Verpakkingsbedrijf Tupak streeft naar duurzaamheid. Daar hoort het automatiseren van hun processen natuurlijk ook bij. Voor het vernieuwen van hun automatisering hebben ze bij Tupak gekozen voor AFAS Direct: zonder opstartkosten en met een snelle implementatie beginnen.
Retail
6 medewerkers
Nijkerk
6 mei 2020
AFAS Direct
Interview met:
Amanda van Beek (Officemanager)
Arjan van Hassel (Accountmanager binnendienst)
Verpakkingsbedrijf Tupak behoort tot de eerste lichting gebruikers van het door AFAS speciaal voor kleinere organisaties ontwikkelde AFAS Direct. In de oude situatie werkte het bedrijf met een speciaal voor de verpakkingsbranche ontwikkeld administratiepakket. Toen de leverancier de ondersteuning daarvan beëindigde, moest Tupak op zoek naar nieuwe bedrijfssoftware.
Aanvankelijk was het de bedoeling om met ingang van 1 januari 2020 over te stappen naar een nieuw pakket. De verhuizing van het bedrijf naar een ander onderkomen op een Nijkerks bedrijventerrein gooide echter roet in het eten. “We wilden eerst verhuizen en dan pas onze automatisering vernieuwen”, zegt Amanda van Beek. Zij is sinds 2008 in dienst bij Tupak en is er actief als officemanager. Haar collega Arjan van Hassel werkt ruim drie jaar bij Tupak, als accountmanager binnendienst. Daarnaast springt hij regelmatig bij op de afdeling Expeditie. “Als collega’s nemen wij elkaars taken makkelijk over”, zegt Amanda. “Als het nodig is, help ik ook mee op de verkoopafdeling.”
In de zoektocht naar nieuwe bedrijfssoftware was AFAS vanaf het begin in beeld omdat een privékennis van Arjan bij de softwareleverancier uit Leusden werkt. “Hij attendeerde me meteen op AFAS Direct, wat toen nog een gloednieuwe propositie was. AFAS wilde graag dat we proefklant zouden worden. Op onze beurt vonden we het aantrekkelijk om zonder opstartkosten en met een snelle implementatie onze automatisering te vernieuwen.” Na een demodag in Leusden (corona bestond nog niet) was de kogel door de kerk en de keuze voor AFAS-Direct definitief.
Voorafgaand aan het implementatietraject volgden Amanda en Arjan een online cursus AFAS Direct. In december 2020 maakten ze meters door met een oefenpakket aan de slag te gaan. Hoewel de twee geen IT-achtergrond of -ervaring hebben, ging ze dat goed af. “Als je kunt lezen, kun je met AFAS Direct werken”, vat Amanda het samen. Uiteindelijk stapte Tupak in januari 2021 over op de software van AFAS, na een online implementatie die in een tijdsbestek van twee weken achter de rug was. Precies zoals AFAS had voorgespiegeld. “Het had eigenlijk nog wel sneller gekund”, blikt Amanda terug, “want de meeste tijd is gaan zitten in het opschonen van ons artikelbestand.”
De overgang naar de nieuwe bedrijfssoftware vroeg wel om enkele aanpassingen in het systeem. “Als wij een koker leveren, geldt dat voor de klant als één product”, legt Arjan uit. “Voor ons gaat het echter om twee producten: de koker en een deksel. We hebben wel even moeten puzzelen om dat goed in het systeem te krijgen.” Nog zoiets: de afdeling Expeditie draaide zelf geen pakbonnen uit. Dat deed de binnendienst altijd, terwijl de order nog niet was uitgeleverd. Uiteindelijk werd ook dat probleem praktisch opgelost volgens Arjan. “Het systeem is op onderdelen iets aangepast en hetzelfde geldt voor onze bedrijfsvoering.”
Omdat Tupak nog niet zo lang met AFAS Direct werkt, blijft het gebruik van de software vooralsnog beperkt tot de standaardconfiguratie met Finance en Ordermanagement. Ook omdat er eenvoudigweg geen tijd was om aan het systeem te sleutelen, zegt Amanda. “De levertijd van een doos was normaal gesproken twee tot drie weken. Als die levertijd mede door corona oploopt tot 25 weken, heb je andere prioriteiten die om aandacht vragen.” Mede om die reden raadplegen Amanda en Arjan met enige regelmaat AFAS Help. “Echt geweldig, je vindt er alles in terug”, zegt Amanda. “En wordt het ingewikkeld, dan bellen we met de mensen van AFAS. Die stellen zich lekker informeel op, dat past goed bij ons.”
Ondanks de obstakels van corona, leven er bij Tupak wel degelijk ideeën om meer uit het systeem te halen. De bedrijfsadministratie van het bedrijf is bijvoorbeeld ingericht in InSite. Dat bevalt uitstekend en het voornemen is om de mogelijkheden van de intranetportal in de toekomst ruimer te gaan benutten. “Ook hebben we serieus overwogen om in het magazijn met scanners te gaan werken, ook omdat dit zo goed communiceert met AFAS. Maar omdat de gewenste oplossing budgettair op dat moment niet haalbaar was, hebben we dit plan even op een laag pitje gezet”, aldus Arjan.
Een belangrijk informatiemoment is het vrijdagse verkoopoverleg, waarbij in principe alle medewerkers aanschuiven. Door middel van exports uit AFAS Direct, worden tijdens dit overleg de belangrijkste kengetallen gedeeld.
Arjan: “Een paar drukken op de knop en iedereen weet precies wat er speelt qua verkoop en offertes.”
Als de door het bedrijf gewenste groei in de vorm van uitbreiding van het artikelassortiment een feit is, komt daar nog een verdiepingsslag overheen. “Dan krijgen we op artikelniveau ook inzicht in bijvoorbeeld hardlopers en marges”, stelt Arjan.
Hoe het werken met AFAS Direct in de praktijk bevalt? “Gaat goed, werkt prima”, zeggen Amanda en Arjan in koor. Maar is er ook iets veranderd in de bedrijfsvoering sinds Tupak met de software van AFAS werkt? “Ik denk dat de grootste winst zit in snellere administratieve processen rond de factuurbehandeling, mede dankzij de bankkoppeling”, zegt Arjan. “Daarnaast is de software van AFAS moderner en professioneler dan wat we gewend waren”, vult Amanda aan. “Kijk bijvoorbeeld naar de tabbladen met de vele filtermogelijkheden.” Arjan valt haar bij als hij zegt: “In ons oude pakket kon je nog wel eens iets proberen via een omweg. Pakbonnen uitdraaien van artikelen die niet in het magazijn aanwezig waren bijvoorbeeld.
Arjan: “De software van AFAS is veiliger in het gebruik en het voorraadbeheer beter op orde.”
“In de oude situatie slaagde ik er regelmatig in om het systeem te foppen, maar dat is me met AFAS Direct nog niet gelukt”, zegt Arjan.
Tupak is sinds 1967 dé specialist op het gebied van verpakkings- en verzendmaterialen van papier en karton. Het bedrijf is in meer dan een halve eeuw uitgegroeid tot marktleider in Nederland. De missie van Tupak is om klantspecifieke, minder milieubelastende en kostenverlagende verpakkingsoplossingen aan te dragen met een onderscheidend en opvallend karakter. Door innovatie en voortdurende aandacht voor processen, systemen en technologische ontwikkelingen weet Tupak op een efficiënte manier te produceren met een hoog serviceniveau. Het hoofdkantoor van Tupak bevindt zich in Nijkerk. Bij de onderneming werken in totaal zes mensen.
Automatiseer net als Tupak en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |