IT’ers van payrollonderneming Kolibrie weten zich te onderscheiden met innovatieve ideeën. Daar is een vernieuwde behoefte aan nu het bedrijf werkt aan een visie op het toekomstige softwarelandschap. “We willen echt een voorloper zijn.”
Payrolling
65 medewerkers
Tilburg
1 augustus 2009
ERP
Jesse Zahn (CEO)
Joris Schuurkes (DevOps Engineer)
Kolibrie werkt sinds 2009 met de ERP-software van AFAS. Het bedrijf heeft zich door de jaren heen een buitengewoon actieve en innovatieve softwaregebruiker getoond. In 2017 werd bijvoorbeeld een ingrijpende procesoptimalisatie uitgevoerd. Die maakte het mogelijk om veel grotere volumes te verlonen tegen aanzienlijk kortere doorlooptijden. Voor deze indrukwekkende prestatie werd Kolibrie destijds beloond met een AFAS Award.
Bij de Tilburgse payrollonderneming staat Jesse Zahn sinds voorjaar 2021 als CEO aan het roer. Ze heeft een achtergrond als ondernemer in de horeca en ziet het als een uitdaging om het concept ‘gastvrijheid’ te vertalen naar de zakelijke dienstverlening. Dat is goed zichtbaar aan de uitgebreide support die de helpdesk van Kolibrie aan relaties biedt. Zelf zegt Jesse daarover: “Ervoor zorgen dat onze relaties alles zo efficiënt en plezierig mogelijk kunnen regelen, dat is echt wel mijn ding, het zit in mijn bloed. Bovendien ben ik geïnteresseerd in geautomatiseerde bedrijfsvoering en heb ik er volgens mij ook wel gevoel voor.”
Haar collega Joris Schuurkes begon zestien jaar geleden bij Kolibrie. Inmiddels is hij er werkzaam als DevOps Engineer. “Hij ziet het als een uitdaging om het op IT-gebied allemaal werkend te krijgen en laat zich daarbij niet snel uit het veld slaan”, zegt Jesse over hem.
De bedrijfsvoering van Kolibrie draait van oudsher bijna volledig op geautomatiseerde processen. Daarmee kon het bedrijf relaties altijd bedienen met drie unieke verkoopargumenten: flexibiliteit, gemak en beperkte risico’s. De inwerkingtreding van de Wet Arbeidsmarkt in Balans (WAB) per 1 januari 2020 bracht echter ingrijpende veranderingen voor de flexbranche. Voor Kolibrie betekende dit dat het bedrijf een bewuste keuze maakte voor puur payroll, waar veel concurrenten kozen voor een combinatie van payrollen en uitzenden.
Joris: “De komst van de WAB had ook gevolgen voor onze automatisering. We merkten dat de flexibiliteit van de software afnam, mede een gevolg van het feit dat bij de inrichting van het systeem veelvuldig gebruik was gemaakt van vrije velden. Dat was destijds misschien geen gekke keus, maar nu merken we dat het ons belemmert in onze ambities.” Toen AFAS in de zomer met Profit 1 een nieuwe update van het ERP-systeem introduceerde, kreeg Kolibrie te maken met enkele performance issues. “Ik moet zeggen: AFAS heeft die problemen heel netjes opgelost”, reageert Joris. “Daarnaast zijn onze ervaringen met de ondersteuning in het kader van ons abonnement op First Class Support sowieso uitstekend.”
In de huidige situatie maakt Kolibrie gebruik van de Profit-onderdelen HRM, Payroll, CRM en Projecten, naast een behoorlijk aantal Update- en GetConnectoren die volgens Joris ‘superstabiel’ hun werk doen. Via de portal van AFAS-partner Akyla (Textkernel) kunnen nieuwe medewerkers automatisch in drie minuten onboarden en hebben zij via Kolibrie's eigen app direct toegang tot alle benodigde informatie. Beroemd binnen Kolibrie is dan ook de anekdote van een net na de jaarwisseling ingeschreven medewerker die tien minuten later een contract ter ondertekening ontving. Ook de urenadministratie is ondergebracht in Akyla (Textkernel).
Vanwege grote drukte hebben de IT’ers van Kolibrie de laatste jaren nog maar weinig cursussen gevolgd. “Daaruit blijkt maar weer dat we behoorlijk zelfredzaam zijn”, merkt Joris op. Wel ziet Jesse brood in het idee om nieuwe medewerkers in de operatie een basiscursus AFAS te laten volgen. “Met name omdat we binnen onze organisatie het uitgangspunt hanteren dat niet alleen IT, maar ook andere afdelingen een belangrijke rol hebben bij het optimaal inrichten en gebruiken van software.”
Die filosofie moet eraan bijdragen dat relaties en payrollmedewerkers een nóg betere klantervaring krijgen. Belangrijk, want de Nederlandse payrollmarkt is er een van hevige concurrentie. Regelmatig verschijnen er nieuwkomers op het toneel die met dumpprijzen proberen marktaandeel te veroveren. Niet zelden door de wet- en regelgeving erg ruim te interpreteren. “Aan dergelijke praktijken doen wij niet mee”, stelt Jesse.
“Wij concurreren op kwaliteit en houden ons netjes aan de wet. Salarissen betalen wij altijd uit conform de geldende cao. Die benadering zorgt al dertig jaar voor continuïteit bij Kolibrie. Die cowboybedrijven zijn vaak na een paar jaar weer verdwenen.”
Om de concurrentie een stap voor te blijven is Kolibrie bezig een visie te formuleren over het toekomstige softwarelandschap. Dat bevindt zich op een kruispunt, stelt Jesse.
“Relaties die wij onder onze vleugels nemen, zijn aantoonbaar succesvoller”
“De huidige inrichting van onze bedrijfsautomatisering vraagt om vernieuwing gezien onze ambities voor de komende vijf jaar. Daarover gaan we graag het gesprek met AFAS aan.” Joris sluit zich daarbij aan als hij zegt: “Met onze diepgaande payrollkennis kunnen we zeker een bijdrage aan de ontwikkeling van AFAS leveren, zodat AFAS onze processen nog beter ondersteunt.”
Kern van de toekomstvisie van Kolibrie is dat het bedrijf als payroller de markt wil bedienen met een breed pakket HR-oplossingen. “Op dat gebied willen we echt een voorloper zijn. Dat betekent dat we ons softwarelandschap in overeenstemming met onze marktvisie moeten brengen”, aldus Jesse die benadrukt loyaal aan AFAS te zijn. ”Volgens mij geldt dat wederzijds. Dat heeft ook te maken met het feit dat we allebei familiebedrijven zijn. Het is een gedeeld gevoel van liefde en hart voor het familiebedrijf met alle medewerkers en relaties. Niet voor niets staan zowel AFAS als Kolibrie in de markt bekend als zeer betrouwbare partijen.”
Het in Tilburg gevestigde Kolibrie werd in 1994 opgericht als uitzendbureau voor de horecasector. Later werd de focus verlegd naar het payrollen voor organisaties die actief zijn in recreatie, horeca en cultuur. Met 65 medewerkers is Kolibrie uitgegroeid tot dé marktleider en specialist op het gebied van payroll. Dankzij de roots in de horeca is het gastvrije karakter één van de in het oog springende kenmerken van het bedrijf.
Dagelijks staat het team van Kolibrie klaar om relaties te ontzorgen op gebied van payroll, HRM en salarisadministratie. In die samenwerking wil Kolibrie het verschil maken door een persoonlijke en integere aanpak, waarbij goed werkgeverschap en kwaliteit voorop staan.
Automatiseer net als Kolibrie en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |