Overheid - WSW (Sociale werkvoorziening)
850 medewerkers
Oosterhout
Mei 2014
ERP
Martin Fennema (projectleider & applicatiebeheerder)
MidZuid ging bij de aanbesteding niet over één nacht ijs. Fennema: ‘Veel van onze medewerkers moeten met het nieuwe systeem werken. Dus wij wilden weten waar zij tegenaan liepen en wat zij verwachtten.’ En dus deed MidZuid een inventarisatie op de werkvloer. Het resultaat: een verlanglijstje met wel 170 punten. Van het werken met mobile devices tot de mutaties van in- en uitdiensttreding. Fennema: ‘170 punten is veel en dat komt vooral doordat we met het sociale werkbedrijf te maken hebben. Daar komt gewoon erg veel bij kijken. Je wilt bijvoorbeeld registreren of iemand handelingsbekwaam is, maar ook alle Wsw-statistieken op de goede plek hebben. En dan wil je óók nog dat deze informatie voor de juiste persoon direct beschikbaar is. Door al die punten op een rij te zetten kun je heel goed beargumenteren waarom je wat nodig hebt.’
Uit de inventarisatie kwamen twee belangrijke punten naar voren. De eerste was dat de organisatie data eenmalig wilde invoeren. ‘We hebben te maken met zoveel verschillende cliënten. De één heeft een reguliere baan, de ander werkt in het sociale werkbedrijf, weer een ander zit in het ontwikkeltraject. Dat moet allemaal verwerkt worden en overzichtelijk worden opgeslagen. We werkten met verschillende systemen, waardoor er heel veel dubbel werk werd gedaan. De administratie moest bijvoorbeeld de gegevens voor de urenregistratie overtypen uit het systeem waar leidinggevenden de uren in bijhouden. Dat wilden we anders hebben. Onze kracht is werken met mensen. En daar willen we onze tijd en energie in steken.’
Het tweede punt gaat over het automatiseren van processen en het vindbaar maken van informatie. Fennema: ‘We wilden dat het nieuwe systeem ook taken van ons ging overnemen. Ontzorgen. Als een werknemer langdurig ziek is, moet je bijvoorbeeld een aantal stappen uitvoeren. Dat staat in de Wet verbetering poortwachter. Dan is het fijn als het systeem je hieraan herinnert wanneer je wat moet doen. Daarnaast was het in de oude systemen behoorlijk lastig om te achterhalen wie de leidinggevende was van een bepaalde werknemer. Als je iets wilde weten over die werknemer, moest je eerst naar P&O om erachter te komen wie die leidinggevende was. En dan kon je pas je vraag stellen. Dat moest beter ingericht worden.’
MidZuid koos voor AFAS. En de organisatie maakte de overstap naar nieuwe software in fases. Te beginnen met de financiële administratie. Want daar was de nood het hoogst. Die overstap beviel goed. En dus ging MidZuid in 2017 ook met HRM en payroll over op AFAS.
MidZuid merkte bij het werken met financieel dat het grote voordeel van AFAS is, dat je processen optimaliseert. Bijvoorbeeld doordat je gegevens maar één keer invoert. Fennema: ‘Dat was zo’n goede ervaring, dat we ook HRM- en payrollprocessen wilden verbeteren. En weer kwamen we uit bij AFAS.’ En ook de implementatie ging bij MidZuid in fases. Fennema: ‘Eerst HRM en later ook het cliëntvolgsysteem. Het zou te veel impact en risico’s hebben voor onze organisatie om die twee tegelijk te doen.’
Juist door stap voor stap te werk te gaan, kon MidZuid goed handelen in situaties die extra inspanning vroegen. Fennema: ‘Vaak wordt eerst HRM en Payroll ingeregeld en daarna pas financieel. Bij ons ging het andersom. Dat zorgde voor wat extra oponthoud. Het probleem was dat medewerkers niet konden worden ingelezen. Sommige namen kwamen namelijk al voor in het financiële systeem. Deze hadden alleen niet de goede gegevens voor het HRM-deel. Het probleem is opgelost met extra hulp van AFAS. Daar hebben ze ons goed bij geholpen, maar het was voor hen ook een mooi leermoment. Ze zijn erachter gekomen dat je het personeelsbestand in HRM altijd moet inregelen. Ook als een bedrijf alleen maar het financiële deel wil. Volgens mij is dat nu ook een vast onderdeel van de procedure geworden.’
Het werken in fases was niet de enige succesfactor bij de overstap van MidZuid. Het hielp ook enorm dat de organisatie alle medewerkers erbij betrok. Van het verlanglijstje bij de aanbesteding tot de livegang zelf. Fennema: ‘Alle betrokken medewerkers hebben we uitgenodigd voor een uitgebreide presentatie bij de livegang en daarna hebben we spreekuren georganiseerd voor vragen over het nieuwe systeem. Doordat collega’s al vanaf de aanbesteding betrokken waren, merk je veel welwillendheid. Op deze manier neemt iedereen deel aan het proces en neem je de weerstand weg. Het commentaar dát we achteraf kregen, ging bijvoorbeeld over de kleuren van het programma.’
‘De grootste winst halen we met de verwerking van de uren. Iets dat elke dag en elke week moet gebeuren. Eerder moest de administratie de uren uit het ene systeem en de gegevens van de medewerker weer uit een ander systeem halen. De informatie was digitaal, maar er kwam nog veel handwerk bij kijken. Nu komt dat gewoon samen in Profit en hoef je alleen maar te checken of de informatie klopt. De leidinggevende voert op de dag zelf in dat er acht uur is gewerkt door een medewerker. Aan het einde van de week geeft hij akkoord voor de uren. De administratie bekijkt de uren, controleert ze en zet ze klaar voor de urenverantwoording. ’
Niet alleen de urenverwerking is gemakkelijker geworden, ook het nieuwe intranet levert veel voordelen op. ‘Op InSite ziet iedereen precies wat hij moet zien en meer heb je ook niet nodig. Hiermee kan je ook een stuk taakgerichter werken, omdat taken letterlijk voor je klaarstaan. Als je inlogt zie je direct wat je moet doen. Kan je ook niets vergeten. Zo helpt het systeem je ontzorgen.’
Sinds kort heeft MidZuid ook inkoop ingeregeld via Profit. ‘Dat wordt gedegen gedaan en scheelt ons een hoop werk. Als ik een bosje bloemen of een taart wil bestellen voor iemand, hoef ik maar één keer te klikken. Alle mogelijkheden zijn al klaargezet. De flow die ik eerder zelf elke keer moest doorlopen, hangt er nu achter en wordt automatisch uitgevoerd.’
Fennema vindt het bovendien erg handig dat hij het proces van bestellingen kan volgen. Voor een nieuwe mobiele telefoon bijvoorbeeld: ‘Ik dien een verzoek in bij mijn leidinggevende, die geeft akkoord en de telefoon wordt besteld. Dan kan ik de bestelling volgen op mijn computer en hoef ik niet steeds bij inkoop langs om vragen te stellen als: is mijn bestelling al verwerkt? En: hoe lang gaat het nog duren?’
Het is zes jaar geleden dat MidZuid begon met de eerste stap in de verbetering en automatisering van hun organisatieprocessen. Nu staat de ERP en is er veel geautomatiseerd. Dat betekent niet dat MidZuid niet verder kijkt.
Fennema: ‘We zijn een diverse organisatie en op die manier gebruiken we ook AFAS. We blijven zoeken naar mogelijkheden. De productieafdeling van het in- en ompakwerk die wij aansturen gaat bijvoorbeeld heel anders om met het systeem dan de groenvoorziening. En mensen die we detacheren hoeven alleen het HRM-deel te gebruiken. Dan moet je de vraag steeds opnieuw klein maken en bedenken: wat heb ik hier nodig? Vaak volstaat de standaard van AFAS, want zij hebben alles al een keer bedacht. Laat het systeem het werk doen. Dan houden je collega’s meer tijd over voor het echte werk. En dáár gaat het om.’
Werk zoeken én vinden voor mensen met een afstand tot de arbeidsmarkt. Dat doet MidZuid. Of het nou een reguliere baan is, of een plek in het eigen sociale werkbedrijf. Martin Fennema is projectleider en applicatiebeheerder bij MidZuid en vertelt waar het om draait: ‘Als mensen weer aan de slag kunnen, en daardoor weer happy zijn, dan weet je waar je het voor doet.’
MidZuid heeft een rijke verzameling medewerkers. Van de 850 mensen die er in dienst zijn, hebben er ruim honderd een reguliere baan. Zo’n 550 werken in het sociale werkbedrijf en 150 mensen volgen een traject om succesvol deel te kunnen nemen aan de arbeidsmarkt. En dan is er nog een groep statushouders die MidZuid begeleidt bij de integratie op de Nederlandse werkvloer. Fennema: ‘We zijn een sociaal divers bedrijf, want we werken mét mensen vóór mensen. Alle collega’s zijn betrokken medewerkers en hebben hetzelfde doel voor ogen. Dat ervaar je als je hier rondloopt. Neem het bedrijfsfeest, daar is echt iedereen aanwezig!’
Automatiseer net als MidZuid en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |