De snelle groei van GVT kwam de overzichtelijkheid van de administratie niet per se ten goede. Want GVT Group of Logistics bestond uit steeds meer bv’s, met steeds meer administraties, meer verschillende manieren van werken en steeds meer verschillende afspraken. En dat was nog maar het topje van de ijsberg.
Afval & transport
750 medewerkers
Tilburg, Alkmaar, Apeldoorn, Veendam en het Belgische Willebroek
1 januari 2017
ERP
Eline de Jong (HR manager)
Evelien Eigeman (Business Controller)
Kim de Schaaf (Marketingcoördinator)
De snelle groei van GVT kwam de overzichtelijkheid van de administratie niet per se ten goede. Want GVT Group of Logistics bestond uit steeds meer bv’s, met steeds meer administraties, meer verschillende manieren van werken en steeds meer verschillende afspraken. En dat was nog maar het topje van de ijsberg.
Eigeman: ‘Alleen al het financiële systeem bestond op een gegeven moment uit twintig losse administraties. Dat betekende ook meteen: twintig verschillende databases. En we hebben klanten die debiteur zijn bij meerdere van onze bv’s, en dus soms wel in tien van de twintig databases voorkwamen. Dat werkt natuurlijk niet efficiënt. Je krijgt heel snel rommel in je systemen. Want ga maar na: verandert een factuuradres of contactpersoon? Dan moet je dat dus eigenlijk in al die databases wijzigen. Dat gebeurt niet altijd – en als het wél gebeurt, kost het veel tijd.’
Bij HR speelden die problemen in mindere mate. De Jong: ‘Dat kwam onder meer doordat wij al met de software van AFAS werkten. Maar dat hadden we niet in eigen beheer, het draaide op een omgeving van een relatie van ons. Daarom deden we ook helemaal niets met workflows. En als we een nieuwe analyse wilden hebben, moest die voor ons gemaakt worden. Als je als HR ook echt een adviserende rol wilt spelen, moet je continu over de gewenste data kunnen beschikken. We waren vooral bezig met registreren en verlonen.’ Dat het lastig was om snel de benodigde data te verkrijgen, merkte de financiële afdeling ook. Eigeman: ‘Stel je maar eens voor wat voor moeite het kost om je een beeld van het totaal te vormen, als je je moet baseren op al die losse administraties.’
Toch lukte het GVT wel om te groeien én goed te draaien. De Jong: ‘Ja, we boksten het ook altijd wel weer voor elkaar. Maar je merkte wel dat het steeds moeilijker werd. Hoe groter we werden, hoe foutgevoeliger die omslachtige manieren van werken werden. Als iemand verlof wilde, moest dat aangevraagd worden met een verlofbriefje. Dat briefje mag dan niet kwijt raken, en gaat van hand tot hand voor alle handtekeningen, tot het bij planning en administratie terecht komt. Dat duurt lang, en de kans op fouten is groot. Dat is vervelend als je het over ruim 300 medewerkers hebt, maar wordt nog veel vervelender als het er bijna achthonderd zijn.’
De eisen waren helder: er moest één systeem met één database komen. Voor zoveel mogelijk bedrijfsonderdelen en afdelingen. Bovendien moest belangrijke data eenvoudig uit dat systeem te destilleren zijn. En moest het systeem werk uit handen nemen van mensen die hun tijd wel beter konden gebruiken.
Dat klinkt als een uitdaging op zich, maar volgens Eigeman waren er meerdere systemen die aan die eisen voldeden. ‘Althans, in theorie. We hadden drie pakketten op het oog, maar wilden ook weten hoe die zich in de praktijk hielden. Daarom hebben we veel demo’s laten doen, en andere bedrijven bezocht. Op basis daarvan kozen we voor AFAS. Alles in één systeem en de mogelijkheden voor workflows en signaleringen gaven daarbij de doorslag. Veel was bij die andere pakketten ook wel mogelijk, maar dan moest je met koppelingen gaan werken. Koppelingen zijn risico’s. En als het mis gaat, wijzen alle partijen naar elkaar. Dat wilden we voorkomen.’
Halverwege 2016 maakte GVT de keus voor AFAS – en al op 1 januari 2017 was het nieuwe systeem live. De Jong: ‘Als je zo’n keus eenmaal gemaakt hebt, hoef je ook niet langer te treuzelen, toch? Maar eerlijk is eerlijk: het was wel druk. En ook wel spannend, want we wilden veel zelf doen.’
Die drukte riep GVT ook wel een beetje over zichzelf af. Eigeman: ‘Het was een uitgelezen mogelijkheid om onze data en processen op te schonen. Dat hebben we dus ook gedaan. We hebben bijvoorbeeld ons grootboekschema vernieuwd, en zijn overgestapt naar vierwekelijkse perioden in plaats van maandafsluitingen .’
Toch liep de implementatie verrassend goed. Eigeman: ‘Dat was vooral een kwestie van goed plannen, vooruit kijken, en je houden aan de deadlines.. Iedereen was bereid om er twee stappen harder voor te lopen. Alle afdelingen wisten: dit is een implementatieproces dat uiteindelijk veel voordelen biedt en daar hebben we met z’n allen hard aan gewerkt.’ De Jong: ‘Het scheelde wel dat er voor de operatie weinig veranderde. Daar zagen ze alleen de stappen vooruit, zoals het digitaal verlofaanvragen. Daar kwam dus geen weerstand vandaan. En op onze afdelingen? Ach, verandering is altijd even wennen. Dat los je echt niet op door er een jaar over te gaan kletsen. Wel door voordelen uit te leggen, afdelingen te betrekken in het proces, en door te pakken.’
Na de implementatie werd het niet rustiger voor GVT. De Schaaf: ‘We werken een stuk efficiënter nu, maar daardoor doen we vooral veel méér. We hebben ons eigen werk naar een hoger niveau kunnen brengen.’
Eigeman geeft een voorbeeld: ‘Voorheen waren we niet consequent in het versturen van aanmaningen, omdat dat in het oude systeem nauwelijks te regelen was. Nu hebben we het volledig geautomatiseerd, met verschillende signalen als er iets mis dreigt te gaan met een betaling.’
De Jong: ‘En bij ons merk je ook dat het handwerk veel minder geworden is. We hebben nu veel dingen op veel logischer kostenplaatsen belegd, waardoor de rapportages ook logischer zijn. Die rapportages kunnen we bovendien veel eenvoudiger uit het systeem halen. Dus hebben we meer én betere stuurgegevens, zodat we veel betere acties uit kunnen zetten. De ruis is verminderd, en daardoor kunnen wij ons werk beter doen.’
De Jong: ‘De Sollicitant Self Service scheelt ons bijvoorbeeld veel werk bij sollicitatieprocedures. We hebben in OutSite een sollicitatieportaal gebouwd: werkenbijgvt.nl. Dat scheelt enorm veel tijd. Mensen die reageren, komen automatisch in ons systeem, alles wordt gedocumenteerd. Als we iemand in dienst nemen, is dat zomaar geregeld. En als we iemands gegevens willen wissen, is dat ook een eitje. Dat laatste is ook erg handig: het scheelt tijd en risico’s, nu privacy-eisen steeds strenger worden.’
De werken-bij-site is helemaal in de stijl van GVT ontworpen. Het is echt een visitekaartje, dat niet meer herkenbaar is als ‘standaard’ OutSite-pagina. De Schaaf: ‘Het is zó mooi geworden, dat het een plezier is om mee te werken. Dat moet ook wel, want we hebben inmiddels al meer dan 1000 sollicitaties verwerkt. Zoveel kregen we er nooit, toen we nog op andere manieren wierven.’
In het bouwen van het sollicitatieportaal is wel serieus veel tijd gaan zitten. De Jong: ‘We hadden gelukkig een consultant die er lol in had en ons goed op weg heeft geholpen, want wij wisten van niets. Maar al doende leert men. Toen hadden we de smaak te pakken en onze InSite-pagina hebben we zelf volledig vernieuwd volgens onze huisstijl. Op 1 januari 2018 ging ‘Mijn GVT’ live.’ Het belangrijkste is dat alle medewerkers nu één omgeving hebben waar ze zaken kunnen regelen. En inderdaad, die moet superfunctioneel zijn, maar óók mooi. Je moet er ook voor je plezier komen. Veel medewerkers zitten op de weg en hebben niet automatisch veel binding met het bedrijf. Sterker: tot vorig jaar voerden niet eens alle vestigingen de naam GVT. Nu wel, we hebben alles één naam en één huisstijl gegeven. Van de vrachtwagens tot Mijn GVT.’
GVT koos er heel bewust voor om vanuit één systeem met één database te gaan werken. Toch doen ze er uiteindelijk nog meer in, dan ze vooraf hadden gedacht. Eigeman: ‘Ik had niet bedacht dat we ook met de projectenmodule zouden gaan werken, maar het blijkt erg handig te zijn. Omdat het ons inzicht geeft. Als we willen weten hoeveel tijd we eigenlijk kwijt zijn aan klantimplementaties, hebben we het zo boven water. En we gebruiken bijvoorbeeld de abonnementenmodule voor alle periodieke facturen. Zo bezien heeft de overstap ons nog meer gebracht dan we ervan hoopten.’
Wat GVT Group of Logistics doet? Je kunt beter vragen: wat doen ze níet. De term transportbedrijf dekt de lading niet, want het laat niet zien hoe breed het bedrijf is. Vervoer over de weg, over het water én over het spoor: als synchromodale logistiek dienstverlener doet GVT het allemaal. De focus ligt op de BeNeLux, maar als er iets naar het Verre Oosten moet, draaien ze daar de hand ook niet voor om.
Sterker nog: sinds vorig jaar heeft GVT haar eigen treinverbinding met China. En dat vindt men in het bedrijf eigenlijk niet eens heel bijzonder. ‘Het spoor lag er al hoor.’ Business controller Evelien Eigeman zegt het bijna verontschuldigend. Toch is het tekenend voor de aanpak van GVT. Ligt er ergens een kans? Dan wordt daar niet tot in den treure over doorvergaderd, maar wordt er gehandeld. Marketingcoördinator Kim de Schaaf: ‘In de afgelopen acht jaar is het bedrijf bijna in omvang verdubbeld, tot ruim 750 medewerkers. We hebben verschillende wegtransportbedrijven overgenomen en twee nieuwe binnenvaartterminals én een railterminal ontwikkeld. Inmiddels hebben we vestigingen in Tilburg, Alkmaar, Apeldoorn, Veendam en het Belgische Willebroek.’
Van de 750 medewerkers zijn er maar een kleine 50 die zich bezig houden met de secundaire processen. Dat lijken er niet veel. HR-manager Eline de Jong: ‘Tja. Het moet in het primaire proces gebeuren, dat beseffen we allemaal. En het scheelt dat we een bedrijfscultuur hebben van ‘niet lullen, maar poetsen’. Daardoor komt eigenlijk altijd alles goed. Hier op kantoor, maar ook op de weg, het spoor of het water.’
AFAS Software is een dynamisch en eigenzinnig softwarebedrijf met ruim vierhonderd enthousiaste medewerkers. Als Nederlands familiebedrijf ontwikkelt AFAS softwareproducten voor de zakelijke markt op een maatschappelijk verantwoorde manier. Hierbij staan klanten, medewerkers, maatschappij en milieu centraal. Met het geïntegreerde softwarepakket zijn meer dan 11.000 organisaties in Nederland, België, Luxemburg en de Nederlandse Antillen volledig geautomatiseerd. Kwaliteit en visie zijn de pijlers van ons succes en deze principes stellen ons in staat om hoogwaardige softwareproducten te ontwikkelen, te verkopen en te ondersteunen.
Wil je graag meer informatie over wat onze software voor jouw bedrijf kan betekenen? Maak dan een afspraak!
Wil je meer weten over de software van AFAS? Download dan de brochure.