Als de hoogste baas in het bedrijf een achtergrond in de IT heeft, krijgt de rest van de organisatie daar dan iets van mee? Bij Mengelers Automotive Limburg zeker wel. Het bedrijf combineert software-oplossingen van AFAS, Audev en Forque en maakt gebruik van hun expertise en jarenlange ervaring in de automotive branche. “Afzonderlijke systemen die krachtiger worden doordat ze met elkaar samenwerken.”
Automotive
150 medewerkers
Landgraaf, Maastricht, Sittard, Roermond en Venlo
3 november 2021
ERP
Interview met:
Ron Geurts (Operationeel directeur)
Brian Italiaander (CEO)
Ron Geurts werkt al zijn hele leven in de automotive en is sinds 1998 in dienst bij de Mengelers Automotive Limburg, waar hij zich inmiddels operationeel directeur mag noemen. Brian Italiaander, ceo bij Mengelers, zit nog maar relatief kort in de autobranche. Hij heeft een achtergrond in de IT en is eigenaar van GoodAdvice-IT. Via een aandelenovername is hij eind 2019 tevens eigenaar geworden van de Mengelers Automotive Limburg. “Met twintig jaar ervaring in de IT kijk ik heel strategisch en procesmatig naar een nieuw bedrijf”, legt Italiaander uit. Wat hij met zijn komst naar Mengelers zag, was een verouderd financieel softwarepakket terwijl een extern bureau de HR-automatisering verzorgde. Daarnaast werkte Mengelers met het Dealer Management Systeem CarIT van leverancier Audev.
Vanaf het aantreden van de nieuwe ceo bij Mengelers heeft het bedrijf vol ingezet op uitbreiding. In coronatijd werden enkele dealerfilialen en schadeherstelbedrijven overgenomen. Bovendien breidt het bedrijf per 1 mei 2022 verder uit met Suzuki Maastricht. “Om die groei te kunnen faciliteren en onze operatie efficiënt aan te kunnen sturen, is een hele goede automatisering noodzakelijk”, legt Italiaander uit. Hij zag al snel in dat de automatisering van HR en Financieel ontoereikend waren voor zijn groeistrategie. Het Dealer Management Systeem CarIT was dat wel. “Ik werk er al meer dan tien jaar dagelijks naar volle tevredenheid mee”, zegt Geurts.
Italiaander zag meteen de potentie van integratie van Financieel en HR in één pakket. En dat dan weer gekoppeld aan CarIT én de business intelligence oplossing van AFAS-partner Forque. “Ik ben redelijk innovatief ingesteld”, zegt Italiaander ter verklaring. “Ik heb twintig jaar bij allerlei bedrijven in de keuken gekeken. Met die ervaring heb ik zelfstandig de keus voor de combinatie van AFAS, Audev en Forque gemaakt. Daarmee loopt ons bedrijf duidelijk voor op andere dealers en importeurs.”
Mengelers stapte per 1 januari over op AFAS. In het overgangstraject dat daaraan voorafging was er intensief contact met Forque, de AFAS-partner die de implementatie verzorgde. “Dat is uitermate goed en gestructureerd verlopen”, blikt Italiaander terug. “Van het offertetraject tot aan de uiteindelijke implementatie heeft niet meer dan drie maanden geduurd.” Volgens Geurts zijn er nog wel wat dingen te doen. “Na drie maanden kun je ook niet verwachten dat alles meteen vlekkeloos loopt. Maar ik heb er vertrouwen in dat dit binnen afzienbare tijd goed komt.”
Volgens Italiaander biedt de software van AFAS zijn bedrijf inzicht en overzicht, hoewel de nieuwe situatie nog tamelijk pril is. “Alles wordt gedigitaliseerd en daardoor missen we niets meer. Alle contracten zitten in het systeem en dankzij de reminders weten we precies wanneer contracten aflopen. Maar we weten ook wanneer een medewerker jarig is. Wij vinden het belangrijk om als directie altijd persoonlijk onze felicitaties over te brengen. Bij ons staan de medewerkers namelijk op de eerste plaats. Als medewerkers zich goed voelen en zich kunnen ontplooien, dan komt de klant – onze tweede prioriteit – vanzelf.” Geurts valt hem bij. “We zijn als bedrijf de afgelopen jaren flink gegroeid, maar functioneren nog steeds als familiebedrijf. We kennen niet alleen de chef van de werkplaats persoonlijk, maar ook de autopoetsers. Bij ons is niemand een nummer.”
Nu HR en Financieel up and running zijn, gaat Mengelers in de volgende fase aan de slag met Power BI. In de oude situatie werkte het dealerbedrijf met een pakket dat weliswaar stuurinformatie bood, maar niet real-time.
Geurts: “Met ontsluiting van AFAS Profit en CarIT naar Power BI met Forque verzamelen we in de toekomst alle informatie voor de bedrijfsvoering in één krachtig dashboard.”
“Zo krijgen we bijvoorbeeld een actueel inzicht in verkochte uren. We werken met een provisiesysteem in de aftersales en daarvoor is het belangrijk dat medewerkers weten hoe ver ze van hun target zitten. Hetzelfde geldt voor onderdelen. Nu zit ik nog aan het einde van het kwartaal met mijn rekenmachine uit te rekenen hoeveel procent we van de doelstelling zitten. Straks zit dat mooi in het systeem en weten we voortdurend waar we aan toe zijn” legt Geurts uit.
Ook Italiaander heeft hoge verwachtingen van het werken met business intelligence. “Het mooie van Power BI van Forque is dat het een open en universeel systeem is met heel veel plugins. Je kunt straks allerlei extra data gaan combineren. Je kunt bijvoorbeeld een koppeling maken met het historische weerbeeld en daaruit afleiden welke invloed dat heeft gehad op de verkoopresultaten. Een koppeling met de weersvoorspelling levert vervolgens weer informatie op over de minimaal benodigde toekomstige bezetting in de werkplaats of op de verkoopafdeling. Zo kun je de personeelscapaciteit vrij nauwkeurig plannen. Het systeem heeft ontzettend veel potentie.” Klinkt dat niet bijna als Artificial Intelligence? Italiaander: “Het is mijn strategische gedachtengoed voor de komende vijf jaar. Voorspellende modellen moeten ons helpen om de huidige positie als marktleider in Limburg te behouden en uit te bouwen. Het klinkt misschien een beetje als science fiction, maar met de juiste koppelingen en een beetje programmeerwerk kan het snel werkelijkheid worden.”
In zijn rol als operationeel directeur werkt Geurts regelmatig met de software van AFAS. Bij de controle van facturen heeft hij bijvoorbeeld ook zicht op verlofaanvragen en ziekmeldingen.
Geurts: “Alles loopt via één portal terwijl ik daar in het verleden drie of vier programma’s voor moest openen.”
“In die situatie zag ik in tijden van grote drukte weleens iets over het hoofd. Dat gebeurt me nu echt niet meer. Bovendien is inloggen in het systeem heel eenvoudig. Met behulp van de Pocket App op je telefoon zit je er meteen in.” Italiaander wijst op de multi-factor authentication die daarvoor nodig is: “Ik ben ik heel blij dat die afscherming van gegevens op die manier goed is geregeld. Want dataveiligheid heeft voor mij als IT’er de hoogste prioriteit.”
Geurts is zeer te spreken over de uitgebreide mogelijkheden om in te regelen wat iemand wel en niet kan zien in AFAS. Op zijn beurt wijst Italiaander op de maandelijks rapportages die de financiële afdeling opstelt voor de importeur.
Italiaander: “Vroeger kostte het opstellen van de financiële maandrapportages een dag werk en nu is het in vijf minuten geregeld zonder dat er fouten in kunnen sluipen. Dus dat is een enorme besparing in tijd en ruis.”
Met zijn IT-achtergrond drukt Italiaander een behoorlijke stempel op de bedrijfsautomatisering. “Ik heb helaas geen tijd om zelf nog veel met de vingers aan de knoppen te zitten”, zegt hij, “maar ik blijf mezelf wel voeden met de nieuwste ontwikkelingen op IT-gebied.” De organisatie merkt daarvan dagelijks de gevolgen, stelt Geurts. “Monteurs sleutelen tegenwoordig met tablets volgens de EWAC-methodiek, wat staat voor Electronic Walk Around the Car. Ik durf te wedden dat als Brian hier niet had gezeten, dat we dan nog jaren waren doorgehobbeld met de ouderwetse papieren werkorders.” Overigens is Italiaander ook langs een ander lijntje betrokken bij de bedrijfsautomatisering. Sinds een jaar of tien is zijn IT-onderneming namelijk verantwoordelijk voor het applicatiebeheer.
Aan het eind van het gesprek constateert Geurts: “Wij ontzorgen onze klanten, zoals AFAS, Audev en Forque ons ontzorgen.” Het zijn drie volwassen partijen, zegt Italiaander. “Als ik bijvoorbeeld zie hoe AFAS ons informeert over toekomstige updates, dan constateer ik dat ik te maken heb met een heel serieuze partij. Er zit duidelijk een plan achter.”
Desgevraagd zijn Geurts en Italiaander het er snel over eens dat CarIT de motor van de gekozen automatiseringsoplossing is. Logischerwijs fungeert Power BI van Forque als het dasboard. En AFAS dan? “Ik zie AFAS als de aandrijflijn”, zegt Italiaander, “het hybride systeem dat bijspringt als het nodig is.” Geurts ziet het net even anders. “AFAS is voor mij de automatische transmissie waarmee alles lekker automatisch doorloopt.” Hoe dan ook, stelt Italiaander, is het geheel meer dan de som der delen. “Het zijn afzonderlijke systemen die krachtiger worden doordat ze met elkaar samenwerken. Daarom hebben wij die keuze zo gemaakt.”
Mengelers Automotive Limburg is dé officiële dealer voor Toyota, Suzuki en Lexus in de provincie Limburg. Als eerste Toyota-dealer van Nederland is de Mengelers Automotive Limburg in meer dan vijftig jaar uitgegroeid tot een vertrouwd adres op het gebied van kwalitatieve en duurzame mobiliteit. Door het bieden van goede en snelle service in zowel sales als aftersales onderhoudt het familiebedrijf een optimale relatie met klanten. Ook zakelijke rijders zijn bij Mengelers aan het juiste adres. Het Mengelers Business Center Limburg in Sittard denkt graag met zakelijke klanten mee over de beste manier om het wagenpark zo kostenefficiënt mogelijk te beheren. Mengelers Automotive Limburg heeft vestigingen in Landgraaf, Maastricht, Sittard, Roermond en Venlo. Bij het bedrijf werken ongeveer 150 mensen.
Automatiseer net als Mengelers en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |