Toen Dijkhof Bouw in 2017 op zoek was naar nieuwe bedrijfssoftware, wilde het bouwbedrijf een softwarepakket dat aansloot bij hun visie op digitalisering. De keuze viel op de bouwsoftware van AFAS. Daar heeft Dijkhof Bouw nog geen dag spijt van gehad. “We boeken meer omzet met minder mensen.”
Bouw
90
Klarenbeek
juli 2016
ERP
Interview met:
Dennis Dijkhof (algemeen directeur)
Dennis Dijkhof is sinds 2011 algemeen directeur van Dijkhof Bouw in het Gelderse Klarenbeek. Als eigenaar van het bouwbedrijf vertoont hij opvallend veel betrokkenheid bij automatiseringsvraagstukken. Niet toevallig, want van jongs af aan is hij geïnteresseerd in automatisering. Op zijn zestiende verzorgde hij al het systeembeheer voor het familiebedrijf. “Ik heb het geluk gehad dat ik mijn voorliefde voor automatisering heb kunnen combineren met werken in de bouw”, zegt hij er zelf over.
Die voorliefde is hem goed van pas gekomen. Toen zijn bedrijf in 2017 voor de keus stond om te investeren in nieuwe bedrijfssoftware, vond hij het belangrijk dat de nieuwe software paste bij hun toekomstbeeld. “Wij hebben ons altijd sterk gemaakt op het gebied van digitalisering. Wij zijn niet bepaald een traditionele aannemer die op zijn kont blijft zitten. We zijn continu bezig om met onze tijd mee te gaan. Bij restauraties maken we bijvoorbeeld gebruik van driedimensionaal inscannen. Op die manier koppelen we moderne technieken aan monumentaal erfgoed. Wij lopen echt voorop op het gebied van innovatie.”
Tegen die achtergrond is de keuze gemaakt voor de ERP-software van AFAS. “We waren één van de eersten in de bouw die deze software gingen gebruiken. Daardoor hebben we in de beginfase samen met AFAS gewerkt aan de ontwikkeling van het softwareproduct, waarbij wij onze bouwtechnische expertise hebben ingebracht. Dat heeft ertoe geleid dat wij het bouwproces nu volledig geautomatiseerd met workflows kunnen aanvliegen. “Een groot verschil met de oude situatie”, stelt Dijkhof. “Ons vorige pakket was een nacalculatiepakket, een soort geschiedschrijving.”
Dijkhof: “Onze huidige software werkt mee tijdens het volledige bouwproces, dat is een groot voordeel vergeleken met vroeger, omdat het onze medewerkers structuur biedt.”
Deze aanpak brengt rust in de organisatie. “Onze werkprocessen zijn geautomatiseerd met workflows en dankzij taken en signalen weet iedereen in de organisatie wat van hem of haar wordt verwacht. In de afgelopen zeven jaar is de omzet verdubbeld. Dat is niet volledig toe te schrijven aan de ERP-software, maar die heeft er wel voor gezorgd dat we voortdurend in control zijn geweest.”
Dijkhof: “We kunnen meer werk aan en boeken meer omzet met minder mensen.”
Waar de software volgens Dijkhof wel een directe rol bij speelde, was het terugdringen van de in de bouw gebruikelijke faalkosten. “Toen we begonnen met AFAS hadden we te maken met een afwijking van gemiddeld vijf procent op de aanneemsom. Die marge hebben we intussen weten terug te brengen tot minder dan één procent, een behoorlijke verbetering dus.”
Behalve het onderdeel ‘abonnementen’ gebruikt Dijkhof Bouw alle modules van de ERP-software. Vorig jaar zijn de data uit Profit gekoppeld aan dashboards van Power BI. “Daarmee hadden we in één klap een totaaloverzicht van het hele bedrijf. Zelf werk ik met een overzichtsdashboard met kerncijfers dat ik elke dag gebruik”, stelt Dijkhof die erop wijst dat het geautomatiseerde systeem zelf ook nieuwe data genereert. “Daarmee zijn we in staat om onze processen voortdurend te verbeteren. Dat gaat altijd door. Elke begroting die wij voor een project maken, bevat codes waar bijvoorbeeld uren en materialen op worden geboekt. Die boekingen worden vergeleken met de calculatie waaruit positieve of negatieve afwijkingen naar voren komen. Als je de verklaring van die afwijkingen naast de data legt, kun je een continu verbeterproces realiseren.”
