Soms groeien bedrijven harder dan ze zelf hadden voorzien. Lagemaat is een mooi voorbeeld. Telde de organisatie 15 jaar geleden nog 25 medewerkers, inmiddels zijn dat er maar liefst ruim 250. Dirk, Peter en Corine Lagemaat, de tweede generatie van de familie, hebben de groei samen met Gerd-Jan Jongerman in goede banen geleid.

Cruciaal daarin is de keuze voor digitalisering geweest. Die ontwikkeling begon 15 jaar geleden al. In die tijd verzorgde Corine de financiële administratie nog samen met haar moeder. En een gestructureerde projectadministratie ontbrak nog. Met het toenemen van de hoeveelheid werk en daarmee de papieren rompslomp, besloot de directie van Lagemaat voor een financieel pakket te kiezen en de projectadministratie te digitaliseren.

Uiteindelijk liep het familiebedrijf door de groei ook tegen de grenzen van die oplossing aan. ‘Het was onbeheersbaar geworden’, blikt financieel directeur Bart Kemper terug. ‘Administratieve processen waren versnipperd, er moest wat gebeuren. We waren toe aan één centraal systeem voor onze administratie en eenduidigheid in onze werkwijze. Dat was het moment om verder te automatiseren en bedrijfsprocessen te integreren in één allesomvattend ERP-pakket.’ 

Een ERP-systeem dat kan meegroeien

De zoektocht naar een geschikte oplossing viel nog niet mee. Wat het complex maakte: Lagemaat verricht diverse diensten in de sloopbranche, met veel synergie tussen de bedrijfsonderdelen. ‘Een van onze belangrijkste pijlers was om ook de urenregistratie aan het nieuwe systeem te koppelen’, vertelt Bart. ‘De urenbonnen deden we nog op papier. De efficiency kon vele malen hoger. Het was onze wens om de uren via een app te gaan verwerken. Daarbij wilden we de combinatie met planning maken. Zie maar eens een pakket te vinden dat dat allemaal kan onderbrengen.’

En toch is het gelukt. De directie van Lagemaat kwam uit bij AFAS en Cleverdesk, die als partners van elkaar de gewenste oplossing bieden. AFAS als ERP-pakket, Cleverdesk met specifieke software voor planning en urenregistratie en accordering. ‘De flexibiliteit en schaalbaarheid van deze oplossing gaven voor ons de doorslag’, verklaart Corine. ‘Vijftien jaar geleden hadden we niet gedacht dat we nu zo gegroeid zouden zijn. En hoe we er over vijftien jaar voor staan, is niet te voorspellen. Groei is niet een doel op zich, maar we lopen er niet voor weg. Daarom hebben we gekozen voor een pakket dat met ons mee kan groeien.’

Intensieve voorbereiding, succesvolle livegang

De selectie is één, de implementatie twee. Een spannend traject dat een goede voorbereiding behoeft. Bij Lagemaat hebben ze dat met succes in de praktijk gebracht. ‘We hebben goed gekeken: wat zijn onze bedrijfsprocessen, welke administratieve processen lopen er en welke informatiestromen kennen we? We moesten toe naar een situatie dat onze informatie op één plek opvraagbaar is, zodat we uiteindelijk meer tijd overhouden voor andere werkzaamheden.’

Via AFAS kwam er een implementatiebegeleider aan boord bij Lagemaat. Een juiste zet. ‘Het vrijmaken van externe invloed heeft ons zeker geholpen’, zegt Corine. ‘Het grote voordeel: een specialist kent de valkuilen. Degene die de implementatie begeleid heeft voelde als één van ons. Als team hebben we bepaald waar we heen willen en hoe we die weg bewandelen. Daar hebben we een heel proces voor opgesteld. Die voorbereiding was intensief, maar daardoor is de implementatie van ons nieuwe systeem goed verlopen.’

Sterker nog: boven verwachting goed. De livegang op 1 januari 2022 verliep vrijwel vlekkeloos. Corine: ‘We zijn geen verrassingen tegengekomen. Je hoort weleens verhalen dat er na de livegang niet gefactureerd kan worden. Dat is bij ons niet voorgekomen. Al zijn we gaandeweg tegen genoeg praktische vraagstukken aangelopen, hoor. Maar de basis stond als een huis. Het is essentieel dat je daarin de juiste keuzes maakt en dat hebben we gedaan.’

Eenvoudiger vastleggen en alle gegevens bij de hand

Ook de gebruikerservaringen met Cleverdesk en AFAS zijn positief, zowel op de werkvloer van Lagemaat als ‘buiten’ op projecten. Al had dat wel even tijd nodig, vertelt Bart. ‘Onze mensen hebben wel even moeten wennen aan de nieuwe software. En daarbij: sommige administratieve werkzaamheden worden nooit leuk. Maar het loopt goed, iedereen kan met de app werken en medewerkers zien er steeds meer de voordelen van in. Als je buiten aan het werk bent vul je de bon in op de app. Dat is eenvoudiger vastleggen. En je hebt alle gegevens bij de hand, zoals projectnummers. Het biedt dus ook inzicht.’

Je moet er wel aandacht aan blijven besteden, vult Corine aan. Zeker nu Lagemaat verder gaat met digitaliseren met Cleverdesk en AFAS. ‘De software biedt veel mogelijkheden. Dat behoeft veel keuzes en kennis van het pakket. Je moet ook veel zelf ontwikkelen en bouwen, zeker in ons geval. Wat wij nodig hebben wijkt af van de standaard bouwsoftware van AFAS. Het is een uitdaging voor ons en ons team om de meerwaarde te blijven opzoeken. Daarbij moeten we medewerkers opleidingen bieden en mensen blijven meenemen. Positief motiveren om stappen te blijven zetten.’

Een basis die toekomstproof is

Hét totaalpakket voor Lagemaat bestaat niet, dus is en blijft het een ontdekkingstocht. ‘Dan is het fijn dat we samenwerken met de betrokken organisaties van Cleverdesk en AFAS. Wij ervaren hun ondersteuning als laagdrempelig en persoonlijk. We werken samen aan het doel dat we voor ogen hebben. Daar zijn we allebei positief-kritisch in en dat is alleen maar goed.’

Waar Lagemaat nu staat in haar ontwikkeling op het gebied van digitalisering en automatisering? ‘We hebben een basis staan die toekomstproof is. Met elkaar gaan we de verdere mogelijkheden uitdiepen. We zijn van een papieren organisatie naar een semi-digitale organisatie gegaan. En we bewegen steeds meer naar een digitale organisatie, zeker als we straks gaan werken op basis van data-analyse. Dat kan alleen met het fundament dat we nu hebben staan.’