Bij Ivar’s kennen ze AFAS op hun duimpje. Het Rotterdamse familiebedrijf in management en consulting zet de software in voor zijn klanten én heeft vorig jaar de volledige ERP-oplossing geïmplementeerd in de eigen organisatie. Daarmee is Ivar’s klaar voor verdere groei — dat blijkt nu al. Groot denken en doen, het is mogelijk met AFAS als fundament. En met die kenmerkende Rotterdamse mentaliteit van Ivar’s natuurlijk. ‘Wij zijn zelf het voorbeeld van het succes dat we voor onze klanten behalen.’
Zakelijke dienstverlening
20 medewerkers
Capelle aan den IJssel
8 januari 2021
AFAS Direct
Interview met:
Ivar Ros (eigenaar)
Amber Boxma (manager Functioneel Beheer/Consultancy)
Slechts drie dagen waren er nodig om AFAS Direct van AFAS bij Ivar’s te implementeren. Dat zou zomaar een record kunnen zijn. Het geheim? In de eerste plaats de mentaliteit die het bedrijf in alles uitstraalt: mouwen opstropen en zorgen dat de klus geklaard wordt. Maar ook: zo dicht mogelijk bij de standaard van het softwarepakket blijven.
‘Practice what you preach’, zegt Ivar Ros, eigenaar van Ivar’s. ‘Wij implementeren AFAS dagelijks bij onze klanten en kennen de software door en door. Dat helpt natuurlijk enorm. Ik kan goed begrijpen dat andere bedrijven wat meer tijd nodig hebben om processen in te richten. Dat is precies waar wij bij kunnen helpen.’
De implementatie in de eigen organisatie is volgens hem een goed voorbeeld. ‘We hebben het heel effectief neergezet. Wat dat betreft zijn we zelf het voorbeeld van het succes dat we voor onze klanten behalen. Ons ERP-systeem staat als een huis. Dankzij AFAS en haar software, maar ook dankzij onze eigen mensen en de manier waarop we het implementatieproces hebben aangevlogen: niet lullen maar poetsen.’
Terug naar begin vorig jaar. Voor Ivar’s gloorde er een groeispurt aan de horizon en dus was het tijd om de bedrijfsprocessen optimaal in te richten en groter neer te zetten. Een hoogwaardig en breed ERP-systeem zou dat kunnen faciliteren. Ros: ‘Ik heb direct gezegd: ik wil dat er een stevige basis staat om een bedrijf met vijftig man te kunnen draaien. Dus gaan we er in full swing voor zorgen dat we straks goede bedrijfssoftware hebben staan als we daadwerkelijk hard gaan groeien.’
De keuze voor AFAS was snel gemaakt, want de consultants van Ivar’s werken dagelijks met die software. ‘Wij implementeren AFAS vanuit onze consultancy- en projectmanagementrol bij grote ziekenhuizen, hogescholen, universiteiten en overheden. Ik durf wel te stellen dat we dat op Champions League-niveau doen. Daarnaast is het een groot voordeel dat AFAS Direct alle functionaliteiten omvat die we nodig hebben. Van HR tot salarisadministratie en van projecten tot inkoop: we kunnen werkelijk alles in AFAS onderbrengen. Dat is precies wat we nodig hadden: één fundament dat ons het vertrouwen geeft om verdere groei door te maken.’
Ruim anderhalf jaar en een groei van vier naar twintig medewerkers verder blijkt in alles dat Ivar’s de juiste koers vaart. Het softwarepakket helpt Ivar’s over de volledige breedte te professionaliseren en processen efficiënter in te richten, zodat het team zich voor de volle honderd procent kan richten op de eigen kerntaken. ‘Van groot tot klein: we proberen werkelijk alles te automatiseren in AFAS’, licht Ros toe. ‘Dat gaat van het facturatieproces voor al onze klanten tot het regelen van een hotelovernachting omdat een medewerker voor een klantbezoek in Friesland moet zijn. Onze medewerkers houden alles wat ze doen bij in de AFAS Pocket app. Met andere woorden: AFAS is cruciaal voor ons.’
Daar komt wel de nodige eigen verantwoordelijkheid bij kijken. De professionals van Ivar’s moeten elke dag meegaan in de digitale workflow. ‘Daar staat of valt het mee. Je moet elke dag inloggen in de AFAS Pocket app om je taken af te schrijven, ook al gaat het om een ingewikkelde activiteit. Ook dat is je mouwen opstropen. Het helpt dat AFAS heel gemakkelijk en vriendelijk in gebruik is. Wij zijn er niet anders dan positief over.’
Bij Ivar’s werken echte AFAS-fans. Amber Boxma, Manager Functioneel Beheer/Consultancy, komt er volmondig voor uit. ‘Ik noem mezelf een AFAS-gekkie. Ik ben fan van de software omdat de standaard supergoed werkt. Het leukste: los van de standaard kunnen we zelf altijd twintig procent van de softwareoplossing op maat inrichten voor onze klanten. Daar kunnen wij onze creativiteit als consultants volledig in kwijt. We worden uitgedaagd om het beste voor de eindgebruiker te bouwen. Bijna alles kan in AFAS, the sky is the limit. Wij houden er zelfs een rooster in bij dat aangeeft wie aan de beurt is om planten water te geven op kantoor.’
Ros beschouwt de software als een ‘speeltuin’, waarbinnen altijd nieuwe functionaliteiten te ontdekken zijn die kunnen werken voor de eigen organisatie én die van de klant. ‘Sterker nog: soms stelt een klant ons een vraag over een functionaliteit die we zelf niet gebruiken. Dan gaan we die eerst inrichten binnen onze eigen organisatie om te kijken hoe het werkt voor ons. Werkt het? Dan pas richten we het in voor de klant.’
Het systeem zorgt ook voor meer grip op en efficiency in de bedrijfsprocessen van Ivar’s. Neem onboarding. Vlak voordat een nieuwe collega in dienst komt, wordt er via een draaiboek-omgeving automatisch een welkomstbericht opgesteld, met alle belangrijke informatie die bij een indiensttreding hoort. ‘Dat helpt ons bovendien om een nieuwe medewerker met voldoende aandacht te verwelkomen.’
Met het oog op de toekomst hopen ze bij Ivar’s op nog veel meer AFAS-functionaliteiten die bijdragen aan de ideale workflow, voor zowel de eigen organisatie als die van de klant. Als experts weten ze precies waar de kansen liggen. ‘Wij stretchen de software tot de max en hebben zeker nog wensen’, zegt Ros. ‘Het is belangrijk dat de ontwikkelingen binnen het systeem doorgaan om onze klanten optimaal te ondersteunen. Samen met AFAS moeten we goed luisteren: waar loop je als klant tegenaan, wat zijn je wensen? Er is altijd winst te behalen.’
Ondertussen groeit Ivar’s vanuit een solide basis en zonder stuipen in rap tempo door. Ros: ‘We hoeven er niet meer over na te denken, het staat. We hebben de zaken op orde en dat geeft een goed gevoel. Mijn tip aan andere bedrijven die aan de vooravond staan van groei: zorg dat je een goed ERP-systeem neerzet. En denk groot. Want als je eenmaal groeit, dan moet je bezig zijn met je klanten, met je eigen mensen, met je marketing. Maar die basis — HR-processen, declaraties, verloning en financiële huishouding — moet staan en ondersteunend zijn aan wat je wil doen voor je klanten. In die situatie zou ik altijd voor AFAS kiezen.’
Het Rotterdamse familiebedrijf Ivar’s, opgericht in 2015, is sterk in project- en programmamanagement, consultancy en advies op het gebied van implementaties, verandermanagement en interimmanagement. Een groot (implementatie)project, een precisieklus rondom functioneel beheer of een interimrol om een grote verandering door te voeren: Ivar’s zorgt dat het gedaan wordt. Dat doet het bedrijf voor zorg-, onderwijs-, overheid- en dienstverlenende organisaties van 200 tot 42.000 medewerkers.
De mouwen opstropen, niet lullen maar poetsen: het is misschien wel het belangrijkste kenmerk van de bedrijfsidentiteit van Ivar’s. Ros: ‘You’ll never walk alone. We doen altijd alles samen en helpen elkaar. Zorgen dat we het goed doen, voor de klant en onszelf, dat is waar we elke dag voor gaan. En vooral veel plezier maken. Work hard, play harder.’
|
Automatiseer net als Ivar's en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |