Door de komst van Wet innovatie en kwaliteit kinderopvang hebben ze bij BLOS kinderopvang besloten om een eigen servicekantoor op te zetten. Hierdoor kunnen de medewerkers op locatie zich volledig focussen op de kinderen en wordt al het andere werk door het servicekantoor gedaan. ‘Het draait bij ons niet om systemen, protocollen en cijfers. Maar die moet je wel op orde hebben, als je écht iets toe wilt voegen voor mensen.’
Kinderopvang
2000 medewerkers
Nieuwegein
6 september 2018
ERP
Interview met:
Elize de Jong (expert integraties en applicatiebeheerder)
In 2015 kwam Elize de Jong in dienst bij BLOS kinderopvang. Ze is expert integraties en applicatiebeheerder. De organisatie telde toen vijf locaties in Nieuwegein en Utrecht. ‘We hadden zo’n 100 medewerkers, denk ik. En daarvan werkten er zeven op kantoor. Je snapt dat iedereen daar dus een beetje van alles deed. Van de planning tot de personeelszaken.’
Dat kwam ook doordat de opvanglocaties relatief veel zelf organiseerden. Met de komst van de Wet innovatie en kwaliteit kinderopvang (Wet IKK), werd dat een stuk ingewikkelder. De Jong: ‘De Wet IKK heeft als doel om de kwaliteit en de toegankelijkheid van de kinderopvang te verbeteren. Dat is natuurlijk super. Maar het betekende ook nogal wat voor de manier waarop je een kinderopvangorganisatie kunt runnen.
De Jong: ‘Heel kort door de bocht kwam het erop neer dat kleine organisaties gewoon niet meer winstgevend konden zijn. De kwaliteitseisen werden stapje voor stapje opgeschroefd. Dat ging over van alles, van het aantal kinderen per pedagogisch medewerker, tot de inhoud van het pedagogisch beleidsplan en de opleidingen die medewerkers moeten volgen. Dat heeft de kinderopvang als branche absoluut een stuk professioneler gemaakt. En dat proces gaat nog steeds door. Maar een gevolg is ook dat je echt wilt dat je medewerkers op locatie zich honderd procent op de kinderen kunnen focussen. Voor al het andere heb je een sterk ondersteunend kantoor nodig. Een servicekantoor, eigenlijk.’
‘Alle kleine organisaties stonden daardoor voor de keus: sluiten we ons aan bij een club die al zo’n kantoor heeft? Of gaan we het zelf doen? Het was een beetje een kwestie van eten of gegeten worden, en bij BLOS kinderopvang is toen besloten: dit gaan we zelf doen. Ook al betekent dat, dat we flink moet groeien’.
De Jong: ‘Voor die groei was een platform nodig dat flexibel en toekomstbestendig was. En waarbij je makkelijk een nieuwe organisatie kunt integreren, en tóch snel geconsolideerde cijfers kunt krijgen. Nadat de keuze voor de software van AFAS werd gemaakt, is er snel gehandeld. We wisten dat je AFAS goed kunt koppelen met KidsKonnect, het programma dat we gebruiken voor de planning, het schrijven van uren, en de ouder- en kindadministratie. Reden genoeg voor optimisme dus. Maar het was inmiddels oktober en we wilden in januari live. Dat was krap. Er was nog veel onbekend. Op de vraag wie in het nieuwe jaar de salarisadministratie ging doen, was het antwoord: o, gaan we dat in huis doen dan? Dus eh … ja, we hadden een flinke uitdaging.’
Keihard werken, snel leren en overal de lol van inzien. Dat waren zo’n beetje de belangrijkste ingrediënten voor de implementatie van AFAS die BLOS kinderopvang eind 2018 uit de grond stampte. De Jong: ‘Natuurlijk ging er veel mis. Maar in januari konden we factureren én salarissen uitbetalen via AFAS. Dus missie geslaagd.’
De Jong: ‘Het was best chaotisch, maar gelukkig zijn we met zijn allen erg ambitieus. Én we hadden geluk dat we hulp kregen van een AFAS-partner. Zij was echt van levensbelang. Ze gaf ons een soort een-op-een consultancy, waardoor we ons snel de techniek eigen konden maken. Samen met de cursussen die ik tegelijk bij AFAS volgde, scheelde dat heel veel. Het was vooral een kwestie van dóén.’
En, voor de duidelijkheid, dus niet van láten doen. De Jong: ‘Het hele idee achter de groei was dat we zelfstandig wilden blijven, onafhankelijk. En dus was het ook logisch dat we zélf leerden werken met de software. Bij echt lastige zaken bellen we heus wel eens naar AFAS.’
De Jong: ‘In principe beheren we het systeem helemaal zelf. Dat gaat intussen een stuk verder dan alleen maar factureren en salarissen uitbetalen.’
‘Ons platform bestaat inmiddels uit meerdere systemen die gekoppeld zitten aan de software van AFAS, en dit zal zich nog blijven ontwikkelen. Door de koppelingen kunnen we deze systemen goed beheren. KidsKonnect is één van die belangrijke koppelingen. Hierin gebeurt de kind- en personeelsplanning, en dus de uren- en verlofregistratie. Met de koppeling tussen AFAS en KidsKonnect zorgen we o.a. voor een juiste verloning, maar ook de juiste verzuimregistratie. ’
De Jong: ‘Onze systemen zijn zo ingericht dat medewerkers voor veel dingen zelf verantwoordelijk zijn. Zij kunnen zelf declaraties, vragen en wijzigingen insturen via de AFAS Pocket app. En we maken ook al vanaf het begin gebruik van InSite, het intranet dat AFAS biedt. Dat biedt enorm veel voordelen voor de personeel- en salarisadministratie, en het sturen van de organisatie.’
Die organisatie groeit nog steeds flink. De Jong zelf is inmiddels uitgegroeid tot expert integraties. ‘Bij iedere overname willen we zo snel mogelijk van toegevoegde waarde zijn voor de nieuwe vestigingen. En stap één is dat we de administratie overnemen. Dat is elke keer weer een project op zich, want je moet goed kijken: wordt dit bedrijf integraal onderdeel van BLOS kinderopvang, of blijft het een losstaande bv onder dezelfde paraplu? En welke bijzondere afspraken zijn er gemaakt? Welke afspraken uit het verleden moeten we respecteren, en hoe borgen we dat in het systeem? Dat betekent dat we veel workflows en work-arounds zelf ontwikkelen. Want hoe afwijkend de regels en afspraken soms ook zijn, we willen wél dat het allemaal klopt, dat zoveel mogelijk geautomatiseerd wordt, en dat we zelf goed overzicht houden. Alleen dan kunnen we ook zorgen dat de juiste informatie op de juiste plek beschikbaar is. Voor veel van onze nieuwe locatiemanagers is dat een zegen: die krijgen na de overname opeens veel meer en actuelere stuurinformatie. Ze kunnen beter managen, en hebben er minder werk van!’
BLOS kinderopvang is een superflexibele organisatie, die groeit als kool, en waar steeds meer kennis, tijd en ruimte is om kinderen een zo fijn mogelijke plek te bieden. De Jong: ‘Dat had nooit gekund als we de overstap naar AFAS niet gemaakt hadden.’
De Jong: ‘Het hele idee was dat we een goed servicekantoor wilden opzetten, en dat dat alleen uit kon als we groot genoeg waren. Nou, dat is gelukt. Inmiddels hebben we een mooi BLOS kinderopvang kantoor met diverse expertises, en helpen we vanuit Nieuwegein al die honderden vestigingen. Het maakt niet uit of er nieuw beleid geïmplementeerd moet worden, of er veranderingen op het ouderportaal moeten worden doorgevoerd, of dat een manager even extra ondersteuning nodig heeft. De financiële administratie, de marketing, het beleid, bouwen aan kwaliteit, HR-zaken, facilitaire zaken, oudersupport. We regelen het allemaal, voor de hele organisatie.’
De Jong: ‘Doordat wij alles regelen, hebben de vestigingen rust en duidelijkheid. Daar hoeven ze zich echt alleen nog maar op de kinderen te focussen.’
De Jong: ‘En in die inmiddels echt grote organisatie zie je dat het lukt om de cultuur van BLOS kinderopvang vast te houden. In het kort is die: mensen eerst. Het draait om de kinderen, de ouders en de medewerkers. Niet om systemen, protocollen en cijfers. Maar die moet je wel op orde hebben, als je écht iets toe wilt voegen voor mensen.’
‘Naast het verzorgen van soepele integraties werken we ook elke dag weer aan nóg betere informatie en workflows. Zo proberen we de administratieve lasten en de Excellijstjes in de organisatie steeds meer te beperken. Op dit moment zijn we bezig met het implementeren van de werving en selectie module. Dan maken we het voor onze HR-afdeling ook weer makkelijker. En zo hebben we nog heel veel optimalisatiewensen en ontwikkelingen in gedachten.’
De Jong: ‘We hébben nu een systeem dat bijna alles kan, en daar willen we zoveel mogelijk gebruik van maken.’
Bij BLOS kinderopvang kunnen kinderen van alle leeftijden terecht – baby’s, peuters, kleuters én kinderen uit alle groepen van de basisschool. Ze treffen bij BLOS een omgeving die altijd fijn en veilig voelt, en waar ze autonoom en zeker verder kunnen groeien. Spelend ontdekken wie je bent en wat je in je hebt, staat er centraal. Bij BLOS is elke dag een avontuur. Op dit moment telt BLOS kinderopvang maar liefst 316 vestigingen. En ruim 2000 medewerkers. Niet al die vestigingen opereren onder de naam BLOS kinderopvang, maar ze horen wel bij dezelfde familie. En ze bieden allemaal dezelfde hoge kwaliteit, juist doordat ze met zoveel zijn. Maar één ding is vanaf de eerste dag niet veranderd: de passie van BLOS kinderopvang voor kinderen en hun ontwikkeling.
Automatiseer net als BLOS Kinderopvang en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |