Bij Geldersch Landschap & Kasteelen (GLK) was men gewend met maatwerksoftware te werken. Nu de stichting gekozen heeft voor standaardsoftware ontdekt de organisatie dat men daarmee niet alleen de bedrijfsprocessen beheersbaar en in control kan houden, maar ook de interne communicatie kan versterken door een intranet met directe toegang naar andere functionaliteiten.
Natuurbehoud & Monumentenzorg
131 medewerkers en ruim 770 vrijwilligers
Gelderland
9 oktober 2017
ERP
Interview met:
Ine van Oort (Hoofd Bedrijfsvoering)
Ine van Oort is sinds drie jaar Hoofd Bedrijfsvoering bij GLK. Ze stroomde door naar deze functie nadat ze gedurende een periode van vijf jaar had gewerkt als waarnemend hoofd P&O en P&O-adviseur. De belangstelling voor het personeelswerk werd aangewakkerd toen ze in een vorige functie bij ABN Amro met een groot aantal reorganisaties te maken kreeg. De overgang naar een nieuw geautomatiseerd systeem is natuurlijk geen reorganisatie, maar de impact is er niet minder om. “Een giga-verandering”, aldus Van Oort. Als Hoofd Bedrijfsvoering heeft ze daar uiteraard zelf sterk de hand in gehad.
Interactie en verbinding
GLK werkt nog maar relatief kort met de software van AFAS. Van Oort noemt met name het intranet (MijnGLK) een enorme aanwinst voor haar organisatie. “Het zorgt voor interactie en verbinding. Voorheen hadden we alleen drie tot vier keer per jaar een personeelsbijeenkomst en elk kwartaal een aflevering van het personeelsblad. Maar op het moment dat het blad van de drukker kwam, was een deel van de inhoud alweer verouderd. Daarbij was het natuurlijk een veel duurdere oplossing dan een intranet.”
Trots toont ze de voorpagina van MijnGLK, waar de bezoeker kan doorklikken naar functionele onderdelen als taken, verlof en uren boeken. Ook is er een afdeling voor officiële mededelingen van het management, een smoelenboek en luchtiger onderdelen als ‘leuk om te weten’, de jarigen en ‘de foto van de week’. Wat voor InSite geldt, gaat ook op voor andere onderdelen van het ERP-pakket zegt Van Oort.
“De standaardsoftware vormt de basis. Die maken we organisatiespecifiek met onze eigen look & feel en de ideeën van onze medewerkers.”
Allergie voor maatwerk
Voor AFAS was er GEIS, wat staat voor Gelders Informatie Systeem. Dat was een maatwerkpakket dat functioneerde als centrale schil voor diverse best of breed applicaties. Op papier althans. Want in de praktijk gebeurde het dikwijls dat als ergens in het IT-landschap een update werd geïnstalleerd, er elders in het systeem iets niet meer deed wat het moest doen. Dan werd een mutatie op de ene plek bijvoorbeeld niet automatisch op andere plekken ook aangepast. En als je eens een leuk idee had voor een nieuwe knop in het scherm, dan kostte dat zomaar vijfduizend euro.
Op een gegeven moment lag in de organisatie de vraag op tafel of overstappen van Silverlight naar HTML5 verstandig zou zijn. “Toen hebben we ons afgevraagd: moeten we dat eigenlijk wel willen?”, zegt Van Oort. “We realiseerden ons dat het een kostbare aangelegenheid zou worden. Bovendien, zo vroegen we ons af, worden we wel blij van dit systeem? Ons uitgangspunt was dat de software ons primair moet ondersteunen in de bedrijfsvoering zodat we taken veilig, betrouwbaar en gebruiksvriendelijk kunnen uitvoeren. En dat binnen de financiële kaders. Met maatwerk kan alles. Het kost wat, maar dan heb je ook wat. Maar in de loop van de tijd hadden we ook een zekere allergie voor maatwerk ontwikkeld.”
Binnen GLK was al wel duidelijk dat een ERP-pakket de beste optie was. “We wilden een integrale oplossing waarin alle onderdelen foutloos met elkaar communiceren”, stelt Van Oort. Dat het automatiseringsvraagstuk een strategische aangelegenheid was, bleek wel uit het feit dat er zelfs in de hoogste bestuursorganen over gesproken werd.
“De Raad van Toezicht stelde: als het mogelijk is om negentig procent van onze processen met standaardsoftware te automatiseren, dan vinden wij dat voldoende en geven we groen licht.”
Voor het selecteren van een nieuwe automatiseringspartner oriënteerde GLK zich in eerste instantie op de bestaande leveranciers. De partij aan wie de salarisadministratie was uitbesteed, werkte met de software van AFAS. “Daar waren zij buitengewoon goed over te spreken”, zegt Van Oort. “Wat ons meteen aansprak was dat deze leverancier werkt met een prijs per medewerker. En niet, zoals veel andere aanbieders, met een prijs per module. Wij wilde namelijk de volledige functionaliteit van het pakket benutten. Als organisatie die voor een groot deel afhankelijk is van de giften van donateurs, is het onze opdracht om verstandig met geld om te gaan. Dan wil je graag van tevoren weten waar je aan toe bent. Wat daarnaast gewicht in de schaal legde was de nadruk die AFAS legt op het gemak voor gebruikers. Ons medewerkersbestand is nogal gevarieerd. Voor onze ongeveer 130 medewerkers hanteren wij niet minder dan 45 verschillende functieprofielen; van academisch geschoolde stafmedewerkers tot schaapherders in het veld. Ons uitgangspunt was dat zij allemaal in staat zouden moeten zijn om met een nieuw systeem te kunnen werken. Daarnaast werken wij samen met zo’n 750 vrijwilligers. Ook met deze mensen willen wij graag interactief in contact blijven. Reden waarom ook OutSite wordt ingericht met een omgeving die bijna gelijk is aan die voor alle vaste medewerkers.”
Flexibiliteit financiële onderdeel
Belangrijkste punt voor het al dan niet in gebruik nemen van een nieuw pakket was de flexibiliteit van het financiële onderdeel. Van Oort legt uit dat de variatie in functieprofielen overeenstemt met het activiteitenpakket van de organisatie. “We beheren natuurlijk gebouwen en terreinen, en stellen die open voor het publiek. Maar we verpachten ook grond en verhuren onder andere trouwlocaties, campingterreinen en woningen. We exploiteren horeca en winkels en hebben feest- en vergaderlocaties. Dat zijn producten en diensten die op verschillende manieren in de financiële administratie moeten worden verwerkt, dus dat vraagt nogal wat van het systeem. De software van AFAS bleek flexibel genoeg om die verscheidenheid aan te kunnen.”
Naast de verhuur en pacht van onroerende zaken is het de bedoeling om ook de 47 duizend donateurs van GLK op korte termijn in AFAS onder te brengen bij het onderdeel Abonnementen. “We oriënteren ons hierbij ook op de aanvulling die geleverd wordt door de applicatie Toegift”, zegt Van Oort. “Toegift is al in gebruik bij het Longfonds. Wij hebben daar binnenkort een afspraak om te kijken of Toegift ook voor ons de meest praktische oplossing is.”
GLK besteedt veel aandacht aan ondersteuning van gebruikers. Twintig medewerkers vormen bijvoorbeeld een gebruikersraad die regelmatig met ideeën komt. Daarnaast bezoeken medewerkers van de financiële afdeling gebruikers op locaties om ze waar nodig te helpen met facturering en het boeken van uren. Dat is nodig omdat het financiële onderdeel van het ERP-pakket nog maar relatief kort, sinds 1 januari 2019, in gebruik is.
Bovendien faciliteert GLK eindgebruikers met door de functioneel beheerders gemaakte handleidingen. Maar er gebeurt nog meer, benadrukt Van Oort. “Elke donderdag gaan we met de consultants op bezoek bij de heavy users van het systeem. Hun feedback blijkt heel waardevol en leidt regelmatig tot aanpassingen. Vinden ze het verwarrend om brieven en taken in een en dezelfde opsomming te zien? Dan halen we dat toch uit elkaar? En hebben ze ergens een extra veld nodig voor opmerkingen? Geen probleem."
"Ik bedoel: aan de voorkant kun je het niet verzinnen, de slimste verbetervoorstellen komen van de gebruikers zelf.”
GLK waakt ervoor om gebruikers al te zeer achter de broek aan te zitten. Een voorbeeld. Het boeken van uren was altijd iets wat de secretariaatsafdeling voor veel medewerkers voor haar rekening nam. Toen in 2018 het onderdeel HR werd geïmplementeerd, ontstond de mogelijkheid dat medewerkers zelf uren konden gaan boeken. Daarvoor moesten de Nokia’s 3310 natuurlijk wel plaatsmaken voor smartphones en tablets. Van Oort: “In de organisatie hoorde je mensen zeggen: dat gaat nooit lukken. Ze willen het niet of ze kunnen het niet. Daarom besloten we er niet te veel druk op te leggen door gebruikers eerst te laten wennen aan hun mobiele apparaten. Ik was ervan overtuigd dat we met de nodige ondersteuning van onze kant gebruikers zover konden krijgen dat ze zelf actief zouden worden voor het aanvragen van verlof, boeken van uren enzovoort. Daarvoor hebben we zelfs iPhone- en iPad-cursussen georganiseerd.”
Druk legt de organisatie evenmin op het gebruik van de AFAS Pocket App. “Vooral voor relatiebeheer is de Pocket App een waardevolle aanvulling, dus dat is mooi. Maar de rest van de mensen laten we vrij in het gebruik van de app”, aldus Van Oort. De implementatie bij GLK is nog niet volledig afgerond. De afdeling Finance kijkt nog naar welke rapportages precies nodig zijn en hoe sturingsinformatie benut kan worden. De afdeling HR is wat verder; daar maakt men al gebruik van generieke dashboards die informatie leveren over bijvoorbeeld bezetting en ziekteverzuim. “Dat lijkt misschien nog niet heel indrukwekkend, maar vroeger hadden we dit allemaal niet hè?”, aldus Van Oort, die vooral blij is met de komst van het intranet.
“Daarmee is de interne communicatie sterk verbeterd. Dat was een belangrijke doelstelling. Daarnaast geldt voor mezelf, net als voor mijn bestuur en de Raad van Toezicht, dat ook de kostenkant zwaar meetelt. Ik verwacht volgend jaar een behoorlijke besparing te kunnen realiseren op beheer- en ontwikkelkosten. Dat is natuurlijk heel mooi, maar persoonlijk word ik ook heel blij van de integratie van functionaliteit. Vroeger hadden we regelmatig te maken met mutaties die je op meerdere plekken in het systeem moest doorvoeren. Dat is nu verleden tijd. Daarmee zijn we ook verlost van gênante toestanden zoals het sturen van een bedankbriefje naar een donateur voor een extra gift naar diens oude adres. We zijn tegenwoordig eenvoudigweg veel meer in control. Het beheer van de organisatie is vele malen efficiënter ingericht.”
Tevreden is Van Oort ook over de gebruiksvriendelijkheid van het systeem voor medewerkers. Ze zegt: “Voor hen moet het gaan om de verhuur van trouwlocaties, of de verkoop van hout. Over het systeem moet het juist niet gaan.” Terugblikkend stelt Van Oort: “Dit was echt een ingrijpende operatie voor onze organisatie. Voor sommigen collega’s was dat aanleiding om zich zorgen te maken over mogelijke risico’s. Ik ben er daarom trots op dat we ondanks die giga-verandering geen moment niet in control zijn geweest.” Waarna ze concludeert: “Weet je wat het is? In de periode met GEIS waren wij eenzaam. Maatwerk wordt immers alleen voor jou gemaakt. Nu we werken met AFAS zijn we niet meer alleen. Wat wij nodig hebben aan mogelijkheden zijn vaak ook de vereisten en wensen van andere gebruikers van dezelfde software.”
Geldersch Landschap & Kasteelen (GLK) beheert ruim 150 natuurgebieden, kastelen en landgoederen in Gelderland. Concreet gaat het om bijna 12.000 hectare natuur en 36 kastelen, landhuizen en kasteelruïnes. Daarnaast is er een museale collectie die bijna 25.000 objecten omvat.
Op grond van het uitgangspunt dat je natuur en cultuur niet los van elkaar kunt zien, hanteert de stichting bij het beheer twee belangrijke uitgangspunten. Ten eerste herstelt de organisatie het landschap en de biodiversiteit die daarbij hoort. Ten tweede richt GLK zich op het zoveel mogelijk herenigen van de landhuizen met hun omgeving. De stichting biedt werkgelegenheid aan 131 beroepskrachten en ruim 770 vrijwilligers. Het centrale kantoor van Geldersch Landschap & Kasteelen bevindt zich in Arnhem.
Automatiseer net als Geldersch Landschap & Kasteelen en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |