Zeven jaar geleden al koos SDW vol overtuiging voor de ERP-software van AFAS. Dat begon met een combinatie van de modules HRM & Payroll en Finance. Minder administratieve lasten- en regeldruk, meer grip en efficiency doordat financiële en HR-processen op elkaar zijn afgestemd: dat moest de oplossing brengen. Met als uiteindelijk resultaat dat de medewerkers van SDW meer tijd en focus hebben om bezig te zijn met waar het in hun dienstverlening echt om draait: kinderen, jongeren en volwassenen met een verstandelijke beperking of ontwikkelingsachterstand de ondersteuning bieden die ze nodig hebben. 

In de praktijk heeft het precies zo uitgepakt. "Medewerkers kunnen zinvoller bezig zijn voor cliënten als ze minder overheadtaken hebben", zegt Ralph van Kuijeren, manager bedrijfsvoering bij SDW. Volgens zijn collega Wendy van den Bosse, functioneel applicatiebeheerder AFAS, nemen gedigitaliseerde processen vooral ‘dissatisfiers’ weg. Stukken die kwijtraken, onnodig oponthoud omdat iemand die een dag vrij is een declaratie moet ondertekenen: het behoort tot de verleden tijd. "Dat zijn ergernissen die je niet hebt als je digitaal werkt. Voor mij is een ERP-systeem een hygiënefactor: het moet goed en gebruiksvriendelijk werken. Als het dat doet, en het ziet er ook nog mooi uit, dan draagt het ook bij aan het werkplezier."

Tijdwinst en gemak

Goede ervaringen smaken naar meer. En dus heeft SDW in de loop der jaren meer efficiencyslagen gemaakt door primaire bedrijfsprocessen te automatiseren. Neem het indiensttredingsproces, waarvan de hele workflow nu in AFAS werkt. Van de sollicitatie tot de ondertekening van de arbeidsovereenkomst: alle stappen zijn gedigitaliseerd. Weg zijn de papieren processen van weleer. 

Van Kuijeren: "Daarmee behalen we tijdwinst en gemak. Ik moet er wel bij zeggen dat niet iedereen digitaal is ingesteld. We merken dat ze het af en toe lastig vinden. Het vergt veel veranderingsmanagement, het gaat om draagvlak creëren en communiceren, via intranet, e-mail, demo’s. Bij onboarding kunnen we al niet meer zonder; leidinggevende ervaren het als prettiger dat ze niet met papiertjes hoeven te leuren. Dat zorgt ook voor een professionelere uitstraling. En we hebben meer snelheid te pakken."

Van Kuijeren: "Voorheen ging het tekenen van een contract handmatig en over meerdere schijven, nu gebeurt dat in één digitaal portaal."

Professionele employee experience

In samenwerking met AFAS werkt SDW de komende tijd aan verdere digitalisering van het onboardingsproces. Dat moet na ondertekening van een contract een professionelere ‘employee experience’ opleveren, vertelt Van den Bosse. "Hoe laten we een medewerker goed landen in onze organisatie? We willen een aantrekkelijke werkgever zijn en de nieuw ingestroomde medewerkers aan ons binden."

Dat is des te belangrijker voor een organisatie die sterk gericht is op de cliënt. Bovendien zijn zorgprofessionals schaars — die moet je koesteren. Van den Bosse: "Fijn dat je er bent, we gaan met je aan de slag: dat willen we uitstralen. Die hele kennismaking met onze organisatie is straks onderdeel van de digitale employee experience. Daartoe behoort ook verwachtingsmanagement: wanneer start de medewerker? Wanneer krijgt hij zijn laptop en telefoon? Die vervolgstappen na het tekenen van de arbeidsovereenkomst gaan we allemaal integreren. Dat trekken we trouwens breder dan de nieuwe medewerker; het geldt ook voor de nieuwe externe medewerker, de vrijwilliger en alle andere mensen die een rol hebben in onze dienstverlening."

Focus op waarde toevoegen

Enthousiaste woorden, maar het gaat niet vanzelf. Anders werken heeft impact. "We hebben met mensen te maken die hart voor zorg hebben. Die willen vooral daarmee bezig zijn en als mens gezien worden. Het is een uitdaging om dan de omslag te maken naar een meer digitale werk- en denkwijze. We moeten de processen aan de achterkant heel eenduidig neerzetten en daarin geen uitzonderingen maken, want dat kan zorgen voor onrust. Vooral een goede samenwerking tussen de verschillende afdelingen is hierbij belangrijk. We moeten loskomen van wat we altijd gedaan hebben. We zitten nog steeds midden in dat proces, maar merken wel dat afdelingen er de voordelen van inzien."

Veranderbereidheid en proceskennis

Dat vereist wel veranderbereidheid onder de mensen in je organisatie, voegt hij daar meteen aan toe. "Communicatie is daarbij essentieel. Zonder communicatie blijf je bij het oude. Je moet consistent zijn. Wijzigingen doorvoeren moet je niet via omwegen op de oude manier doen. En openstaan voor knelpunten die medewerkers ervaren is belangrijk. Het is een goed idee om de gebruiker al aan het begin van het proces mee te nemen in de ontwikkelingen."

Naast de aanwezigheid van proceskennis in de eigen organisatie is een goede softwarepartner cruciaal. SDW prijst zich gelukkig met AFAS. "Wij vinden het heel fijn om met deze software te werken. Er zijn veel standaarden in het pakket, maar hoe kunnen die ondersteunend aan onze processen werken? Wat zijn de mogelijkheden? Daarover denkt onze partner mee. AFAS is een breed product. Voor onze functioneel beheerder is het lastig om van alle onderdelen kennis te hebben, dus maken we graag gebruik van de consultants met specifieke kennis."

Van Kuijeren en Van den Bosse zien uit naar verdere digitalisering. Ze volgen daarbij nauwlettend de ontwikkelingen binnen de oplossing die AFAS biedt.

Van Kuijeren: "AFAS zit niet stil, nieuwe functionaliteiten volgen elkaar op. Die kunnen voor ons ook interessant zijn. Zo blijven we processen optimaliseren."