Goede producten voor iedere portemonnee. Dat is het doel van supermarktconcern ALDI. En daar slaagt het bedrijf al meer dan honderd jaar in. ALDI komt oorspronkelijk uit Duitsland, maar is ook al meer dan veertig jaar actief in Nederland.
Retail
11.500 medewerkers
Culemborg
24 april 2019
HRM & Payroll
Interview met:
Sander van Schie (Director National HR Projects)
Walter Hoogenbosch (Senior Projectmanager IT)
Sander van Schie is Director National HR Projects bij ALDI in Nederland. Hij vertelt: ‘ALDI heeft in Nederland inmiddels zo’n 500 vestigingen. Dat succes kwam niet uit de lucht vallen, maar is het resultaat van consequent werken volgens drie kernwaarden: eenvoud, verantwoord en betrouwbaar.’
Walter Hoogenbosch, Senior Projectmanager IT: ‘We baseren alles op die kernwaarden. Voor onze klanten, maar ook voor onze medewerkers en leveranciers. En efficiëntie zie je terug in eigenlijk alles: van de processen tot de bezetting, en van het assortiment tot de plaatsing van de streepjescodes.’
Consequent efficiënt, zo zou je ALDI kunnen omschrijven. Niet vreemd dus dat lange tijd alle processen in het bedrijf overal gelijk waren – of het nou om ALDI in Duitsland, Nederland, Portugal of Polen ging. De laatste jaren is er steeds meer ruimte om zaken op landelijk niveau in te vullen. Van Schie: ‘Internationaliseren en professionaliseren, noemen we dat. Dat is een efficiëntieslag. Het stelt ons in staat om beter in te spelen op bijvoorbeeld de lokale cao’s. Maar dan heb je natuurlijk wel een softwaresysteem nodig waar dat ook eenvoudig mee kan.'
Hoogenbosch: ‘Jarenlang werkten we overal binnen ALDI met hetzelfde systeem. Dat was in Duitsland geen enkel probleem, maar in Nederland waren we een van de weinige klanten van de leverancier van dat systeem. Dat is niet optimaal voor de support die je kunt krijgen. Nog lastiger was dat we alle wijzigingen zelf in moesten regelen.’
Van Schie: ‘Bovendien ging heel veel nog op papier. Van de verlofaanvragen tot de loonstroken en de jaaropgaven. Dat is kostbaar en niet duurzaam, maar kostte bovenal enorm veel tijd. Al hadden we dit inefficiënte proces wél geoptimaliseerd, erg toekomstbestendig was het niet.’
Toen eenmaal de knoop was doorgehakt dat ALDI in Nederland op zoek ging naar een nieuwe softwarepartner, ging het snel. Al vinden ze bij ALDI zelf dat dat nogal meevalt. Van Schie: ‘We hebben voor ons gevoel best een lange tender gehad. Toch wel twee of drie maanden. Later begreep ik dat andere partijen soms bijna een jaar nodig hebben om zo’n keuze te maken. Dat zit niet in ons DNA, denk ik.’
Het programma van eisen dat ALDI hanteerde, was helder. Van Schie: ‘We wilden heel graag werken met een partij die thuis is in de Nederlandse wetgeving en in de voor ons geldende cao. Dan kom je natuurlijk al snel bij Nederlandse partijen uit. En we wilden vooral dat onze processen er veel efficiënter van zouden worden, doordat medewerkers en leidinggevenden veel meer zelf zouden kunnen regelen.’
Hoogenbosch: ‘Daarnaast was het belangrijk dat niet op tien verschillende locaties onderhoud zou hoeven te worden gepleegd. ALDI is in Nederland is opgedeeld in negen verschillende verkoopbedrijven plus een ondersteunende, service verlenende werkmaatschappij, met allemaal een eigen administratie. En we wilden dat het systeem betrouwbaar en eenvoudig te koppelen was aan onze andere pakketten. Bijvoorbeeld het pakket van de Arbodienst, de Belastingdienst en het UWV.’ Van Schie: ‘Dat vonden we eigenlijk alleen bij AFAS. Die keus was dus niet heel ingewikkeld.’
Hoogenbosch: ‘De implementatie van de software van AFAS was zo’n beetje ons eerste project dat alleen op Nederland gericht was én iedereen binnen ALDI in Nederland raakte.’ Reden genoeg dus om het breed en grondig aan te pakken.
Van Schie: ‘Het startschot voor de overgang gaven we in mei 2019, en het doel was om op 1 januari 2020 live te zijn met het verlonen van medewerkers. We werkten met een stuurgroep met vertegenwoordigers van alle werkmaatschappijen. Daaronder hingen de projectleiding en vijf werkgroepen, die elk verantwoordelijk waren voor de uitvoering van een deel van de overgang. Één werkgroep richtte zich op alles wat met payroll en looncomponenten te maken had. De tweede werkgroep op het inrichten van alle processen, inclusief het maken van documenten. De derde hield zich bezig met het inrichten van structuren en functies, en de vierde met het verandermanagement.’
De vijfde werkgroep hield zich bezig met conversie en migratie. Daar was Hoogenbosch verantwoordelijk voor: ‘Alle data die we in de software van AFAS wilden gebruiken, moesten we eerst uit de oude pakketten halen. Dat was een flinke klus. Om hier inzicht in te krijgen, heeft AFAS partner Salure een conversiescan voor ons uitgevoerd. Uiteindelijk hebben we samen met Salure manieren gevonden om dat allemaal in goede banen te leiden, maar daar kwam nog wel veel handwerk bij kijken. En denkwerk, want sommige aanpassingen werken lang door. Een voorbeeld: omdat ieder bedrijf zijn eigen loonadministratie had, hadden we ook wel tien mensen met personeelsnummer 1. Dat kan niet, als je vanuit één database wilt werken. En je kunt personeelsnummers wel aanpassen, maar dan moet je ook zorgen dat bijvoorbeeld het systeem voor de tijdsregistratie dat óók weet. Samen met AFAS en Salure hebben we al die problemen uiteindelijk goed weten te tackelen.’
Van Schie: ‘Aan uitdagingen hadden we geen gebrek. We wilden bijvoorbeeld graag vooraf al draagvlak creëren, maar hoe neem je medewerkers mee in zo’n verandering? Natuurlijk hebben we voor leidinggevenden trainingen en kick-offs verzorgd, maar we konden niet alle 11.500 medewerkers gaan trainen in het gebruik van de AFAS Pocket App, om maar eens wat te noemen. Daar hebben we dus nieuwsbrieven aan gewijd.’
Bij de hele implementatie werkte ALDI nauw samen met AFAS.
Van Schie: ‘Daar waren we heel blij mee, want de expertise van AFAS is evident. Als het gaat om hun product en als het gaat om dit soort trajecten. Ze hebben ook veel trainingen bij ons verzorgd. En twee van onze medewerkers hebben een paar maanden lang een opleiding bij hen gevolgd, zodat we zoveel mogelijk van die expertise nu ook zelf in huis hebben.’
Achteraf gezien ging de implementatie eigenlijk vrij soepel. Hoogenbosch: ‘We hebben niet wakker gelegen. En er waren ook geen dossiers waar we echt hoofdpijn van kregen. Het was wel veel werk.’ Dat laatste kwam ook doordat de implementatie al vrij snel voorlag op schema. Van Schie: ‘We wilden eigenlijk eerst met alleen de verloning live. Later hebben we die ambities opgeschroefd, omdat er ruimte voor was.’
Van Schie: ‘We hebben ook al meteen allerlei extra processen ingericht, zoals het indienstmelden. En we hebben ook al meteen de AFAS Pocket App gelanceerd. Ook met die extra ambities was het een soepele overgang. Zelfs in de laatste week hadden we geen stress.’
De livegang zelf was goed voorbereid. Van Schie: ‘We hadden geen twijfels over wat we zelf ingericht hadden, al kan er natuurlijk overal wat mis gaan. We vonden het veel spannender hoe de overgang zou vallen bij al die mensen die we vooral per brief op de hoogte hadden gehouden. Het was heel moeilijk inschatten hoeveel vragen we zouden krijgen over de nieuwe systemen, en dan vooral over de AFAS Pocket App voor medewerkers. Daarom hadden we voor de support op dat onderdeel ook een externe partij ingeschakeld. Als het vragen zou regenen, wilden we genoeg mankracht hebben om ze allemaal te beantwoorden. Maar het bleef bijna helemaal stil. Missie geslaagd dus.’
Hoogenbosch: ‘Inmiddels horen we bijna uitsluitend positieve reacties. En dat is ook logisch. Medewerkers kunnen met hun telefoon veel meer zelf regelen dan voorheen. En voor leidinggevenden geldt eigenlijk hetzelfde. We hoorden vooraf wel geluiden dat mensen bang waren dat ze meer werk zouden krijgen nu ze meer zelf moesten gaan doen. En op zich klopt het dat acties en verantwoordelijkheden rond indiensttreding, declaraties, verlof en verzuim meer bij managers zijn komen te liggen. Maar het aantal handelingen is wel drastisch kleiner geworden. Er hoeven geen papiertjes meer afgestempeld en rondgestuurd te worden, dat scheelt enorm. Ook in de kans op fouten.’
Van Schie: ‘We waren ook een beetje bang dat mensen hun papieren loonstrook op zouden blijven eisen. Dat mogen ze namelijk, en als iemand dat wil, dan krijgt hij die. Uiteindelijk viel ook dat heel erg mee: maar twee mensen deden dat. Mensen passen zich blijkbaar makkelijk aan als ze merken dat een nieuw systeem echt een vooruitgang is. En de winst die we met dit systeem boeken in efficiëntie is enorm. Dat merkten we alleen al tijdens de coronacrisis, doordat de medewerkers van de loonadministratie in noodgevallen vanuit huis konden werken. Deze overgang is echt in alle opzichten een fantastische stap geweest.’
Automatiseer net als ALDI en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |