Bij detacheringsbedrijf DPA houden ze van een pragmatische aanpak. Verschillen de werkprocessen tussen de business units? Dan zoeken ze naar een IT-oplossing die flexibel genoeg is om daarmee overweg te kunnen. Dus koos DPA voor de ERP-software van AFAS. “Het is in zekere zin een stukje maatwerk, maar dan wel beheersbaar.”
Detachering
1.100 medewerkers
Amsterdam
30 augustus 2018
ERP
Interview met:
Marc Lukkien (Manager Business Processes & Systems)
Lars Nillesen (Financieel directeur)
Meer structuur in de backofficeprocessen en de focus op procesoptimalisatie en digitalisering van bedrijfsprocessen. Op basis van dat wensenlijstje ruilde detacheringsbedrijf DPA het verouderde applicatielandschap in voor de ERP-software van AFAS. Binnen DPA fungeerde Marc Lukkien als projectleider van dit project. Hij werkt er in de functie van manager Business Processes & Systems en tussen oktober 2018 en maart 2019 was hij projectleider van de implementatie van AFAS. Ook collega Lars Nillesen was daar nauw bij betrokken. Hij kwam in 2014 bij DPA in dienst toen het consultancybedrijf waar hij als controller werkte door DPA werd overgenomen. Vanaf maart 2017 is Nillesen bij DPA actief als financieel directeur.
Toen Lukkien in 2012 als business controller begon bij DPA was van een volwassen automatiseringsomgeving eigenlijk geen sprake. Dat veranderde de jaren daarna toen, mede als gevolg van enkele overnames, allerlei systemen aan elkaar werden geknoopt. Desondanks werden er overal in de organisatie nog allerlei handmatige activiteiten verricht. In 2018 brak het besef door dat het echt anders moest, aldus Nillesen. Het toenmalige systeem paste niet langer bij DPA. Als kersverse CFO van DPA maakte Désirée Theyse zich in 2018 hard voor het digitaliseren van de backofficeprocessen.
Duidelijk was dat de interne bedrijfsvoering moest worden geoptimaliseerd. Nillesen: “We konden het niet meer bolwerken met de uren en facturen en dat was aanleiding om ons te oriënteren op een ERP-oplossing.” Maatwerk was nooit een optie, stelt Lukkien. “Maatwerk is vaak duur en ingewikkeld en bovendien kun je dat niet zelf beheren. Ook specifieke branchepakketten kwamen voor ons niet in aanmerking, want we zijn een detacheerder en geen uitzendbureau.” Op basis van navraag in het netwerk van DPA en advisering door PwC werd duidelijk dat een generiek ERP-pakket de beste oplossing zou zijn. Na een eerste selectie van leveranciers en een demoronde kwam AFAS als beste kandidaat uit de bus. “Hoewel de prijsstelling van het ERP-pakket aantrekkelijk was, gaf dat uiteindelijk niet de doorslag”, herinnert Lukkien zich.
“Het ging ons vooral om de beschikbare functionaliteit in combinatie met de geboden flexibiliteit.”
De flexibiliteit was uiterst welkom. Weliswaar was het de bedoeling om de software volgens de standaardconfiguratie in te richten, een zekere mate van tolerantie ten opzichte van de standaard moest mogelijk blijven. DPA werkt namelijk met verschillende business units en die hebben allemaal zo hun eigen werkprocessen. “Dus hebben we de inrichting vrij pragmatisch aangepakt”, zegt Nillesen. “Het gevolg daarvan is dat het systeem nu voor alle gebruikers naar wens werkt. Ook al verschillen de behoeften van business units onderling en hanteren ze van elkaar afwijkende definities. Daarmee is het in zekere zin toch een stukje maatwerk, maar dan wel beheersbaar. Dat pragmatische, dat is typisch DPA.”
Het primaire doel van de softwarevervanging was om structuur aan te brengen in backofficeprocessen. Lukkien: “Dat was absoluut nodig omdat we een deel van ons HR-systeem en de facturering in een recruitment tool hadden ondergebracht. Die is daar echter helemaal niet voor bedoeld.” Nillesen is op zijn beurt blij dat de datakwaliteit in de organisatie aanzienlijk is verbeterd. “Vroeger had iedereen zijn eigen beeld van de werkelijkheid. ‘Dat cijfer klopt niet’ was vaak een standaardreactie."
Nillesen: “Nu we met betrouwbare data werken, zijn bijvoorbeeld HR en de financiële administratie echt in staat om toegevoegde waarde te leveren.”
Ook heeft Nillesen tijdens de coronaperiode de meerwaarde van goede data ervaren. “Daardoor kon iedereen online doorwerken en ook digitaal alle contracten met opdrachtgevers en professionals ondertekenen”, merkt Lukkien op.
De rol die AFAS in het detacheringsproces speelt, is redelijk overzichtelijk. Voor de werving en selectie van kandidaten maakt DPA zoals gezegd gebruik van een recruitment tool. Pas als sprake is van een plaatsingscontract komt een kandidaat in AFAS terecht. De software zorgt vervolgens voor registratie van uren, de aanmaak van facturen en de verloning. “Onze core business is feitelijk ongewijzigd gebleven”, stelt Nillesen. “Wat wel veranderd is dat een detachering niet van start kan gaan zonder contract. In het verleden kon dat soms gebeuren, nu niet meer.”
In de praktijk maakt DPA geen gebruik van de standaard dashboards van AFAS. Dat heeft te maken met de behoefte aan managementinformatie zoals deze er ook was in de situatie vóór AFAS. Bovendien heeft het bij DPA de voorkeur om harde data te zien en hiervan zelf analyses te maken. Overigens maakt het bedrijf wel gebruik van Power BI (van Microsoft) voor het visualiseren van data. Dit biedt de gewenste flexibiliteit.
De analysetool van Profit wordt in de organisatie wel veelvuldig benut. Bijvoorbeeld voor het genereren van managementinformatie. “Die is er kwalitatief sterk op vooruit gegaan”, constateert Nillesen. “Als het nodig is kunnen we nu beleidsmatig snel bijsturen. Terwijl we vroeger bij wijze van spreken twee volle werkdagen nodig hadden om een verzendlijst voor kerstpakketten op te stellen.” Dat laatste is nog maar een onschuldig voorbeeld, benadrukt Lukkien. “We draaien nu, enkele dagen sneller dan in het verleden, op de eerste werkdag na de afsluiting van de maand een sluitende consolidatiestaat. Zo weten we precies wat hier in zit en waar we een schatting voor moeten, en ook kunnen, maken.”
Waar Lukkien en Nillesen achteraf tevreden op terugkijken, is de standaard inrichting waarvoor ze destijds kozen. “Eigenlijk hebben we de structuur daarna alleen nog maar simpeler gemaakt”, zegt Lukkien. “Ik kan slecht stilzitten, dus als ik mogelijkheden voor verbeteringen zie ga ik aan de slag. Onze bedrijfsvoering is nu echt helemaal lean. Het gevolg is dat de key-users op de afdelingen meestal zelfstandig vragen kunnen beantwoorden en problemen oplossen. Als het nodig is, ben ik samen met een collega beschikbaar voor ondersteuning. En als wij er niet uitkomen, doen we een beroep op servicemanagement van AFAS. Dan is het probleem in een of twee uur opgelost en kunnen we het voortaan zelf.” Volgen Lukkien en zijn collega-applicatiebeheerder zelf ook cursussen? “We kijken weleens mee als er een online training is, maar vaak kenden we de materie al”, stelt Lukkien. “Het is bij ons vooral learning by doing.”
Zo begon DPA begin 2020 ook met het bouwen van robots in Profit. Lukkien: “Ik heb een gratis online training gevolgd en ben daarna gewoon aan de slag gegaan.” En met resultaat, want inmiddels zijn meerdere processen gerobotiseerd. Gaat er iemand uit dienst? Dan krijgt de robot een signaal om de administratieve afhandeling te verzorgen. Blijven facturen onbetaald? De robot ploegt alle administraties door en bepaalt of er een betalingsherinnering of aanmaning de deur uit moet. Op soortgelijke wijze kan de robot projecten aanmaken en afwijkingen signaleren.
Alles overziend stelt Nillesen: “We hebben een grote sprong voorwaarts gemaakt.” Niettemin verwacht hij dat de geautomatiseerde omgeving ook in de toekomst nog aandacht nodig zal hebben. “We gaan ongetwijfeld weer bedrijven overnemen. Die gaan we dan gestandaardiseerd inpluggen in AFAS. Daar hebben we de draaiboeken trouwens al voor klaarliggen.”
De procesoptimalisatie en digitalisering waar in 2018 zo’n behoefte aan was, is volgens Nillesen volledig gerealiseerd. “AFAS heeft ons geholpen om de gewenste kwaliteitsverbetering in de organisatie versneld te realiseren. De discipline in de organisatie is enorm aangehaald.”
Lukkien: “DPA oefent nu ook een grote aantrekkingskracht uit op een nieuw type medewerkers. Dat zijn mensen die denken in systemen en processen. In die zin heeft AFAS bij ons een cultuurverandering teweeg gebracht.”
Heimwee naar vroeger hebben Lukkien en Nillesen uiteraard niet. Lukkien illustreert ‘de grote sprong voorwaarts’ nog maar eens met een voorbeeld. “We krijgen nu de complimenten van onze accountant dat hij volledig op onze systemen en processen durft te vertrouwen. Dit bespaart de accountant en ons veel handmatig werk en ook discussies over de betrouwbaarheid van cijfers. Dat is vanzelfsprekend ook een compliment voor AFAS.”
DPA is dé specialist in detachering. Detachering is de ideale oplossing voor organisaties die snel professionals met specifieke kennis en competenties nodig hebben. Maar ook voor professionals die vakinhoudelijk willen groeien, werkt het als ontwikkel- en loopbaanversneller. DPA levert de beste professionals voor complexe vraagstukken en tijdelijke opdrachten. Dat gebeurt vanuit de eigen pool van ruim 1.100 DPA-professionals en het netwerk van zelfstandige specialisten. Deze professionals worden doorlopend getraind in kennis en competenties en worden geplaatst op uitdagende opdrachten bij gerenommeerde opdrachtgevers, zoals ING, Philips, ASML en Unilever. Zo is DPA voor opdrachtgevers een proactieve kennispartner die met de juiste expertise effectieve antwoorden kan aanreiken op de uitdagingen van de toekomst. DPA is gevestigd op tien locaties in Nederland. Het hoofdkantoor bevindt zich in Amsterdam.
Automatiseer net als DPA en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |