De Nijs is een vooruitstrevend bouwbedrijf met de ambitie om zich te ontwikkelen tot een lerende organisatie. Wat daarbij helpt is dat diverse bedrijfsprocessen zijn geautomatiseerd met de software van AFAS. Met de inzichten die dat oplevert kan De Nijs sturen op verbetering, bijvoorbeeld in het reduceren van faalkosten. Er is nog veel te winnen, maar er zijn ook al belangrijke stappen gezet. Om in toepasselijke metaforen te spreken: de fundering staat, de villa is in aanbouw en het droomkasteel gloort aan de horizon.
Bouw
300 medewerkers
Warmenhuizen
Maart 2021
ERP
Interview met:
Kees Lokhorst (Controller)
Joeri Koehof (Innovatiemanager)
Kees Lokhorst en Joeri Koehof weten nog goed hoe de situatie voor de overstap naar AFAS in 2021 was. De controller en innovatiemanager van De Nijs halen zich het versnipperde applicatielandschap zo weer voor de geest. ‘We hadden meerdere softwarepakketten waar we iets in deden voor onze administratie, of het nu ging om processen als financieel, HR of inkoop. Die moesten we allemaal aan elkaar koppelen en daarnaast waren we veel tijd kwijt aan het handmatig overkloppen van cijfers, bijvoorbeeld voor het facturatieproces. Niet handig en zeker niet efficiënt.’
Het was de hoogste tijd om over te gaan naar één ERP-systeem voor alles wat met administratie te maken heeft. Een totaaloplossing dus. Waarom de keuze op AFAS viel? Kees: ‘AFAS was toen flinke slagen aan het maken met software voor de bouw. Voor ons is het belangrijk dat ze onze wereld kennen en begrijpen. Daarnaast is het prettig dat AFAS een familiebedrijf is dat er goed voor staat. Het is een solide partij waarvan je weet dat je er de toekomst mee in kunt.’
Vanaf de start van de implementatie is AFAS een belangrijke basis bij het inrichten van bedrijfsprocessen in de organisatie van De Nijs. ‘Een quote die we toen vaak herhaalden was: ‘Het is AFAS, tenzij…’’, vertelt Joeri, die heeft bijgedragen aan de implementatie en ook meewerkt aan de doorontwikkeling. ‘Het was één van de redenen om voor AFAS te kiezen. Je kunt er gewoon heel veel in doen. We kijken bij elke wens die we hebben eerst of het in het systeem mogelijk is. Geen andere losse pakketten, tenzij het echt niet anders kan.’ Zo hoeft De Nijs geen ingewikkelde koppelingen te bouwen, loggen medewerkers in één softwarepakket in en halen ze hun belangrijke bedrijfsinformatie uit één systeem.
AFAS is na een intensieve implementatieperiode al lang en breed geland in de organisatie. Ruim driehonderd medewerkers van De Nijs werken ermee. Financieel, HR, projecten, inkoop: het zijn allemaal processen die voor een groot deel zijn geautomatiseerd. Kees en Joeri hebben goed zicht op de opbrengst daarvan. Die is in sommige gevallen heel concreet.
Kees: ‘We zijn veel efficiënter gaan werken, met een grote tijdsbesparing als resultaat.’
Kees: ‘Een goed voorbeeld is dat we voor drie collega’s van de administratie die deels met pensioen zijn gegaan geen vervangers hoefden aan te trekken. Dat komt doordat we werken volgens geautomatiseerde processen. Er komt steeds meer uit het systeem. En het mooie is: we zijn er nog niet.’
Er zijn genoeg voorbeelden van processen die efficiënter ingericht zijn. Neem de factuurstroom, die voor het overgrote deel geautomatiseerd is. ‘Normaal ging een factuur met prestatiebon van een onderaannemer langs diverse mensen binnen onze organisatie. Nu tekent de uitvoerder de prestatiebon als het werk gedaan is, waarna de bedrijfsleider (projectleider) deze bon verstuurt. Daarna gaat de factuur het geautomatiseerde factuurproces in, die we vervolgens automatisch betalen binnen de afgesproken betaaltermijn. Het is makkelijker én duidelijker voor iedereen.’
Goed voorbeeld is ook de automatisering van een integraal inkoopproces. Dat heeft De Nijs in samenwerking met de inkopers en leveranciers gerealiseerd door een leveranciersportaal in te richten, waarin leveranciers een concept van de afspraak beoordelen en digitaal ondertekenen. Het resultaat? Inmiddels wordt 85 procent van de overeenkomsten digitaal ondertekend via het leveranciersportaal, tegen 40 procent van de overeenkomsten in de vorige werkwijze. De grote winst is duidelijkheid; er kan geen discussie bestaan over de opdracht door de vastlegging in de software. En door het geautomatiseerde contractproces is de doorlooptijd voor het maken van een overeenkomst tot en met digitale ondertekening versneld, dat kan nu binnen twee werkweken.
Over voortvarend werken met AFAS gesproken: De Nijs bereikte onlangs de mijlpaal van 250.000 vastgelegde dossiers in het systeem. ‘Contracten, ontvangstbonnen, e-mails: noem het maar en het is daar te vinden’, zegt Joeri. ‘Alle administratieve gegevens zijn gebundeld en dus vindbaar op één plek. Als we iets moeten weten, toveren we het zo tevoorschijn. Met één druk op de knop hebben we alle ziekteverzuim op het beeldscherm. Ook onze relaties zitten in één CRM-database. Het zoekwerk is enorm vergemakkelijkt en we hebben overzicht.’
Ook de accountant is gebaat bij de automatiseringsslagen die De Nijs heeft gemaakt. Kees: ‘De accountant doet een datagestuurde controle bij ons, op basis van een dataset vanuit AFAS en de gegevens vanuit de bank. Voorheen moesten we tussen de 150 à 200 facturen als steekproef aan de accountant overhandigen en dat zijn er nu nog maar 20 à 30. Dat komt doordat de accountant in de beschikbaar gestelde dataset kan zien wat er in het boekjaar is gebeurd. De account kan volledig uitgaan van de data die beschikbaar is. Dat maakt de controles makkelijker en inzichtelijker.’
Wij zijn als bouwbedrijf projectgestuurd’, vertelt Kees. ‘Dat betekent dat de focus ligt op de onderhandenprojecten. We zetten AFAS in om dat in de gaten te houden. We kunnen in AFAS dwarsverbanden leggen tussen projecten: waar gaat het goed, waar kan het beter? We halen er gegevens uit die ons leren om het nog beter te doen. Dat willen we naar een hoger plan brengen, bijvoorbeeld door een kennisdatabase te creëren.’
Kees: ‘Gemak, grip en vooral veel inzicht: het zijn begrippen die horen bij de oogst van ruim drie jaar werken met AFAS.’
Zijn werk als controller is er alleen maar leuker op geworden, vervolgt Kees. ‘Waar een controller van oudsher terugblikt, kijk ik nu ook naar de toekomst. Dat is boeiend en we hebben er steeds meer aan.’ Zijn rol is op meerdere manieren positief veranderd sinds de overstap naar AFAS. ‘Voorheen deden wij als administratie het beheer van de financiële software er een beetje bij, tegenwoordig hebben we een applicatiebeheerder binnen onze organisatie die er honderd procent van zijn tijd aan besteed. Dat werpt zijn vruchten af. Met vragen over AFAS kunnen we altijd bij hem terecht. Dat scheelt veel tijd. En die tijd kunnen we weer aan andere taken besteden.’
Zelfs tot op de bouwplaats ervaren medewerkers van De Nijs de voordelen van werken met AFAS. Kees: ‘De timmerman kan aan het einde van de dag op de AFAS Pocket app op zijn telefoon zijn uren invullen en aangeven wat hij heeft gedaan. Dat is een enorme vooruitgang, het systeem is toegankelijk voor iedereen. Wil je vrij vragen? Vakantiedagen opnemen? Een declaratie invoeren? Dat kun je allemaal zelf doen in AFAS. Op dit moment heeft iedereen zijn weg in het systeem wel gevonden, al blijven we kijken wat beter kan. We hebben bij de implementatie ook keuzes gemaakt waarvan we nu zeggen: dat kan anders.’
Optimaliseren doet De Nijs bijvoorbeeld door deel uit te maken van een gebruikersgroep van AFAS, met daarin tientallen andere vooruitstrevende bedrijven uit de bouw. Joeri: ‘Daar komen toffe ontwikkelingen uit voort. De markt kan en wil nog sneller, dus we hopen de komende jaren steeds meer stappen te zetten.’ Kees: ‘Het is daarbij mooi om te ervaren dat AFAS zich zo slagvaardig inzet om de beste te zijn met haar software voor de bouw. Ik was al fan van AFAS, maar wat ze in de afgelopen jaren hebben gepresteerd: petje af.’
Joeri: ‘Het is goed om als branchegenoten op te trekken en samen te werken met AFAS. We kijken als groep waar er kansen liggen, zodat AFAS daarop kan inspelen.’
Verder bezoeken Kees en Joeri met collega’s kennis- en inspiratie-evenementen van AFAS, zoals AFAS Open, Succestival en de Dag van de AFAS Beheerder. ‘Ook spreken we partners van AFAS om extra kennis op te doen. Maar we zeggen eerlijk: het is ook gewoon veel trial en error. Je moet er vooral zelf mee aan de slag.’
De doelen voor de toekomst zijn helder. De Nijs heeft de ambitie om zich verder te ontwikkelen als lerende organisatie. De gecentraliseerde gegevens en interactieve dashboards in AFAS bieden daar een goede basis voor. ‘Van de inzichten die we daaruit halen kunnen we leren. Zo zijn we momenteel aan het verkennen hoe we onze faalkosten kunnen reduceren. We willen een database creëren voor vakgebieden als renovatie en onderhoud en over projecten heen kunnen kijken: dit gaat goed, dit kan beter, hier moeten we bijsturen. Door die kennis op elkaar te stapelen kunnen we onze processen verbeteren.’
Daar blijft het niet bij. Andere ambities zijn verdere integratie van de software van AFAS in de bedrijfsprocessen én de kracht van AI inzetten. ‘Eén van onze missies is: Excel eruit. Daar doen we al veel minder mee, maar er blijft altijd wat te winnen. Hoe meer we automatiseren, hoe makkelijker en leuker ons werk wordt. Dat betekent niet dat ons werk verdwijnt. Wel dat ons werk verandert. Over tien jaar ziet administratie er heel anders uit door automatisering. Sta je daar niet open voor, dan word je een organisatie die stilstaat.’
Bij De Nijs weten ze: automatiseren is nooit helemaal klaar. ‘We weten nu niet wat er straks nog makkelijker kan. Dat blijft een proces. We zijn in elk geval goed op weg. Er staat een stevige fundering en daarop bouwen we op dit moment een villa. Maar willen we optimaal van AFAS gebruikmaken, dan is een sprookjeskasteel het vergezicht. We zijn een vooruitstrevend bedrijf, dus daar gaan we voor.’
Bouwbedrijf De Nijs bouwt, ontwikkelt, transformeert, renoveert en restaureert. Dat doet de in Warmenhuizen gevestigde onderneming, die al ruim honderd jaar bestaat, vooral in de Randstad en de regio’s Alkmaar, Haarlem en Amsterdam. De Nijs is als aannemer gespecialiseerd in binnenstedelijke bouw van grote en kleine, vaak ingewikkelde projecten. Niet alleen ontwikkelt het bedrijf veel projecten zelf, het realiseert ook een breed scala aan soorten gebouwen. Dat kan een nieuwbouwproject van een villa of een wooncomplex zijn, maar ook een kantoor, school of medisch centrum. De Nijs heeft veel ervaring met het vakkundig neerzetten of renoveren van theaters, musea en andere openbare gebouwen.
Om aan de top te blijven in de snel veranderende bouwwereld innoveert De Nijs voortdurend. Welke software, apps en robots kunnen het bouwbedrijf van dienst zijn? Wat werkt? En wat niet? De Nijs wil voorop blijven lopen en zoekt daarom altijd naar innovatie en verbetering.
Automatiseer net als Bouwbedrijf De Nijs en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |