Zeven jaar geleden al koos SDW vol overtuiging voor de ERP-software van AFAS. Dat begon met een combinatie van de modules HRM & Payroll en Financieel. Minder administratieve lasten- en regeldruk, meer grip en efficiency doordat financiële en HR-processen op elkaar zijn afgestemd: dat moest de oplossing brengen. Met als uiteindelijk resultaat dat de medewerkers van SDW meer tijd en focus hebben om bezig te zijn met waar het in hun dienstverlening echt om draait: kinderen, jongeren en volwassenen met een verstandelijke beperking of ontwikkelingsachterstand de ondersteuning bieden die ze nodig hebben.
‘Medewerkers kunnen zinvoller bezig zijn voor cliënten als ze minder overheadtaken hebben’, zegt Ralph van Kuijeren, manager bedrijfsvoering bij SDW.
Gelet op de resultaten is het niet verwonderlijk dat er bij SDW enthousiaste geluiden klinken over digitalisering. Toch zijn er ook zorgorganisaties die het spannend vinden om dat proces in gang te zetten. De ambitie hebben om je bedrijfsvoering te automatiseren is één, het doen is twee. Maar, zo luidt de ervaring bij SDW, als er eenmaal een ‘go’ heeft geklonken gaat het meestal soepeler dan verwacht.
Recent is ook gestart met de digitalisering van het inkoopproces van SDW. Fase één is net afgerond, de verwachtingen zijn hoog. Van Kuijeren legt uit hoe het er precies uitziet en wat het moet brengen. ‘We zijn gestart met een brede basis en hebben diverse koppelingen naar onze leveranciers, zodat het voor onze medewerkers makkelijker is om bestellingen te doen. We willen deze basis verder uitbreiden naar alle fysieke producten en straks ook alle diensten die we inkopen laten verlopen via datzelfde portaal, zoals het inhuren van externe specialisten en consultants.
‘Ik kan het andere zorgorganisaties alleen maar aanraden’, zegt Van Kuijeren. ‘Onze ervaring is dat het eenvoudiger is dan je denkt. En het brengt ons veel. Steeds verder automatiseren dwingt je om goed na te denken over je processen, waardoor er focus ontstaat op waarde toevoegen. Je zult zien dat het makkelijker wordt om processen te volgen, te integreren en audits uit te voeren.’
Dat vereist wel veranderbereidheid onder de mensen in je organisatie, voegt hij daar meteen aan toe. ‘Communicatie is daarbij essentieel. Zonder communicatie blijf je bij het oude. Je moet consistent zijn. Wijzigingen doorvoeren moet je niet via omwegen op de oude manier doen. En openstaan voor knelpunten die medewerkers ervaren is belangrijk. Het is een goed idee om de gebruiker al aan het begin van het proces mee te nemen in de ontwikkelingen.’
Van Kuijeren en Van den Bosse zien uit naar verdere digitalisering. Ze volgen daarbij nauwlettend de ontwikkelingen binnen de oplossing die AFAS biedt. ‘AFAS zit niet stil, nieuwe functionaliteiten volgen elkaar op. Die kunnen voor ons ook interessant zijn. Zo blijven we processen optimaliseren.’
SDW zet zich in voor een goed leven van mensen met een verstandelijke beperking of ontwikkelingsachterstand. Dat doet de organisatie met medewerkers, vrijwilligers, leerlingen, pleegouders en gezinshuisouders. Zij kijken naar wat de ruim 1800 cliënten kunnen en willen, naar talenten en mogelijkheden. Zodat ze mee kunnen doen in de samenleving. En kunnen leven zoals zij dat willen. SDW heeft meer dan 30 woon- en dagbestedingslocaties in West-Brabant. Daarnaast biedt de zorgorganisatie diverse vormen van ambulante begeleiding, bijvoorbeeld thuis en in het onderwijs. De ondersteuning is maatwerk en erop gericht dat cliënten zo zelfstandig mogelijk kunnen leven. Bij SDW werken ongeveer 900 medewerkers en 300 vrijwilligers.