Met de toename van het aantal uitzendkrachten ontstond bij Select Uitzendbureau de sterke behoefte aan software die het proces van urenregistratie, verloning en facturatie versnelt en vergemakkelijkt. Die heeft het bedrijf in AFAS gevonden. De zeeën van vrijgekomen tijd benut de directie om strategisch vooruit te blikken in een dynamische markt. Mededirecteur John Overgaag: ‘Ik heb altijd het gevoel gehad door een storm heen te varen, maar nu kan ik naar de horizon kijken.’
Uitzendorganisaties
10
Uitgeest
Mei 2022
ERP
Interview met:
John Overgaag (Directielid voor HR, IT en Financiën)
Terug naar hoe het was. Het is 2013 als John Overgaag instapt bij Select Uitzendbureau, dat dan onder leiding van oprichter Dawid Rogowski drie jaar succesvol aan de weg timmert als nieuwe speler in de flexibele arbeidsmarkt. Het bedrijf telt op dat moment zestig uitzendkrachten. De groei zet in de jaren die volgen door. Goede zaak, maar de uitdagingen waar Overgaag als verantwoordelijk directielid voor HR, IT en Financiën voor staat, nemen in rap tempo toe.
‘Naast het toenmalige softwarepakket werkten we met een boekhoudpakket, wat betekende dat ik elke week weer alle data moest overhevelen om te kunnen verlonen’, vertelt Overgaag. ‘Met alle risico’s van dien, want een fout is zo gemaakt. Daarnaast is het in de flexbranche eerder regel dan uitzondering dat je correcties moet doorvoeren, omdat bijvoorbeeld een uitzendkracht zich heeft vergist in urentijden. Alleen al met het doorvoeren van één correctie was ik zo een kwartier bezig. Heel omslachtig en tijdrovend, terwijl je dat juist snel wil doen.’
Na jaren waarin het administratieve proces van urenregistratie, verloning en facturatie hem veel hoofdbrekens bezorgt, hakt Overgaag de knoop door. Er moet een geïntegreerde oplossing komen voor de lange termijn, met efficiëntie, overzicht en flexibiliteit als belangrijkste wensen. De nood is hoog; Select Uitzendbureau is inmiddels richting 250 uitzendkrachten gegroeid, met een verdere toename van de administratieve rompslomp tot gevolg.
‘De software waarmee we werkten vergde zoveel tijd van ons, dat we bleven steken’, blikt Overgaag terug. ‘We hadden nauwelijks tijd om ons te focussen op de vraag: waar willen we naartoe met ons bedrijf? Hoe groot willen we worden en hoe gaan we dat bereiken? Het was de hoogste tijd om op zoek te gaan naar een nieuwe software-oplossing die ons die tijd en dat overzicht wél zou opleveren.’
De directie van Select Uitzendbureau komt in 2022 uit bij AFAS, dat in de afgelopen jaren een specifiek pakket voor de flexbranche heeft ontwikkeld. ‘AFAS kenden we, want we zijn gevestigd in Uitgeest en rijden regelmatig langs het AFAS Stadion in Alkmaar. We zijn ons gaan focussen op haar specifieke oplossing voor onze branche en raakten steeds enthousiaster. Tijdens een gesprek bij AFAS was er meteen een klik. Je stapt daar binnen en het voelt alsof je thuis bent. Zo is dat met de software ook. Dat je met een druk op de knop een correctie kunt doorvoeren overtuigde mij, zoals het voor ons ook belangrijk is dat AFAS een totaalpakket biedt.’
De implementatie van het nieuwe systeem verloopt tussen maart en november 2022 precies zoals Overgaag had gehoopt. ‘Dat begon met een gesprek met de projectleider bij AFAS. Die nam echt de tijd voor ons en legde stap voor stap uit wat ze zouden gaan doen. Daarbij benadrukte hij dat een groot deel van de taken bij onszelf ligt. Steek genoeg tijd in de voorbereiding, zo luidde de duidelijke boodschap. Die hebben we ter harte genomen.’
Dan nog is de implementatie een uitdagende klus, zo ook bij Select Uitzendbureau. Overgaag: ‘Je wordt tijdens het proces overstelpt met informatie, want AFAS is omvangrijk. Ik heb wel momenten gehad dat ik dacht: dit is veel, dit is groot. Er moest bijvoorbeeld heel veel data overgezet worden. Maar de ondersteuning die we daarbij kregen gaf veel vertrouwen in een goede afloop. Je hebt iemand nodig die je hand vastpakt en meeneemt langs alle stappen. Dat gebeurde ook. De AFAS-specialisten die ons hebben begeleid waren kanjers. Het zijn mensen die de software en de uitzendbranche snappen. Ze konden mij dingen vertellen waarvan ik dacht: zo, dat is scherp. Het kennisniveau is heel hoog.’
De voortvarende implementatie blijkt een voorbode van meer positieve ervaringen. Overgaag zou zich nu al niet meer een werkzaam leven kunnen voorstellen zonder de nieuwe software. ‘De overstap naar AFAS is onze beste beslissing ooit, dat durf ik hardop te zeggen. Ik heb weleens tegen mijn compagnon gezegd: waren we hier tien jaar eerder maar tegenaan gelopen…’
Die efficiencyslag levert enorme tijdwinst op. ‘Mijn compagnon en ik hebben met z’n tweeën anderhalve dag gewonnen’, rekent Overgaag voor. ‘Een correctie hebben we in een mum van tijd doorgevoerd. Het systeem is heel duidelijk. AFAS stelt vragen binnen het pakket: wat wil je corrigeren? Is dit de bedoeling, weet je het zeker? Dat werkt heel fijn en zorgt voor minder fouten.’
Overgaag: ‘Verlonen en factureren ging nog nooit zo soepel.’
Het nieuwe systeem levert de directie van Select Uitzendbureau niet alleen tijdwinst op, ook de grip op de administratieve processen is toegenomen. Beide ontwikkelingen dragen eraan bij dat de directie toekomstgericht kan ondernemen. Overgaag: ‘Als op woensdag alles is verloond, zien we de winst- en verliescijfers de volgende ochtend al in AFAS. Daardoor weten we waar we staan. Voorheen was dat niet altijd precies duidelijk. Dat maakt het lastig sturen in een organisatie van een behoorlijke omvang.’
Overgaag: ‘We hebben nu grip en overzicht. Daardoor kunnen we altijd beslissingen nemen op basis van de juiste cijfers.’
Ook de koppeling van AFAS met de planningsoftware van Plan4Flex werpt zijn vruchten af. ‘Het is essentieel dat die integratie goed werkt, want Plan4Flex is het hart van ons bedrijf’, vertelt Overgaag. ‘Daar zitten alle planningen in, dossiers van medewerkers en ook het recruitmentproces en digitaal ondertekenen vinden daarin plaats. Het voordeel van de koppeling met AFAS is dat contracten, urenregistraties, loonstroken en andere documenten gemakkelijk heen en weer kunnen tussen de systemen voor verdere verwerking. Alles staat klaar en is duidelijk. Dat werkt eenvoudig en snel.’
Het fundament staat. Daarmee breekt voor Overgaag het moment aan om zich verder verdiepen in de vele mogelijkheden die AFAS biedt. ‘Ik ben supertevreden tot nu toe, maar weet ook dat er nog veel te ontdekken valt. We hebben ons dit eerste jaar bewust gefocust op de eerste stappen: verlonen van uitzendkrachten, facturatie en de koppeling met Plan4Flex. Nu dat allemaal goed draait, is de volgende stap om de software op een dieper niveau te begrijpen. Wat daarbij helpt is dat AFAS je daartoe uitdaagt. Als ik een vraag heb, krijg ik regelmatig een link naar een artikel waarin de uitleg met alle stappen beschreven staat. Zo leer je het pakket beter begrijpen. En hoe beter je het gebruikt, hoe meer je eruit haalt.’
Nu de backoffice van Select Uitzendbureau kan leunen op AFAS en Plan4Flex, is de organisatie klaar voor verdere groei. ‘Ik heb in ons bedrijf altijd het gevoel gehad door een storm heen te varen’, zegt Overgaag. ‘We hebben hoge golven moeten trotseren en wisten nooit hoe hoog de volgende golf zou zijn. Maar het tij is gekeerd, voor een belangrijk deel door te gaan werken met deze software-oplossingen. Eerst was het windkracht 10, nu windkracht 2. We kunnen daardoor meer naar de horizon kijken.’
Het in 2010 opgerichte Select Uitzendbureau levert diensten binnen de flexibele arbeidsmarkt. De belofte die het bedrijf doet is een hoge mate van kwaliteit, zekerheid, persoonlijkheid en betrouwbaarheid. Bij Select staan zowel de opdrachtgever als de medewerker centraal. Daarom hecht de organisatie er veel waarde aan om goede en persoonlijke contacten met hen te onderhouden. De lijnen zijn kort en Select schakelt snel om alle partijen goed van dienst te zijn. Met Nederland als werkgebied, een specialisatie in het werven en selecteren van Nederlandse en Poolse medewerkers en haar eigen wervingskanalen in Polen, is voor Select geen vraag te gek.
Automatiseer net als Select Uitzendbureau en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |