Zonder tegenslag geen succes. Die spreuk is zeker van toepassing op de weg die de P&O-afdeling van de gemeente Zeist heeft afgelegd met AFAS. De implementatie van het nieuwe HRM- en payroll-systeem was in 2022 een proces van vallen en opstaan. Al die verschillende regelingen in gemeenteland, al die excel-bestanden die nodig waren voor de migratie, al die voortschrijdende inzichten: het was een enorme klus. Maar met een oplossingsgerichte mindset is er door alle partijen veel geleerd én voor elkaar gebokst. En kijk nu: AFAS is niet meer weg te denken uit de organisatie van de gemeente Zeist. Er zijn zoveel administratieve HR-processen geautomatiseerd en daardoor gestroomlijnd, dat het bijna niet meer voor te stellen is hoe omslachtig het vroeger ging. Medewerkers van de gemeente Zeist hebben die veranderingen dan ook vanaf dag één omarmd.
‘Wat ons geholpen heeft, is dat we in één keer alle processen hebben omgegooid’, vertelt Liane van der Mispel, projectleider van de implementatie van AFAS bij de gemeente Zeist. ‘Ons uitgangspunt daarbij was: we volgen de standaard van AFAS. De organisatie moet zich aanpassen, niet het systeem. Dat werkt heel goed. We hebben daardoor niet ervaren dat medewerkers hun hakken in het zand zetten. We hebben veel uitgelegd, waardoor de adoptie van het nieuwe systeem goed is verlopen.'
De voordelen zijn duidelijk, want er gaan nu veel administratieve processen automatisch’, vult Marloes Mol Lous aan. Ze geeft een voorbeeld. ‘Neem een salariswijziging. De afdeling personeelszaken maakte daar voorheen een documentje voor aan, stuurde dat naar de teamleider voor akkoord, dan ging het weer terug naar personeelszaken voor een handtekening, dan moest het ook nog naar de medewerker voor een handtekening en ging het uiteindelijk in een mapje. Superlang verhaal en een langdurig proces. Vergat iemand te tekenen? Dan moest je daar weer achteraan. Dat behoort gelukkig tot de verleden tijd.’
Ander mooi voorbeeld: het geautomatiseerde proces rond de indiensttreding van een nieuwe medewerker.
Marloes: ‘Er gaat vooraf een automatisch bericht naar de medewerker om diegene te verwelkomen en de medewerker zelf weet precies wat hij of zij digitaal moet aanleveren. Dat maakt het proces efficiënt en minder foutgevoelig.’
Liane rekent voor dat de administratieve lasten voor de P&O-organisatie van de gemeente Zeist zeker gehalveerd zijn sinds de komst van het nieuwe systeem. Daarnaast kan het team alle belangrijke zaken monitoren. ‘Waar bevinden documenten zich en bij wie liggen welke taken? Dat is altijd in een klik duidelijk. Dat is een verademing ten opzichte van hoe we het hiervoor deden. Toen moesten we de mailbox bijhouden om te kijken welke taken uitgestuurd waren en erachteraan als iets nog niet was teruggekomen.’ Nog een welkome verandering: dankzij het nieuwe systeem hebben medewerkers altijd toegang tot hun dossier. De tijd dat functioneel beheer van de gemeente Zeist tal van vragen moest beantwoorden, is voorbij.
Marloes: ‘Nu hebben we functioneel beheer uitbesteed aan een AFAS-expert, die ons helpt bij de ontwikkeling van het systeem. Deze specialist loopt samen met ons alle workflows nog eens na en we kijken samen wat we nog meer kunnen automatiseren. Functioneel beheer is dus helemaal veranderd binnen onze organisatie.’
Terwijl de administratieve lasten sterk zijn verminderd, is het inzicht in processen en data juist toegenomen. Het zijn de meest significante veranderingen die de gemeente Zeist ervaart sinds ze met AFAS werkt. ‘We hebben meer inzicht in verlof, verzuim, formatie en bezetting’, zegt Liane. ‘Waarom gaan mensen uit dienst? Ook dat kunnen we nu beter vastleggen. Net als ontwikkelgesprekken. Dat is belangrijk met het oog op de huidige arbeidsmarkt. Binden is immers het nieuwe werven. Daar zijn we zeker nog niet klaar mee, maar we hebben wel beginnetjes gemaakt waarmee we verder kunnen. Voorheen hadden we alles in een mapje op de netwerkschijf staan en beschikten we niet over een digitaal personeelsdossier. Nu we dat wel hebben bouwen we veel meer informatie op.'
Liane: 'Daardoor kunnen we steeds datagerichter werken en dat is precies wat we willen. We zijn nu bezig om zelf rapportages te maken, al is dat een uitdaging omdat het in gemeenteland om veel specifieke informatie gaat.’
Zeist is een plaats en gemeente in het midden van de provincie Utrecht. De gemeente telt 66.612 inwoners (31 januari 2023, bron: CBS). De gemeente Zeist ligt in het bosrijke gebied van de Utrechtse Heuvelrug en heeft daardoor buiten de woonkernen een overwegend ‘groen’ karakter. Naast de hoofdplaats Zeist telt de gemeente vier dorpen: Austerlitz, Bosch en Duin, Den Dolder en Huis ter Heide. Vanwege het kasteel Slot Zeist wordt Zeist wel Slotstad genoemd. De gemeente Zeist is een moderne werkgever met medewerkers die betrokken en vooral zichzelf zijn. Er wordt gewerkt op basis van drie kernwaarden: vertrouwen, kracht en nabijheid. Er werken meer dan 400 mensen. Daarnaast werken zo’n 100 medewerkers via detachering in het Sociaal Domein (Centrum Jeugd en Gezin en Sociaal Team). Ook de gemeenteraadsleden, de buitengewoon raadsleden, de trouwambtenaren, diverse commissies en de rekenkamerleden worden geregistreerd in AFAS. Hiermee komt het totale aantal op ruim 725 registraties.
Benieuwd naar het volledige verhaal van gemeente Zeist?