Met de data uit het geautomatiseerde systeem heeft Dijkhof Bouw ook strategische keuzes kunnen maken ten aanzien van de bouwportfolio. “Sommige takken van sport hebben we afgestoten, zoals utiliteitsbouw en de activiteiten in de agrarische sector. We hebben de focus gelegd op waar wij goed in zijn, dus op woningbouw, restauratie en renovatie. Met de data uit het geautomatiseerde systeem zijn we erin geslaagd om in de woningbouw twee woonconcepten te ontwikkelen, zowel seriematig als voor de particuliere markt.
Lovend is Dijkhof over de toepassingen van AFAS-partners. Bijvoorbeeld over het calculatiepakket 2Jours, waar Dijkhof Bouw ook vroeger al mee werkte, maar dan stand alone. “Nu gaat de calculatie via een koppeling naar het ERP-pakket als werkbegroting. Dat die twee systemen met elkaar kunnen praten is echt een win-winsituatie.” DigiOffice is het documentmanagementsysteem dat het bedrijf twee jaar geleden in gebruik nam. “In DigiOffice beheren wij bouwdocumentatie, inclusief versiebeheer en communicatie met bouwpartners. Dat werkt perfect. HomeDNA is ons klantportaal dat bijvoorbeeld met foto’s inzicht biedt in de voortgang van het bouwproces en zaken als meer- en minderwerk. Dat heeft de beleving en betrokkenheid van onze klanten sterk vergroot. Het mooie is dat het klantportaal volledig samenwerkt met de software van AFAS. Dat scheelt weer invoer van data en daarmee de kans op fouten.”
Dennis Dijkhof onderhoudt zelf contact met AFAS op strategisch niveau. Twee medewerkers nemen regelmatig deel aan inspiratie- en kennissessies en bezoeken de AFAS Open. Tussen het bouwbedrijf en AFAS is een warme band ontstaan. “Wij zijn voor AFAS natuurlijk een relatief kleine afnemer en dan is het fijn om te merken dat je desondanks toch als serieuze gesprekspartner wordt gezien.”
Dat heeft vermoedelijk ook een andere oorzaak. Als voorloper met de software van AFAS in de bouwsector heeft Dijkhof Bouw al ongeveer vijftig referentiebezoeken gehad. Veel andere bouwbedrijven zijn benieuwd hoe ze in Klarenbeek met de software werken. “Dat kost weliswaar tijd, maar ik vind het leuk om te doen”, legt Dijkhof uit. “De bouw is van oudsher nogal traditioneel en gesloten, maar ik sta er anders in. Ik deel mijn kennis graag met anderen.”
Heeft hij in dat kader nog goede tips voor andere collega-bouwbedrijven? “Zorg er in ieder geval voor dat je de bedrijfsprocessen scherp in beeld hebt om de software er goed op aan te laten sluiten. Het is een denkfout om te veronderstellen dat de software het proces bepaalt, want dat doe je zelf, al denken sommige mensen dat het precies andersom is.” Een tweede tip heeft betrekking op de rol van het management bij softwarevraagstukken. “Je ziet vaak dat de directie investeert in software, waarna de betrokkenheid vervolgens snel afneemt. Het is wel noodzakelijk om er als bedrijfsleiding zelf tijd, energie of middelen in te blijven steken.” Aan de betrokkenheid van Dennis Dijkhof zelf zal het overigens niet liggen. “Ik zit er nog steeds bovenop.”
Dijkhof Bouw, actief op het gebied van woningbouw, restauratie en renovatie, combineert passie voor bouwen en mensen met de modernste machines en een innovatieve en efficiënte bedrijfsvoering. Bij het in 1925 opgerichte bedrijf gaan bijna honderd jaar vakmanschap hand in hand met slimme toepassingen voor bouwprojecten. Ook de komende eeuw wil Dijkhof Bouw haar expertise verder ontwikkelen en een strategische en innovatieve ontwikkelpartner blijven. Daarom omarmt het bedrijf duurzame toepassingen in de bouw, zoals biobased bouwen. Het in Klarenbeek gevestigde bedrijf, dat beschikt over een eigen ambachtelijke timmerfabriek, biedt werkgelegenheid aan bijna negentig mensen.
Automatiseer net als Bouwbedrijf Dijkhof en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |