De reis die Schoonmaakbedrijf Hommerson sinds 2019 met AFAS aflegt is er een die zijn vruchten afwerpt. Wat begon met de wens om de administratie rond de vele arbeidsovereenkomsten te digitaliseren, is uitgemond in de optimalisatie van diverse werkprocessen in de organisatie — van personeelszaken tot offertetrajecten. Dat levert meer efficiency en grip op, terwijl de foutgevoeligheid afneemt. Volgende halte? Dashboards voor meer inzicht in data.
Facilitair
200 medewerkers
Arnhem
22 oktober 2018
ERP
Interview met:
Nancy Hommerson (algemeen directeur)
Richard Hommerson (algemeen directeur)
Het is een bekend probleem in de schoonmaakbranche. Door het relatief hoge verloop van medewerkers volgen de arbeidsovereenkomsten elkaar in rap tempo op, met een hoop administratieve handelingen tot gevolg. Tenminste: als je dat proces handmatig of met verouderde software doorloopt.
Zo ging het tot in 2019 bij Schoonmaakbedrijf Hommerson, dat met tweehonderd medewerkers een middelgrote organisatie is. ‘Arbeidsovereenkomsten verwerkten we nog vooral handmatig in ons toenmalige systeem’, vertelt Nancy, die het bedrijf samen met haar broer Richard leidt. ‘We moesten ze uitprinten, door de rayonleider laten tekenen, opsturen naar de medewerker en ondertekend weer laten terugsturen. Omslachtig en tijdrovend, zeker als je je bedenkt dat we regelmatig nieuwe arbeidsovereenkomsten moeten opstellen. Het wisselde zo snel, dat het niet meer bij te houden was. Ook dreigde het gevaar dat de papieren ergens rondslingerden. Of we kregen de documenten niet ondertekend terug. Die situatie was verre van ideaal.’
Het was tijd om het anders te doen. Slimmer, makkelijker en vooral sneller. In het oude softwarepakket waarmee Hommerson werkte was dat niet mogelijk, dus volgde er een zoektocht naar een nieuw systeem. ‘Al snel werd AFAS ons getipt’, vertelt Nancy. ‘We zijn gaan kijken bij collega’s van een ander schoonmaakbedrijf die al met AFAS werkten. Wat bleek: de processen die wij graag wilden digitaliseren, konden we allemaal onderbrengen in de AFAS Pocket App. We dachten meteen: wauw, dit is fantastisch. En dan zag het er ook nog eens allemaal mooi uit, de hele uitstraling maakte indruk.’
Ook de signaleringsfunctie die AFAS biedt was precies wat ze bij Hommerson zochten. ‘Zodat onze medewerkers van personeelszaken altijd weten wat ze op welk moment moeten doen. In ons oude pakket wisten we wel dat iemand zoveel weken ziek was, maar nu krijgen we van AFAS het signaal: in deze week sturen we een bloemetje. Of: in deze week moet de zieke medewerker zich melden bij de bedrijfsarts en in deze week moeten we het dossier invoeren bij het UWV. En zo kun je voor elk ander bedrijfsproces noodzakelijke signalen laten aanmaken.’
Het werd AFAS dus, daar bestond geen twijfel over. Het nieuwe systeem had in de maanden die volgden een zachte landing in de organisatie van Hommerson. ‘Dat is vrij soepel gegaan, al kun je niet alles in één keer doen’, zegt Nancy. ‘AFAS is zo breed, er is zoveel mogelijk… Alles kan, maar je moet het wel zelf inrichten. We hebben daarom een plan gemaakt: wat zijn onze wensen, hoe willen we dat het pakket er voor ons uitziet? Als je dat wensenlijstje vervolgens gaat afvinken, kom je steeds dichter bij de ideale situatie.’
De belangrijkste basisingrediënten in het systeem van Hommersom? Nancy somt ze op: ‘Een klantenportaal, een medewerkersportaal en een werken bij-portaal. Klanten, rayonleiders, medewerkers en sollicitanten moeten na het inloggen alles kunnen inzien wat ze nodig hebben. Voor klanten zijn dat bijvoorbeeld offertes die ze nu zelfs digitaal kunnen ondertekenen. Medewerkers kunnen hun eigen dossier inzien. En het werken bij-portaal zorgt ervoor dat rayonleiders inzicht hebben in het vacatureproces en veel minder handelingen hoeven te verrichten.’
Nancy legt uit hoe dat nu gaat: ‘Onze rayonleider schiet een vacature in via InSite, personeelszaken publiceert de vacature en die komt automatisch op onze website terecht, want die is gekoppeld aan AFAS. Met een druk op de knop verschijnt de vacature bovendien op al onze sociale media-kanalen. Solliciteert iemand? Dan krijgt de rayonleider geen mailtje maar een melding en kan hij actie ondernemen. Het heen en weer e-mailen is voorbij. Er wordt al genoeg ge-e-maild. Dit levert dus veel tijdwinst en efficiency op.’
Voor Nancy is het duidelijk: hoe minder klikken en e-mailverkeer, hoe beter. Want dan verlopen processen sneller en de gewonnen tijd besteden medewerkers aan belangrijkere en leukere werkzaamheden, zoals de samenwerking met klanten en collega’s. En daarbij neemt ook de foutgevoeligheid af.
Nancy wijst voor een voorbeeld op het werken bij-portaal: ‘Eerst was het zo dat een sollicitatie per e-mail binnenkwam. Onze rayonleider tikte alle persoonlijke gegevens over om ze in te voeren. Nu hoeft dat niet meer, want de nieuwe medewerker heeft dat zelf al gedaan. En dus worden er minder fouten gemaakt. Zelfde geldt voor het offerteproces. Voorheen ging een offerte vanuit het calculatieprogramma naar een Word-bestand. Nu gebeurt zelfs de voorcalculatie in AFAS en gaat de offerte vervolgens rechtstreeks naar de klant toe. Vervolgens kunnen we in het systeem bijhouden wat de status van de offerte is.’
Nancy: ‘We hebben nu minder fouten en meer grip.’
‘Neem ook facturatie en salarisadministratie. Doen we allemaal in AFAS. Als de medewerker die onze salarisadministratie doet ziek is, kan ik het overnemen. We hebben een draaiboek gemaakt met alle stappen die mij precies vertellen wat ik moet doen. Je moet het zelf inrichten en er veel energie in stoppen, maar dan levert het veel op.’
Voor de urenregistratie maakt Hommerson gebruik van Appreo, specialistische software voor de projectmatige en daardoor sterk wisselende planning in de schoonmaak. Groot voordeel is dat die app effectief werkt in combinatie met AFAS. ‘We voeren uren bijvoorbeeld in via QR-codes die onze medewerkers scannen als ze beginnen en eindigen met hun werk. Een kloksysteem in een nieuw jasje. Die uren schieten voor akkoord door naar de Appreo app van de rayonleider, waarna ze automatisch doorgaan naar de urenadministratie in AFAS, waarvandaan we vervolgens de verloning doen. Dat gaat heel makkelijk zo.’
Ook materialen, machines en het wagenpark zijn dankzij de combinatie Appreo en AFAS eenvoudiger in te plannen. ‘Naast de werkuren hebben we ook daar meer grip op’, vertelt Nancy. ‘Het is ideaal dat we informatie niet op twee plekken hoeven in te voeren. Geldt ook voor het Dagelijks Controle Systeem (DKS) waarmee we werken. Stel dat het DKS verlopen is, dan krijgt de rayonleider de melding dat er een taak klaarstaat. We merken dat Appreo en AFAS samen goed nadenken over de koppeling tussen beide oplossingen. Natuurlijk kost het tijd om te leren hoe de systemen samenwerken, maar uiteindelijk bespaar je juist tijd door op deze manier te werken.’
Medewerkers die in het begin hun twijfels hadden over het nieuwe systeem, zijn allang overtuigd. Nancy: ‘Ze dachten eerst: nóg meer administratie. We hebben uitgelegd dat het niet meer werk is, maar een andere manier van vastleggen. In het begin is het omdenken. En geduld hebben.’
Nancy: ‘Mensen zien dat de software hun werk sneller, makkelijker en minder foutgevoelig maakt.’
‘Klein voorbeeld: als ik in InSite een e-mail krijg met informatie die ik belangrijk vind om vast te leggen, dan kan ik dat doen in het betreffende klantdossier en daarnaast mijn broer verantwoordelijk maken, zodat hij dat ook leest. Dat werkt heel fijn.’
Hommerson is een groeiend schoonmaakbedrijf. AFAS fungeert als een fundament dat een verdere stijgende lijn mogelijk maakt. Nancy: ‘Als je als organisatie groeit kun je het overzicht verliezen. Neem de laptops en telefoons die onze medewerkers in hun bezit hebben. Wie heeft nu wat? Dankzij AFAS hebben we daar inzicht in. Zoals we ook meer inzicht hebben in onze financiële cijfers en hoe het gaat met ons bedrijf. En het gaat verder dan dat. Opdrachtgevers, projecten, verkooprelaties, dossiers: voorheen verwerkten we die in Word en sloegen we de documenten in mapjes op, nu staat alles in AFAS. Het voelt veiliger en beter dat we alles op één plek kunnen doen. Zelfs als ik op vakantie ben kan ik AFAS openen en de taken zien die gedaan moeten worden.’ Het systeem is inmiddels onmisbaar in de organisatie van Hommerson.
Nancy: ‘Door steeds meer processen te digitaliseren met AFAS, groeit het systeem uit tot het hart van ons bedrijf.’
‘Je moet iemand in je bedrijf hebben die daar liefde voor heeft en het leuk vindt om het verder te ontwikkelen. Die hebben we gelukkig. Bij elk proces vragen we ons nu af: hoe gaan we het digitaliseren? We schrijven het uit, halen een consultant aan tafel en gaan het daarna implementeren. Ik ervaar het zo: je bent zelf het brein van het pakket dat je afneemt. Bij een ander bedrijf kan AFAS weer heel anders ingericht zijn. Dat is het mooie aan dit systeem. Als iemand zes maanden ziek is vind ik het belangrijk dat iemand een attentie toegestuurd krijgt. In de Wet verbetering poortwachter staat niet dat je dat moet doen, maar wij hebben het wel ingevoerd. Het is maar net hoe je het zelf wil.’
De reis die Hommerson met AFAS aflegt is succesvol, maar er is altijd weer een nieuwe horizon. Volgende halte: de koppeling met Power BI, zodat dashboards meer inzicht bieden in data. Dan kan de directie van het schoonmaakbedrijf bijvoorbeeld zien wat het resultaat is van offertes, hoe het ziekteverzuim van medewerkers verloopt en wat de reden is waarom mensen weggaan.
‘Vooral dat laatste is belangrijk, want het is een uitdaging om nieuwe medewerkers te krijgen’, zegt Nancy. ‘Je wil mensen dus graag behouden. Straks hebben we daar dankzij AFAS en Power BI meer inzicht in. Zoals we ook nog graag inzicht willen hebben in het rendement per verkooprelatie. Het zou helemaal mooi zijn als AFAS dat zelf meer initieert. Ik wist aan het begin dat er veel mogelijk was, maar dat het zo’n grote database zou zijn, waar je ook nog eens koppelingen kunt maken met andere apps en bedrijven… Dat biedt nog veel kansen voor de toekomst.’
De directie van Hommerson doet nieuwe kennis over de software op door evenementen van AFAS bij te wonen, zoals AFAS Open, Succestival en kennissessies. ‘Ik vind het superleuk om daarbij te zijn’, zegt Nancy. ‘Vorig jaar ben ik op het Succestival geweest en dat bleek heel leerzaam. Onboarding hadden we al goed ingericht, maar bij offboarding was nog winst te boeken. Daar heb ik een bijeenkomst over bezocht. Het is leuk en je ontmoet interessante mensen, maar je komt er vooral met de vraag: hoe kunnen we onze processen verder optimaliseren? Dat zullen we blijven doen.’
Het in Arnhem gevestigde Schoonmaakbedrijf Hommerson staat al 45 jaar voor ‘betrouwbaar schoon’. Met een team van 200 medewerkers houdt de organisatie dagelijks kantoren, onderwijsinstellingen, recreatie, retail, vastgoed en VVE en zorginstellingen schoon. Met een resultaatgerichte aanpak, een kwalitatief hoogwaardige dienstverlening én zorg voor het milieu presenteert het bedrijf zich als een betrouwbare zorgverlener die zich met schoonmaak op maat weet te onderscheiden van zijn concurrenten.
Sinds 2021 is het bedrijf actief met een nieuwe tak: Hommerson Zorg, gespecialiseerd in schoonmaak in de zorg. Begonnen met hulp in de huishouding voor de WMO, breiden de activiteiten zich steeds verder uit. Het bedrijft zet zich in voor een positieve impact op de gehandicaptenzorg, de ouderenzorg en de GGZ, door zorgondersteuning te bieden en de facilitaire efficiëntie met capaciteitsmanagement te verhogen.
Met een grote groep tevreden klanten, waarvan sommigen al tientallen jaren, is Hommerson een begrip in de wijde omgeving van Arnhem. Tot op de dag van vandaag is het nog steeds een hecht familiebedrijf waarbij veel draait om een goede sfeer en samenwerking.
|
Automatiseer net als Schoonmaakbedrijf Hommerson en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |