Marc Kroon en Marco Reder werkten voorafgaand aan hun huidige functies allebei in de backoffice. Kroon was bij het door Consolid overgenomen Oudstanding verantwoordelijk voor administratie en finance. Reder was samen met enkele andere collega’s bij Consolid actief als beheerder van het toenmalige flexsysteem. “Dat waren geen dedicated rollen hoor”, zegt Reder, “iedereen deed het er in feite bij.” Dat moest veranderen, vond de organisatie en de implementatie van de nieuwe software van AFAS in april 2019 vormde daarvoor een goede aanleiding. Verschillende decentrale ICT-activiteiten in de organisatie werden samengevoegd in het nieuw gevormde team ICT & Processen. 

Marc Kroon is manager van dat twaalfkoppige team en daarnaast is hij ook lid van het MT. Marco Reder is tegenwoordig bij Consolid werkzaam als manager ICT & Beheer. Zijn team verricht het applicatiebeheer en houdt zich bezig met het netwerk en de hardware of, zoals een van zijn teamleden het altijd zegt: ‘Alles met een stekker en gekker.’ Drie collega’s vervullen de rol van Succesbeheerder, waarnaast Ewoud Steensma de rol van AFAS-expert vervult binnen het team. Reder heeft zelf ook de training Succesbeheer gevolgd en vervult als meewerkend voorman de rol van procesarchitect.

Belangrijke les

Consolid was één van de eerste grotere flexklanten van AFAS. Templates voor de flexbranche waren nog niet beschikbaar. “In het begin was AFAS voor ons om die reden soms nog abacadabra”, vertelt Reder. “Wij hebben wel wat tijd nodig gehad om het systeem volledig te doorgronden.” Kroon beaamt dat en weet achteraf wel wat de oorzaak was. “Wat wij beter hadden kunnen doen, is van meet af aan een AFAS-expert aan het team toevoegen. Terugkijkend is dat een belangrijke les. Ook hadden we de implementatie misschien beter gefaseerd kunnen aanpakken in plaats van als big bang.” De ingewikkelde koppelbaarheid van bepaalde systemen trok een zware wissel op de implementatie. Dat leidde tot meerdere nachtelijke testsessies. “Besef wel dat de wekelijkse verloning van duizenden mensen bepaald geen peulenschil is”, benadrukt Kroon. “Maar uiteindelijk is het allemaal gelukt.”

Planmatige aanpak

Volgens Reder begrijpt het team ICT & Beheer de gedachte achter de ERP-software inmiddels volledig. Sterker nog: Consolid werkt grotendeels zelfstandig aan de verdere inrichting van de ERP-software. Vier keer per jaar is er strategisch overleg met de Succesmanager van AFAS en worden er gezamenlijk plannen gemaakt voor nieuwe projecten. Die planmatige aanpak van Consolid zorgt er voor dat er geen wildgroei aan applicaties ontstaat, zoals vroeger het geval was. “Voor hobbyisme is geen plaats meer”, stelt Kroon samenvattend.

Data driven werken

Voor nieuwe automatiseringsoplossingen speelt de beschikbaarheid van data een sleutelrol, stelt Kroon. “AFAS heeft de ontsluiting van data echt goed voor elkaar. In de oude situatie was dat echt een crime en werkten we nog veel met losse Excel-bestandjes.” Omdat de kwaliteit van de data omhoog gaat, kan Consolid stappen maken met de kwaliteit van de stuurinformatie uit managementrapportages. “De directie is er maar wat blij mee”, zegt Kroon. “Onze doelstelling voor 2022 is om data driven te werken met de juiste rapportage-output op alle niveaus.” Reder vult aan: We visualiseren de data uit AFAS met Qlik Sense (Victa), niet toevallig ook een partner van AFAS.”

Momenteel werkt Consolid aan de inrichting van een kwaliteitsmanagementsysteem. Kroon: “Voor ons was niet meteen duidelijk of we het systeem in AFAS onder konden brengen. Uit overleg met onze Succesmanager bleek dat AFAS in Leusden een vergelijkbare oplossing gebruikt. Dus dat was geen probleem.”

Creatieve uitweg

Waar het qua standaard minder goed past, weten Reder en zijn collega’s altijd wel een creatieve uitweg te bedenken. “Neem de gesprekkencyclus. We hebben met onze AFAS-expert de standaard inrichting bestudeerd, maar zijn tot de conclusie gekomen dat de wensen van onze organisatie niet goed aansluiten. Met de interne kennis van AFAS is het gelukt om onze cyclus, waarin het minder draait om formulieren en veel meer om doelstellingen, in AFAS in te richten.” 

Kroon: “Dat is het mooie van AFAS, je kunt het vaak maken zoals je het hebben wilt.” 

Waar de interne portal InSite bij Consolid voor vele werkprocessen een centrale plaats inneemt, geldt dat nog niet voor OutSite. De HR-afdeling zou de externe portal graag inzetten ten behoeve van de onboarding van nieuwe medewerkers. Ook voor communicatie met inleners zouden Kroon en Reder OutSite graag willen gaan gebruiken. Bedoeling is om er binnenkort mee aan de slag te gaan.

Volwaardig partnership

Over de samenwerking met hun softwareleverancier hebben Reder en Kroon niets dan lof. Consolid is een trouw bezoeker van de AFAS Open en diverse collega’s laten ook graag hun gezicht zien tijdens inspraaksessies. “Dat is dé plek om mogelijke verbeteringen te pitchen. Volgens mij is dit echt een uniek en waardevol systeem. Wij waren deze werkwijze bij onze vorige leverancier niet gewend, terwijl AFAS dat juist stimuleert”, aldus Reder. Ook benadrukt hij dat tickets steevast serieus worden opgepakt. “Bij AFAS weten ze dat als wij iets insturen er echt goed naar gekeken moet worden. Medewerkers van AFAS pakken onze vraagstukken serieus op.”

Reder: “Met AFAS hebben we een volwassen samenwerkingsrelatie, het is echt een volwaardig partnership.”

Bovendien is het volgens Kroon een partnership dat bijdraagt aan het realiseren van de missie van Consolid. “Dankzij AFAS kunnen onze interne medewerkers volop flexibel werken en onze flexkrachten onbezorgd hun taken uitvoeren.”