Met een big bang in de eerste week van 2023 ging Bordex Packaging live met de ERP-software van AFAS. Als we bijna drie maanden later op bezoek gaan bij het bedrijf in Apeldoorn, treffen we drie gesprekspartners die tevreden terugkijken op een geslaagde implementatie. Het gaat om Bert Hengeveld, Managing Director en sinds 2010 eigenaar van Bordex Packaging, Operations Manager Hans Kroesen en Project Manager Robert Hengeveld. Hans en Robert houden zich samen bezig met de inrichting van het IT-landschap. Voor de implementatie van de ERP-software van AFAS vormden zij een stuurgroep waar ook de Manager Finance & HR deel van uitmaakte. De stuurgroep werkte intensief samen met een vijfkoppige groep key users en externe expertise van AFAS en partnerbedrijven.

Vernieuwingsdrang

Innovatie is voor Bordex echt een sleutelwoord. Er verandert namelijk heel veel in de verpakkingswereld, met name de transformatie van het gebruik van plastic naar andere materialen. “Innovatie is echt mijn passie”, legt Bert uit. “We hebben wat dat betreft enorme slagen gemaakt, maar we constateerden ook dat onze systemen onze vernieuwingsdrang onvoldoende ondersteunden. Dat was een van de redenen om voor een nieuwe ERP-oplossing te kiezen.” Kostenbesparing was volgens Bert niet zozeer een drijfveer. “Het is juist de bedoeling dat AFAS een forse bijdrage gaat leveren aan onze ambitieuze groeiplannen.”

Het hart van het IT-landschap

In de oude situatie werkte Bordex met een mix van software-systemen, die niet allemaal goed met elkaar communiceerden. Daardoor was sprake van veel handmatige activiteiten, waar het bedrijf van af wilde, legt Robert uit. “Destijds werden bestellingen vanuit de webshop handmatig ingevoerd in het toenmalige ERP-systeem en de verzendlabels werden met een paperclip aan de magazijnbonnen bevestigd. Erg omslachtig allemaal en bovendien foutgevoelig. We hadden een goed beeld van hoe het beter kon. Het liefst wilden we het volledige IT-landschap aan een ERP-systeem koppelen.” Bert bevestigt dat: “De ruime koppelbaarheid met vele andere slimme software-oplossingen is een belangrijk argument geweest voor de keuze voor AFAS.” 

Een sterk punt van de ERP-software is volgens Robert de gebruiksvriendelijkheid. “Het is bijvoorbeeld makkelijk zoeken in AFAS, mede dankzij de handige filters. Maar belangrijker is nog dat het aan de achterkant allemaal goed werkt.”

Robert: “AFAS is het primaire platform, het hart van ons IT-landschap.”

Hogere klantbeoordeling

Dat was vroeger wel anders, herinnert Bert zich. “Toen draaiden we misschien één voorraadupdate per week voor ons online assortiment. Erg accuraat was dat natuurlijk niet. Het gebeurde regelmatig dat we een bestelling niet konden uitleveren.” Die tijden zijn volgens Bert voorbij. “Kijk naar de klantbeoordeling van de webshop. Die is in drie maanden tijd gestegen van rapportcijfer 9,1 naar 9,4.”

Dat de gebruiker in één keer het hele pakket krijgt en niet extra hoeft te betalen voor aanvullende functionaliteit, was voor Bordex een extra argument om voor AFAS te kiezen. “Dat is een belangrijk voordeel vergeleken met de oude situatie”, zegt Hans. “Met ons vorige pakket waren we voor een nieuwe koppeling zomaar vele duizenden euro’s kwijt. Om dan je doelstellingen daadwerkelijk te verwezenlijken wordt een zeer moeilijke exercitie.” Wat volgens Robert ook meespeelt: AFAS heeft een zeer omvangrijke community van gebruikers. “Daar maken wij regelmatig gebruik van, bijvoorbeeld door automatiseringsvragen te posten op LinkedIn. Dat levert verrassend vaak praktische antwoorden op.” 

Misschien komen dergelijke antwoorden in de toekomst nog van pas, want er is nog een hoop IT-werk te doen. Functionaliteiten als Finance, HRM en CRM moeten nog gefinetuned worden, net als het inrichten van workflows. “We zijn begonnen met het automatiseren van onze core business, dus met het logistieke deel”, zegt Robert, “de rest volgt later.” Dat geldt onder andere ook voor dashboarding en het bouwen van rapportages. “Het is een puzzel die voor continuous improvement moet gaan zorgen”, vat Hans het samen.

Dezelfde filosofie

Al met al nam het implementatieproces bijna een jaar in beslag. Die grondige voorbereiding was volgens Hans nodig vanwege de volledige overgang naar een nieuw systeem in slechts een week tijd, zonder schaduwdraaien. “Dan moeten op maandag 9 januari alle onderdelen van het systeem met elkaar kunnen praten.” Bovendien had de lange aanloop ook nog een andere oorzaak, legt Hans uit. “We hebben de gelegenheid aangegrepen om ons volledige artikelassortiment om te nummeren. Waar een artikelnummer eerder een cijfer-lettercombinatie van meer dan tien posities telde, zijn dat nu nog maar vier cijfers.” Robert: “We hebben wat dat betreft handig gebruik kunnen maken van de autonummerfunctie van het ERP-pakket.”

Gevraagd naar de besparingen die Bordex verwacht te gaan realiseren met de nieuwe IT-infrastructuur, geeft Berts antwoord blijk van realiteitszin. “Ik kan wel stoer gaan roepen dat we met de automatisering van onze online verkoopactiviteiten twee FTE besparen, maar ik kan dat niet hard maken. We ontslaan hier namelijk geen mensen. We zetten ze elders in de organisatie in, bijvoorbeeld voor direct klantcontact. Dat is ook een stuk leuker dan het overtypen van klantorders.” Hans sluit zich daar bij aan als hij zegt: “Het is bij Bordex echt people before process, het gaat om de klik met en tussen medewerkers. Als je dat kunt combineren met goede systemen, zoals dat van AFAS, dan gaat het echt resoneren.”

Afsluitend constateert Bert dat AFAS en Bordex goed bij elkaar passen. “We hebben ongeveer dezelfde filosofie. Bij Bordex werken we aan duurzaamheid en volledige circulariteit van materialen, terwijl AFAS zich inspant voor het project Clear Rivers op Ambon. Zo werken we beide aan een schoner milieu.”