Hospitality Group is het advies- en projectmanagementbureau voor hospitality, facility management, huisvesting en inkoop. Met de groei die Hospitality Group de afgelopen jaren doormaakte, nam ook de complexiteit toe. Steeds vaker stelde het management zich de vraag: hebben we het nog wel slim georganiseerd. Zijn we eigenlijk wel in control? “We constateerden dat Excel ons belangrijkste hulpmiddel was voor het genereren van managementinformatie”, zegt John Dommerholt, als directeur bij Hospitality Group verantwoordelijk voor de bedrijfsvoering.
“In 2015 kwamen we tot de conclusie dat procesoptimalisatie noodzakelijk was. We wilden een meer efficiënte manier van werken afdwingen en het vervangen van onze bedrijfsautomatisering was een belangrijke stap in dat proces.” Tot dat moment werkte Hospitality Group met allerlei zelfstandig draaiende softwarepakketten. Dat beviel de organisatie prima. Sterker nog: aanvankelijk was de gedachte zelfs om ieder afzonderlijk bedrijfsproces te automatiseren met de best of breed beschikbare softwareoplossing. Later kwam men van terug van dat idee, toen duidelijk werd dat de gewenste efficiëntieverbetering met standaardsoftware aanzienlijke kostenvoordelen opleverde.
In oktober 2016 ging Hospitality Group live met bijna alle onderdelen van AFAS Software. Per 1 januari 2017 volgde ook de loonadministratie, die voorheen was uitbesteed aan de accountant. “Het inzicht in de loonadministratie is een groot pluspunt, in het verleden was dat vooral een black box. Ik vind het heel knap hoe de leverancier erin is geslaagd om Payroll, Financieel en Projecten te integreren. Als je het mij vraagt kan de concurrentie van AFAS daar nog een puntje aan zuigen" zegt Mark Verboom, controller bij Hospitality Group. Volgens Dommerholt is het grootste winstpunt ten opzichte van het verleden dat de beschikbare managementinformatie van beduidend grotere kwaliteit is.
Controller Verboom, in zijn functie verantwoordelijk voor het functioneel beheer, omschrijft zichzelf en de key users zoals Dommerholt als kritische gebruikers. “Wij denken graag met de leverancier mee, want andersom is dat namelijk ook het geval. Naast fiscale knowhow die de leverancier met klanten deelt, krijgen we ook regelmatig informatie over actuele kwesties, zoals de bescherming van persoonsgegevens.” Volgens Verboom kan hij met behulp van de KnowledgeBase de meeste incidenten zelf oplossen.
De mannen van Hospitality Group hebben nog enkele tips voor andere organisaties. “Mijn gouden tip”, begint Dommerholt, “heeft te maken met de benadering van processen. Ik kan iedereen aanraden om heel kritisch naar de eigen processen te kijken en vooral open te staan voor een andere manier van werken.” Verboom sluit zich daar graag bij aan. Hij zegt: “Ik hoor weleens dat er gebruikers van ERP-software zijn die niet meer dan één onderdeel gebruiken. Dat snap ik eigenlijk niet. Mijn advies zou juist zijn om zoveel mogelijk onderdelen te gaan gebruiken, want het communiceert allemaal perfect met elkaar.”
Wil je meer weten over de samenwerking tussen Hospitality Group en AFAS?