Dat biedt Focus4U zijn klanten. En om dat te kunnen geven, wil oprichter en directeur Michel van Dijk niet gehinderd worden door onnodig administratief werk. Dus zet hij op dat vlak vol in op automatisering. Al meer dan 20 jaar.
Accountancy
16 medewerkers
Woudenberg
1 januari 1993
ERP
Michel van Dijk
Van Dijk en zijn compagnon Johan Jansen werkten in 1991 allebei bij de voorloper van Focus4U. En ze hadden allebei dezelfde ideeën over hoe het anders kon met het bedrijf. Die konden ze uitvoeren, doordat ze als een van de eersten met AFAS gingen werken – al kon de software toen nog lang niet zoveel als tegenwoordig.
Van Dijk: ‘Indertijd was het de gewoonste zaak van de wereld dat je niet alleen administratie verzorgde voor je klanten, maar ze ook verzekeringen verkocht. Die koppelverkoop, daar wilden wij wel van af. Omdat het op gespannen voet stond met echt altijd het beste advies kunnen geven. En wat nog veel belangrijker was: we hadden er allebei een hekel aan om hele dagen in de auto te zitten. Dus wilden we ook af van de stapels papier waarmee we continu heen en weer reden. We hadden affiniteit met IT, en geloofden echt dat dat de toekomst was. We hadden allemaal verschillende programma’s voor allemaal verschillende taakjes. En dat was wel erg bewerkelijk.’
Toen Van Dijk en Jansen het bedrijf overnamen, was AFAS een van de klanten waar ze voor werkten. Van Dijk: ‘Dat was toen nog maar een kleine club natuurlijk, maar we vonden het wél vreselijk interessant. Het bedrijf heette toen nog Administratief Financieel Automatisering Systeem, en ze hadden een product waar bijna alles in kon dat wij nodig hadden. Twee zaken spraken ons bijzonder aan. We waren allereerst erg blij met het principe van één database voor alles. Die filosofie werkte toen, en werkt nu nog. En daarnaast vonden wij dat de administratie van onze klanten ook bij onze klanten moet gebeuren, niet bij ons achter gesloten deuren. Met de software van AFAS kon dat. Dat liep toen over een directe modemverbinding met onze klanten, en dat was niet zo snel. Het was soms echt sneller geweest om met de auto heen en weer te rijden, maar tóch: dit was een stap vooruit.’
Het enige dat AFAS in die begintijd nog niet kon, was rapportages leveren. Van Dijk: ‘Daar bouwden we toen zelf een koppeling voor. In WordPerfect. Het was natuurlijk geen vergelijk met wat er tegenwoordig allemaal kan, maar het werkte. En klanten werden er erg blij van. Want niemand vindt boekhouding leuk, maar iedereen wil rapportages hebben, weten hoe het gaat.’
Vertrouwen hebben en heldere keuzes maken. Zowel qua softwarepakket, als qua type klanten. Dat is volgens Van Dijk de basis onder de groei van zijn bedrijf. ‘We kunnen jou niet adviseren als je niet op zijn minst ook een béétje ondernemer bent. Als je echt helemaal niets van je administratie wilt weten, nemen we afscheid.’
Er is een goede reden dat veel ondernemers hun administratie uitbesteden. Van Dijk is daar ook groot voorstander van. En toch: ‘Je ziet ook dat ondernemers die er wel in geïnteresseerd zijn, die af en toe zelf iets doen in hun administratie, een andere ontwikkeling doormaken dan mensen die op hun bankrekening kijken om te weten hoe het gaat. Ze houden het vaak langer vol en groeien harder. Een ZZP’er die enorm veel liefde voor en kennis van zijn vak heeft, maar geen enkele affiniteit met administratie, dwingen we daarom alsnog om zijn eigen facturen te versturen. We nemen met plezier al het andere over, inclusief je inkoop, maar we kunnen je niet adviseren als je helemaal geen ondernemer bent. Dat moet je wel willen, als klant. En we helpen je er graag bij, maar als je echt niet wilt, nemen we afscheid.’
Die houding heeft Focus4U al erg lang. Van Dijk: ‘Toen we net met AFAS werkten, maakten wij iets dat leek op de templates van nu. Het kwam erop neer dat we in AFAS basisinrichtingen maakten voor bv’s, nv’s en eenmanszaken. In al die basisinrichtingen werd iedere uitgave meteen gekoppeld aan de juiste posten en RGS-referentiecodes. Een enorme klus om te bouwen, maar op een gegeven moment stond het als een huis. Alleen: onze klanten konden het niet aan. Tenminste, hun computers niet. Als ze die al hadden. Wij hebben toen een deal gemaakt met IBM. Zij leverden tegen een vriendelijk prijsje de PC’s met software, als wij ze de klanten daarvoor zouden leveren. AFAS stapte daar ook in. Wij konden toen tegen klanten zeggen: joh, wij doen je administratie supersnel en supergoedkoop, maar dan moet je wel de juiste apparatuur hebben. De meesten wilden dat maar al te graag, anderen zagen het niet zitten. Die laatste groep zijn we af gaan bouwen.’
Ook nu nog zijn vertrouwen en keuzes de basisprincipes waar Van Dijk op vaart. ‘Met AFAS hebben we een supergoede verstandhouding. We helpen elkaar graag en vaak. In de beginjaren ontwikkelden wij geregeld zaken die AFAS later integreerde, tegenwoordig helpen ze ons bij het bouwen van maatwerkoplossingen. Dat doen en deden we van beide kanten zeer transparant. En zo werken we ook met onze collega’s uit de branche. Als die hulp nodig hebben bij de technische inrichting van hun systeem, krijgen ze die. En als ze willen weten hoe we iets doen, vertellen we dat. In de eerste plaats omdat we houden van sparren en kennis delen. Dat zorgt voor betere verstandhoudingen en dat is voor iedereen prettiger werken. En in de tweede plaats omdat we geloven dat het echt allemaal niet zo ingewikkeld is. We kunnen heel geheimzinnig doen over een oplossing die we ontwikkeld hebben, maar als wij iets kunnen verzinnen, kan een ander het ook.’
De filosofie van Focus4U heeft ervoor gezorgd dat het bedrijf flink gegroeid is. Dertien medewerkers houden zich inmiddels bezig met administratie en advies. En daarnaast zijn ook Outsite4U en Integrate4U opgericht. Het eerste bedrijf biedt IT consultancy voor andere administratie- en adviesbureaus, het tweede bouwt oplossingen om nog meer klantwensen in AFAS uit te kunnen voeren.
Van Dijk: ‘AFAS software is voor ons erg belangrijk, maar het is óók maar een gereedschap voor ons eigenlijke werk. Toen we steeds vaker hulpvragen kregen op softwaregebied, besloten we dat te scheiden van de administratietak. Maar natuurlijk werken die takken wel nauw samen. We zijn geen traditioneel accountantskantoor, maar we zijn ook niet per se een IT-bedrijf. We zien wel dat de techniek zich maar blijft ontwikkelen en daar willen we in mee gaan.’
‘Soms gebeurt het dat we iets niet kunnen oplossen in AFAS. Dan is stap één: sparren met AFAS. Geven zij aan dat het te veel een niche-vraag is? Dan bouwen we het zelf. We werken met het platform Nodum, dat ons in staat stelt om vrijwel alle systemen aan AFAS te koppelen. En we werken met andere ervaren AFAS optimalisatiepartners samen in The Integrators. Samen hebben we daar de kennis en expertise om vrijwel iedereen in staat te stellen om AFAS Profit zo optimaal en praktisch mogelijk te gebruiken. Onze klanten daar zijn vaak grote bedrijven, multinationals. Dat staat inderdaad ver weg van de ZZP’er die we helpen om zelf zijn facturen te versturen. Maar we zijn er om mensen te helpen, en dat blijven we graag op veel vlakken doen.’
Het allerbeste advies voor ondernemers. Dat biedt Focus4U zijn klanten. En om dat te kunnen geven, wil oprichter en directeur Michel van Dijk niet gehinderd worden door onnodig administratief werk. Dus zet hij op dat vlak vol in op automatisering. Al meer dan 20 jaar.
Van Dijk: ‘Onze klanten weten vooraf precies wat een jaarrekening ze kost. Dat komt doordat we niet meer denken in uurtje factuurtje, maar in producten. En dan is het aan ons om zo efficiënt te werken dat de prijs bij zo’n product uit kan. En dat kan, doordat we zoveel administratief werk automatiseren.’
‘Vroeger stond er op een factuur: ‘Voor u verrichtte werkzaamheden …’. Dat kan niet meer. De klant ziet precies wat we doen. Twintig jaar geleden betaalde je klant ook het praatje over voetbal op maandagochtend, of je rookpauze. Inefficiëntie die allemaal in de factuur verstopt zat. Net als het zoeken naar klantstukken, bijvoorbeeld. Maar wij vinden dat je zo’n kwartiertje met goed fatsoen niet meer op de factuur kwijt kunt. En dat hoeft ook niet – als je het maar digitaliseert.’
De echte winst van de automatisering komt later pas. Van Dijk: ‘In de eerste plaats kun je met goede software natuurlijk gewoon meer data tegelijk verwerken. En daarnaast verandert het contact met je klant. Wij geven in het hele proces aan wat we nodig hebben van de klant, en waarom. Die krijgt daardoor meer inzicht in wat we doen. En we hebben veel meer contactmomenten dan vroeger. Daardoor wordt het voor zo’n klant ook makkelijker om andere vragen te stellen. Niet over zijn administratie, maar over zijn bedrijf. En dan kom je ergens.
Automatiseer net als Focus4u en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |