Smit Promotions heeft als handelsbedrijf een mooie historie, maar wil ook klaar zijn voor de toekomst. Daar hoort software bij die de administratieve processen en het ordermanagement stroomlijnt en vergemakkelijkt. De specialist in promotionele artikelen, relatiegeschenken en professionele bedrijfskleding is daarvoor uitgekomen bij AFAS Direct. Het resultaat? Tijdwinst, inzicht én nieuwe mogelijkheden.
Handelsbedrijf
9 medewerkers
Terneuzen
Oktober 2022
AFAS Direct - Ordermanagement
Interview met:
Kees van Tiel (Eigenaar)
De behoefte aan een nieuw systeem dat bedrijfsprocessen makkelijker maakt nam voor Smit Promotions steeds meer toe in de afgelopen jaren. Neem de financiële administratie, die het bedrijf nog gewoon op de traditionele manier deed. Dat wil zeggen: ‘hoofd administratie’ Annet, de zus van eigenaren Kees en Geert van Tiel, boekte alles handmatig in. Elke inkomende en uitgaande factuur kwam gewoon ouderwets op papier binnen. Die typte Annet over om hem vervolgens op te slaan in een map voor de administratie. Een tijdrovende taak, maar daar was ze als administratief medewerker aan gewend.
Lange tijd was het prima zo. Maar de ondernemende broers Van Tiel kijken ook vooruit. Ze zijn de vijftig gepasseerd en denken na over de toekomst van hun bedrijf. Stel dat ze het ooit willen verkopen, dan moet hun organisatie wel klaar zijn voor een overname. Kees van Tiel: ‘Met een sterk verouderd administratief proces is dat niet het geval. Bovendien waren we voor onszelf ook toe aan meer gemak, tijdwinst en inzicht in cijfers. Het was tijd om te kijken naar een nieuw pakket dat onze administratie vergaand zou automatiseren en ook ons ordermanagement naar een nieuw niveau zou tillen.’
Van Tiel startte een zoektocht en al snel viel zijn oog op AFAS Direct. ‘Ik heb verschillende video’s over de software van AFAS bekeken. Ik dacht al snel: Dit is een gebruiksvriendelijk systeem dat we zonder grote problemen moeten kunnen implementeren in onze kleinschalige organisatie.
Wij zijn met negen medewerkers en nog enkele thuiswerkers voor onze confectieproductie. Vervolgens ben ik met mijn zus Annet naar AFAS in Leusden gegaan. We waren meteen onder de indruk van de manier waarop dingen aangepakt worden. De salesmanager van AFAS die ons heeft geholpen kon meteen een digitale omgeving laten zien die specifiek voor onze wensen was ingericht. We kregen precies te zien op welke manier de software voor ons zou werken. Dat gaf vertrouwen.’
Van Tiel hoefde niet lang na te denken: in AFAS Direct had hij het systeem gevonden dat Smit Promotions digitaal toekomstbestendig maakt. Elk nieuw begin is even wennen, maar ook het verloop van de implementatie gaf hoop voor de toekomst. ‘Tijdens sessies met AFAS zijn we dieper ingegaan op het systeem en specifieke oplossingen die voor ons nodig waren’, vertelt Van Tiel.
‘Wij werken bijvoorbeeld met staffelprijzen. Als je in die situatie steeds losse artikelen moet invoeren voor elke order, dreigt het gevaar dat je vergeet een artikel toe te voegen. Dan loop je inkomsten mis. Samen zijn we tot de oplossing gekomen om in die situatie een samengesteld artikel te maken. Die oplossing is eigenlijk bedoeld voor andere branches, maar voor ons werkt het ideaal. Dat is een mooi voorbeeld van hoe we het implementatieproces samen voortvarend hebben doorlopen.’
Ook de daadwerkelijke overstap naar het nieuwe systeem in april 2023 verliep nagenoeg vlekkeloos. En dat terwijl Van Tiel daar niet bij kon zijn vanwege ziekenhuisopname én voor Smit Promotions de drukste tijd van het jaar aanbrak. ‘Dat is tekenend voor hoe goed we de overstap samen met AFAS hebben voorbereid. Voor een kleinschalige organisatie als die van ons is het heel fijn dat je met deze software laagdrempelig kunt instappen.'
Van Tiel: 'Klein beginnen en steeds een beetje meer uitbreiden. Dat werkt ideaal en biedt nieuwe kansen.'
'Het efficiënter inrichten van de administratie had prioriteit bij Smit Promotions; verdere automatisering van het voorraadbeheer volgt in de nabije toekomst. ‘Dat is een bewuste keuze geweest’, zegt Van Tiel. ‘We willen onze medewerkers eerst laten wennen aan het nieuwe systeem. Daarna gaan we gebruikmaken van de verdere mogelijkheden. Zo hebben we ook de ambitie om de bestelmodule voor onze wederverkopers opnieuw in te richten en te koppelen aan AFAS. Dan hoeven we bestellingen niet meer handmatig in te voeren in het systeem, maar gebeurt dat automatisch.’
De eerste stap in het automatiseringsproces met AFAS werpt zijn vruchten af voor Smit Promotions. Van een papieren naar een digitale verwerking van de financiële administratie maakt ‘een wereld van verschil’, zegt Van Tiel. ‘Hoe we het deden kostte verschrikkelijk veel tijd. Nu worden facturen automatisch ingelezen. We hoeven alleen op een knop te drukken en ze staan in onze administratie. Ook voor mij is dat heel handig bij het accorderen van uitgaande betalingen. Ik hoef niet meer handmatig door een map te bladeren, maar heb nu in de software AFAS alle informatie en de pdf van de factuur voor mijn neus. We hebben de juiste gegevens meteen tot onze beschikking en die zijn ook nog eens altijd up-to-date. Dat geldt ook voor de data over eerdere bestellingen. Die toveren we veel sneller boven water dan in een fysieke map. We winnen er dus veel tijd, nauwkeurigheid en inzicht mee.’
Ook de klanten van Smit Promotions ervaren daar de voordelen van. Van Tiel: ‘Sinds we met de software van AFAS werken sturen we facturen digitaal naar de klant. Als de klant belt met een vraag die daarover gaat, hebben we de bijbehorende informatie meteen op ons beeldscherm staan: van het ordertraject tot de factuur zelf. We kunnen de klant daardoor sneller van een antwoord voorzien. Bovendien zijn er nu meerdere mensen in onze organisatie die dat kunnen doen. Voor de administratie was ik in de oude situatie honderd procent afhankelijk van mijn zus Annet, maar nu kan ik de benodigde informatie zelf ook eenvoudig en snel opzoeken in het systeem.’
Van Tiel: 'Na een half jaar werken met AFAS willen we niet anders.'
‘Natuurlijk is het altijd even wennen aan veranderingen. Maar als je openstaat voor verbeteringen, heb je dat ervoor over. Wij weten dat het nieuwe systeem ons aan de voorkant heel veel brengt in het automatiseren en stroomlijnen van administratieve processen.’
Nu er een solide fundament staat, denkt Van Tiel na over de volgende stap: Met rapportages meer inzicht genereren in orderdata voor de verschillende productieafdelingen van Smit Promotions. ‘Denk aan rapportages die inzichtelijk maken wat het werk per productieafdeling is. Zo kunnen we specifieke productieschema’s maken voor onder meer onze zeefdrukkerij, textieldrukkerij en foliedrukkerij. Per dag en per afdeling weten we dan waar de focus op moet komen te liggen.’
Gerichte dataverwerking in AFAS gaat Smit Promotions in de nabije toekomst ook helpen aan meer inzicht in de capaciteit. Ook daar is de klant bij gebaat. Van Tiel: ‘Het gebeurt regelmatig dat een klant belt met de vraag of we over een paar dagen bijvoorbeeld nog honderd vanen kunnen leveren. Dan helpt het als we snel in onze data kunnen zien of onze afdeling confectie voldoende capaciteit heeft om dat voor elkaar te krijgen. Of kunnen we wellicht een andere, minder urgente order naar achteren schuiven? Met die data willen we aan de gang gaan, zodat we sneller inzicht hebben in de mogelijkheden voor de klant.’
Van Tiel heeft alle vertrouwen in een goed vervolg van de samenwerking met AFAS. ‘Er staat een goede basis om op door te bouwen.'
Van Tiel: 'Dankzij de software van AFAS kunnen we meebewegen met nieuwe ontwikkelingen.'
En de manier waarop we met elkaar werken is gewoon prettig. Oplossingsgericht, attent en met ruimte voor een dolletje. Ik kijk dan ook uit naar de volgende stappen die we met elkaar gaan zetten.’
Smit Promotions is al meer dan 40 jaar dé partner die meedenkt en helpt om de waardering van mensen en bedrijven tastbaar te maken. Het bedrijf begon in 1979 met de verkoop van sportprijzen aan winkels door het hele land, zoals linten en vanen, en breidde door de jaren heen zijn assortiment uit met een breed scala een relatiegeschenken. Van bedrukte shirts tot tassen, van pennen tot drinkflessen, van paraplu’s tot mokken: noem het en Smit Promotions kan het gepersonaliseerd leveren. Met diverse druktechnieken in huis zijn de mogelijkheden legio. In de afgelopen jaren is Smit Promotions zich daarnaast steeds meer gaan toeleggen op de rechtstreekse verkoop van kerstpakketten. De showroom en de productieafdelingen van Smit Promotions zijn gevestigd in Terneuzen.
Automatiseer net als Handelsonderneming Smit en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |