“HR was écht nog een administratieve aangelegenheid toen ik begon bij Albeda. We moesten de administratie doen: het loon overboeken, mutaties verwerken en verder vooral niet zeuren.” Aan het woord is Monique van Kerkvoorde, Hoofd HR Services bij het Albeda College. Ze beschrijft de situatie zoals ze die aantrof toen zij in 2012 begon bij de Rotterdamse MBO-instelling. Nog geen jaar later werd de omschakeling ingezet van administratie-afdeling naar een meer moderne, servicegerichte organisatie. Inmiddels geeft HR Services advies aan zowel medewerkers als leidinggevenden en is het verantwoordelijk voor (onder meer) managementrapportages, applicatiebeheer en het uitwerken van regelingen. “We zijn nu veel meer dan een administratiekantoor, we hebben een eigen positie in de HR-dienstverlening, met eigen kennispositie over wet- en regelgeving. Onze stem telt mee.”
Om meer stuurinformatie uit de HR-systemen te kunnen halen, startte de onderwijsinstelling in 2015 een aanbesteding. “HR-stuurinformatie op teamniveau was ons grote gemis de afgelopen jaren. Je wilt kunnen zien hoeveel fte je hebt binnen je team, welke bevoegdheden, wat het verzuim is, welke acties openstaan. Dat was er nog niet vanuit het systeem, dat maakten we handmatig op.” Het aanbestedingstraject, dat succesvol werd afgerond met AFAS Software, levert nu meer inzicht op en koppelt de formulieren nu echt aan het personeelssysteem, in workflows. De verwerkingstijd van formulieren gaat daardoor ook sterk omhoog. “Als het nieuwe systeem echt gaat lopen, is een aanvraagformulier voor bijvoorbeeld een wijzigingsbrief of arbeidsovereenkomst straks binnen twee dagen verwerkt. Een andere winst is dat de status van aanvragen in het hele traject inzichtelijk is. Een paar jaar geleden waren we nog een black box: een formulier was ingeleverd, maar niemand wist wat de status was tot de definitieve verwerking ervan.”
Het heeft even geduurd voordat de effecten van de moderniseringsslagen zichtbaar werden. Zeker in het begin hadden medewerkers binnen HR Services zelf het idee minder klantvriendelijk te werk te gaan. Het kantelmoment kwam toen medewerkers in de hele Albeda-organisatie merkten dat hun aanvragen veel sneller werden verwerkt, en dat er veel minder fouten worden gemaakt. “Het duurde bijvoorbeeld niet meer drie maanden om een arbeidscontract op te stellen, maar tien dagen. Dát is het moment dat mensen vrolijker worden.”
De moderniseringsslag is overigens nog niet ten einde. Er wordt gewerkt aan nog meer selfservice voor medewerkers, het opnieuw opzetten van een wervings- en selectiefunctie en het beter inrichten van rapportages en dashboards voor leidinggevenden in het AFAS-systeem. Dat de juiste weg gevonden is, staat voor Van Kerkvoorde buiten kijf. “De belangrijkste meetfactor voor succes is toch vooral de reactie uit de organisatie. Maar nu krijgen we veel complimenten, van medewerkers tot de directie. En dat is hoe we binnen Albeda klanttevredenheid afmeten: alles valt of staat met 'krijgen we klachten of complimenten'.”