Woningcorporaties willen het leven van hun huurders makkelijker maken. Met goede woonruimte, maar ook bijvoorbeeld een fijne straat. En NCCW maakt dat woningcorporaties makkelijk. Managing Director Ilse Rosendaal: ‘Met onze software ontzorgen we woningcorporaties. En dat doen we al sinds 1974. In die tijd is er veel veranderd, maar nog steeds geldt: wij kennen de problemen waar corporaties tegenaan lopen, en we kennen de processen waar ze mee werken. Dus kunnen we ze als geen ander helpen om hun doelstellingen te realiseren.’
ICT Software
120 medewerkers
Almere
14 september 2017
ERP
Ilse Rosendaal (Managing Director)
Rosendaal werkt sinds juni 2017 bij NCCW. Ze trad aan nadat het bedrijf onderdeel was geworden van Total Specific Solutions (TSS), dat meerdere specialistische softwarebedrijven bezit. En die overname werd voor NCCW de aanleiding om voor zichzelf te doen, wat ze haar klanten al jaren biedt.
‘Alle bedrijven die onder TSS vallen, moeten dezelfde soort rapportages leveren. Volstrekt logisch natuurlijk, maar het stelde ons wel voor een probleem. Want met ons oude administratieve systeem gingen we dat niet voor elkaar krijgen. Nou ja – het had misschien wel gekund, maar dan hadden we het systeem volstrekt opnieuw in moeten richten. Dat had sowieso veel werk opgeleverd, en om eerlijk te zijn waren we al niet heel gelukkig met het systeem. Op zich was dat al reden genoeg om ons te oriënteren op iets nieuws.’
‘Wij werkten met allemaal eilandjes in de systemen. We hadden een systeem en een database voor het CRM, voor HRM, voor van alles. We zijn gaan inventariseren, en toen bleek dat we op zevenentwintig plekken klantinformatie hadden vastgelegd. Zevenentwintig! En de artikelstructuur – simpel gezegd: de lijst van zaken die je op een factuur aan kunt treffen en waar je voor betaalt – bestond uit meer dan duizend items. Voor een organisatie die anderen helpt met heldere, efficiënte processen die draaien op een zo klein mogelijk aantal databases, is dat wel een beetje vreemd.’
Rosendaal: ‘Op zich vind ik het een groot compliment voor de organisatie dat er al die jaren zo’n goed product is geleverd, terwijl het intern verre van ideaal was ingericht. Dat zegt iets over de kwaliteit, het vakmanschap en de klantgerichtheid hier. Maar wat dan weer spijtig was, is dat klanten dat idee lang niet altijd hadden. NCCW werd als duur ervaren, terwijl dat in de praktijk helemaal niet zo was. Het gebeurde soms dat klanten weggingen, en dan pas zagen wat we allemaal voor hen deden, dat ze bij een andere partij niet kregen – of in ieder geval niet goedkoper. Dat kun je die klanten niet kwalijk nemen, dat moet je bij jezelf zoeken. De beeldvorming moest echt helderder.’
‘TSS investeert in bedrijven met potentie. En die potentie heeft en had NCCW zeker. Met ons marktaandeel zijn we ook echt geen kleine speler. Maar als je bedenkt dat we ooit, in een grijs verleden, monopolist waren, is ook wel helder dat die potentie er niet altijd uit kwam. Dus was aan ons de taak: heel snel heel goed worden. Dat betekent ook dat er het afgelopen jaar vrij rigoureus is ingegrepen, met bijvoorbeeld een reorganisatie en een veranderde propositie. We wilden dus een nieuw systeem uitzoeken en implementeren, met alle procesverandering die daarbij hoort, terwijl we ook druk bezig waren met verbouwen. Dat was wel een uitdaging.’
Niet het wiel opnieuw uitvinden, maar wel in één keer schoon schip maken. Dat vraagt om een systeem dat daarbij past. En dat had Rosendaal met AFAS snel gevonden.
‘Ik had bij verschillende van onze zusterbedrijven gezien dat mensen met AFAS werkten. En ik had vooral ook gezien dat een van die bedrijven overstapte naar een ander systeem, en daar flink spijt van had. Op zich had ik dus wel een lichte voorkeur, maar natuurlijk hebben we breder om ons heen gekeken. Na vijf minuten in de eerste presentatie was iedereen hier echter om. AFAS wist precies te beschrijven wat ons probleem was, en hoe we het op konden lossen. Toen was de keuze snel gemaakt.’
Dat moment was al in de tweede helft van 2017. En op 1 januari 2018 was de livegang van het nieuwe systeem. ‘We gebruiken AFAS nu voor de financiële administratie, voor de commerciële afdelingen, voor het projectbeheer … noem maar op. En dat hebben we in vier maanden voorbereid en geïmplementeerd. Het grootste probleem was dan ook dat we er eigenlijk te weinig tijd voor hadden.’
‘Mede daarom vertrouwden we in de hele structuur van het systeem op de best practices die AFAS aandroeg. Dat bleek achteraf een blessing in disguise. Het maakte het voor ons heel makkelijk om overal rigoureus te kiezen voor standaard. Onze processen en administraties waren deels zo ingewikkeld omdat we veel uitzonderingen toestonden. Intern, maar ook voor onze klanten. Dat lijkt heel flexibel, maar zorgde ook voor een grotere kans op fouten en hogere kosten. Dat is nu verleden tijd. Dat betekent ook dat we in sommige gevallen minder maatwerk leveren. Maar in veel gevallen bleek dat ook helemaal niet per se nodig.’
‘De eerste stap die we zetten, was het inkrimpen van de artikelstructuur. Van meer dan 1000 mogelijke posten zijn we teruggegaan naar zo’n 120. Die hebben we op hun beurt weer onderverdeeld in negen categorieën. Daardoor is onze administratie veel eenvoudiger geworden. Bovendien zijn de facturen voor onze klanten een heel stuk helderder geworden.’
‘Daarnaast zien de facturen die we met AFAS kunnen produceren er een stuk moderner uit, en zijn ze beter toegesneden op de denkwereld van onze klanten. Corporaties denken in verhuurbare eenheden, VHE’s. Wij presenteerden ze altijd alleen maar een totaalprijs, maar nu laten we ook zien wat de prijs per onderdeel, per VHE is. En zo zien onze klanten opeens ook: ze krijgen veel voor weinig. En het is voor hen ook nog eens makkelijker geworden om kosten te verwerken in hun boekhouding.’
‘De optelsom van eenvoudiger processen, minder handwerk en meer standaard leidde al heel snel tot meer duidelijkheid in de organisatie. We krijgen nu op tijd stuurinformatie waar we ook echt iets mee kunnen. Er sluipen daarnaast minder fouten in de administratie, en we houden tijd en ruimte over om ons te focussen op de ontwikkeling van ons product. We zien wat echt toegevoegde waarde heeft voor ons en onze klanten, en wat we misschien als service kunnen aanbieden, maar waar we niet in moeten investeren. En als wij betere keuzes kunnen maken, is dat alleen maar goed voor onze klanten.’
‘Met alle stappen die we gezet hebben, kunnen we nog beter werk leveren, met minder mensen en minder kans op fouten. En ik geloof echt dat we veel meer waarde hebben voor onze klanten, dan we ooit helder over het voetlicht hebben gebracht. Dat is nu wel anders. En dat was zonder de overstap naar AFAS niet gelukt.’
Woningcorporaties willen het leven van hun huurders makkelijker maken. Met goede woonruimte, maar ook bijvoorbeeld een fijne straat. En NCCW maakt dat woningcorporaties makkelijk. NCCW is totaalleverancier van online dienstverlening en optimale processen.
Met ruim 130 klanten heeft NCCW een fors marktaandeel. Dat bedienen ze met zo’n 120 medewerkers, die vrijwel allemaal in het hoofdkantoor in Almere werken.
Automatiseer net als NCCW en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |