesmeerd dat ze niet in actie hoefden te komen.”
Bijna een jaar verder is er veel veranderd in het bedrijf. De slimme workflows waar destijds verlangend naar werd uitgekeken, zijn geïnstalleerd en functioneren naar wens. “Wat voor ons ook een grote verandering is”, zegt Van Gent, “is dat we het kostenmanagement nu aan de voorkant doen. Dat scheelt een heleboel correctiewerk achteraf.” Daarnaast is het financieel inzicht sterk verbeterd, stelt Baan. “Destijds was het proces van kostenbewaking niet real-time, nu wel. Ook de snelheid in het facturatieproces is fors toegenomen. Met de bouwsoftware die we eerder gebruikten, liepen we standaard zes tot zeven weken achter met debiteuren en crediteuren. Nu zijn we voortdurend up to date. Daarnaast levert het gebruik van de Pocket App een aanzienlijk financieel voordeel op. Dat medewerkers op de bouwplaats met de app zelf hun uren invoeren, scheelt ons zeker één tot anderhalve fte.
De Pocket App levert ook op een andere manier een positieve bijdrage, meent Van Gent. “Die app heeft ons HR-beleid een geweldige boost gegeven. Er is nu bijvoorbeeld veel meer verbinding tussen bouwlieden en kantoorpersoneel doordat ze meer over elkaar aan de weet komen.”
Ook de cultuur is volgens Van Gent veranderd. “Vroeger was iedereen ontzettend druk en werd er continu gezegd dat er mensen bij moesten. Die geluiden zijn verdwenen.”
Van Gent: “De werkdruk is afgenomen omdat de nadruk op processen ervoor heeft gezorgd dat iedereen zich nu met zinnige dingen bezighoudt.”
Van Gent: "De oplossing voor een servicetool werd gevonden in een ondernemende en innovatieve samenwerking met de Rijssense startup YellowQ. Met ondersteuning van AFAS bouwden YellowQ en AKOR als launching customer voor het vastgoedbeheer een servicetool inclusief mobiele toepassing. Die communiceert naadloos met de ERP-software. “De servicetool is een heel mooie aanvulling op het ERP-pakket’, zegt Van Gent. “Ze versterken elkaar onderling.”
Vier maanden na de livegang in Rijssen gingen ook de vestigingen in Nijverdal en Pijnacker met de ERP-software werken. Baan is er enthousiast over. “We zijn nu een half jaar verder en merken in de praktijk dat het schakelen tussen onze vestigingen veel eenvoudiger is geworden.” Van Gent is het daar mee eens.
Van Gent: “Er is veel meer uniformiteit in de organisatie gekomen. Een werkvoorbereider uit Rijssen kan morgen probleemloos op de vestiging Pijnacker aan de slag. Dat was in het verleden veel ingewikkelder.”
Baan en Van Gent schatten dat hun organisatie ongeveer 85 procent van de functionaliteit van de ERP-software in gebruik heeft genomen. Veel meer is niet nodig. Het hele systeem van workflows met signalen en automatische meldingen is volgens Van Gent en Baan prachtig, maar het moet vooral ondersteunend zijn en niet leidend worden. “We willen wel het familiegevoel vasthouden”’ zegt Van Gent. “Dat mensen spontaan bij elkaar binnen kunnen lopen en persoonlijk contact hebben.”
Van Gent en Baan kijken tevreden terug op hun keuze voor ‘ERP 2.0’ en zijn ook blij dat ze hebben geïnvesteerd in het functioneel beheer. Van Gent: “Met name het inrichten van cockpits is voor ons als gebruikers echt een kwestie van hogere ICT-kunde. Daar heb je echt een goed opgeleide applicatiebeheerder voor nodig.”
Met ongeveer 170 medewerkers is AKOR een middelgroot bouwbedrijf gespecialiseerd in het flexibel en creatief oplossen van huisvestingsvraagstukken voor bedrijven, winkelorganisaties, overheden en particulieren. De activiteiten omvatten bedrijfsgebouwen, woning- en utiliteitsbouw, renovatie en onderhoud. Het beleid is gericht op het aangaan van langetermijnrelaties met opdrachtgevers, gebaseerd op vertrouwen, kwaliteit en creativiteit. Onder bouwen verstaat AKOR: het ontwikkelen van hoogwaardige en innovatieve bouwconcepten met aantoonbare meerwaarde. Het bedrijf ondersteunt opdrachtgevers door de zorg tijdens het hele proces uit handen te nemen waarbij kwaliteit, budget én functionaliteit van het beoogde gebouw centraal staan. De mensen van AKOR zijn vakmensen met hart voor hun werk. Het familiebedrijf heeft vestigingen in Rijssen, Nijverdal en Pijnacker.
Automatiseer net als AKOR en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |