Uitdagingen

Een Europese aanbesteding dwingt je goed te formuleren wat je wensen zijn. En dus zette Almere die op een rij. De organisatie wil minder papier en simpelere procedures. Dat wil ze onder meer bereiken met de invoering van E-HRM. Om precies te zijn met een systeem dat lage kosten met zich meebrengt, eenvoudig beheerd kan worden en dat gemakkelijk doorontwikkeld kan worden.

‘Eigenlijk hadden we alleen verlof en ziekteverzuim goed gedigitaliseerd’, vertelt Drenth. ‘We hadden nog vrij veel papieren processen waar ook nog ingewikkelde procedures aan hingen, met veel handtekeningen enzovoort. Het in-, door-, en uitstroomproces bijvoorbeeld, met formatieformulieren, inhuurformulieren en nog meer formulieren.
Dat soort processen wilden we verbeteren.’
 

Zo simpel mogelijk

Drenth: ‘We helpen allereerst door het gemakkelijker te maken, minder handtekeningen en overbodige vragen te verwijderen. De rol van mij als tolk is om me te verplaatsen in de gebruiker. En naar HR te gaan en te vragen: waarom stel je die vraag? Dan blijkt dat ze met sommige antwoorden eigenlijk niet zo veel doen.
Digitaliseren helpt op die manier om kritisch te zijn op je eigen processen.’ 

Bovendien zorgt digitalisering ervoor dat je sommige dingen kunt automatiseren, waardoor ze eenvoudiger worden. ‘Waarom moet een manager of een medewerker uitzoeken wat een kostenplaats van een bepaalde uitgave is? Dat kan het systeem ook gewoon toevoegen. Zo haal je alle ballast eraf. En dat is eigenlijk simpel boerenverstand.’