In een periode van twintig jaar groeide Cycloon uit tot de grootste fietskoerier van Europa. Daarnaast verwerkt het bedrijf jaarlijks ongeveer vijftien miljoen poststukken. Met die gezamenlijke activiteiten bedient Cycloon meer dan 2.400 klanten. Geen wonder dat die forse groei noodzaakte tot een professioneel geautomatiseerde bedrijfsvoering. Dat het factureringsproces nog grotendeels een papieren aangelegenheid was, kon op een gegeven moment echt niet meer, blikken Marieke Snoek en Marike ter Pelle terug. “Dat was onze allereerste concrete wens voor het vernieuwen van de automatisering: het proces van frankeermachine tot factuur.”
Marieke Snoek is algemeen directeur van Cycloon en werkt er sinds 2008. Ze begon er – opmerkelijk genoeg – als fietskoerier. Al na een jaar werd ze benoemd tot bedrijfsleider van de Zwolse koerierafdeling om in 2012 de leiding van het overgenomen postbedrijf op zich te nemen. Twee jaar later werd ze mede-eigenaar en algemeen directeur. “Het is mijn ambitie om met onze organisatie impact te maken”, zegt Snoek, “terwijl dat voor een groot deel van onze medewerkers helemaal geen vanzelfsprekendheid is.” Daarmee doelt ze op het feit dat ongeveer zestig procent van de Cycloon-medewerkers in meer of mindere mate een arbeidsbeperking heeft. Impact maken wil Cycloon trouwens ook op het gebied van een duurzame bedrijfsvoering. “Wij hebben de doelstelling geformuleerd om in 2025 volledig klimaatneutraal te opereren”, legt Snoek uit.
Marike ter Pelle werkt sinds juni 2017 als projectleider ICT bij Cycloon. Ze geeft leiding aan het implementatieproject van de ERP-software van AFAS dat de naam ‘WD40’ draagt, naar de gelijknamige multispray. “We hebben die naam gekozen omdat we de ERP-software beschouwen als het smeermiddel voor onze organisatie”, zegt Ter Pelle. Het project WD40 behelst de volledige implementatie van de ERP-suite. “Wij zijn hier bij Cycloon nogal eigenwijs”, stelt Ter Pelle. “Wij hebben een heleboel ideeën, en we vinden ook nog eens dat het de beste ideeën zijn.” Duidelijk was in ieder geval dat veel handmatig en met Excel georganiseerde administratieve processen om een moderne automatiseringsoplossing vroegen.
Nu twee derde van de implementatie achter de rug is, zijn al veel automatiseringswensen in de ERP-software van AFAS gerealiseerd. “Onze applicatiebeheerder heeft een traineeship succesbeheer gevolgd bij AFAS, waarbij hij onze klantenservice als case heeft ingebracht. Vervolgens bleek dat er nauwelijks belemmeringen waren om die functie in de ERP-oplossing onder te brengen.” Het applicatiebeheer bij Cycloon is overigens ondergebracht bij de afdeling ICT en wordt verricht door twee medewerkers die, met dank aan het gevolgde traineeship, volgens Ter Pelle volledig thuis zijn in de ERP-software. Ze zegt ook: “Wij kunnen andere organisaties aanraden om net als wij te profiteren van de ondersteuning van de leverancier. Bijvoorbeeld als het gaat om kennisoverdracht of inspiratie. Daar zijn ze heel sterk in.”
Na de ingebruikname van de interne portal InSite (onder de naam Ons Cycloon) is begin 2019 ook OutSite (Mijn Cycloon) live gegaan met een set basisfaciliteiten. Klanten kunnen hun gegevens aanpassen, facturen inzien, vragen stellen en bestellingen voor partijpost of koeriersdiensten plaatsen. Bedoeling is het aantal mogelijkheden op de externe portal nog flink uit te breiden, onder andere met sollicitanten selfservice vanaf eind 2019.
Benieuwd naar het complete succesverhaal van Cyloon?