Het begon met een ‘big bang’, maar nu is er stabiliteit. Werken met de HRM- en Payroll-software van AFAS brengt het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) transparantie in het salarisverwerkingsproces en hogere kwaliteit van data. De vele papiertjes verdwenen en daarmee ook de administratieve ballast. Op naar de volgende stap: verdere digitalisering van werving en selectie en het indienstproces.
Gezondheidszorg
13.000+
Groningen
30-03-2018
HRM & Payroll
Interview met:
Annuska Timmer (Coördinator P&O-Services en Projectleider HR-Payroll)
Hoewel alweer ruim drie jaar geleden, kan Annuska Timmer zich haar eerste maanden als Coördinator P&O-Services en Projectleider HR-Payroll bij het UMCG zo weer voor de geest halen. Haar nieuwe werkgever was toen net overgestapt naar de HRM- en Payroll-software van AFAS. ‘Dat had voor een big bang gezorgd, het was alle hens aan dek’, zegt Timmer.
Haar hulp was zeer welkom. Timmer had namelijk al ruime ervaring opgedaan in werken met de software van AFAS. ‘Ik had eerder bijgedragen aan de implementatie van AFAS bij het Ommelander Ziekenhuis Groningen in Scheemda. Vanuit die hoedanigheid en kennis van zaken ben ik gevraagd om bij het UMCG te helpen om hetzelfde te doen. De uitdaging was fors. In de eerste plaats vanwege de grote werkachterstand die was ontstaan.
Timmer: ‘De workflows optimaliseren had de grootste prioriteit. Alle openstaande mutaties en declaraties moesten zo snel mogelijk worden afgehandeld, zodat de medewerker hier geen nadeel van ondervond.
Dus zijn we daar eerst mee aan de slag gegaan. Dat betekent scholen, scholen, scholen en uitleggen, uitleggen, uitleggen. En ook: alle foutmeldingen die binnenkwamen oplossen. We moesten duidelijk maken dat mensen er straks de voordelen van zouden inzien.’
Ga er maar aan staan in een omvangrijke organisatie die net van een analoge naar een digitale situatie is overgegaan. ‘Eerst werd alles op papiertjes — zogenaamde rpf’jes — gedaan. Die gingen van de ene bureaula naar de andere. De software van AFAS moest onze organisatie enorm gaan helpen, maar dat vereist een digitale benadering. Veranderkunde, dat is waar mijn werk in die periode om draaide. Het UMCG telt 13.000 medewerkers en 500 leidinggevenden. Bereik maar eens iedereen. Dat heeft met communicatie te maken. Het is typisch Nederlands dat mensen niet graag willen veranderen. Dat was dan ook de grootste uitdaging.’
Komt bij dat het UMCG een ‘hoog-complexe’ organisatie is. ‘We zijn een dorp in een stad’, schetst Timmer.
‘En in dat dorp doen mensen verschillende dingen. We zijn ook een opleidingsziekenhuis en hebben ook een onderzoekspoot. Dat alles bij elkaar zorgt dat er heel veel mensen met verschillende verantwoordelijkheden zijn en dat mensen dubbele aanstellingen hebben. Je kunt als co-assistent en oproepkracht werken en ook nog actief zijn bij de plaatselijke Albert Heijn die ook nog in het ziekenhuis gevestigd is. Hoe leg je dat vast? Hoe verbind je al die nulletjes en eentjes aan elkaar? Bij dubbele aanstellingen is dat complex en dat zijn er bij het UMCG heel veel.’
‘Dat is een van de onderwerpen waarover we constant met de bouwers van AFAS overleggen’, vervolgt Timmer. ‘We zijn er vaak tegenaan gelopen dat een standaard voor een nevendienst niet werkte. Maar in twee jaar hebben we een hele slag gemaakt door er samen mee bezig te zijn. Nu zijn we met name bij de implementatie van de nieuwe cao een voorbeeld voor de andere UMC-ziekenhuizen. De cao voor overkoepelende ziekenhuizen is nu eenmaal heel complex, dat is voor AFAS maar ook voor de UMC’s een grote uitdaging.’
Anno 2022 zijn met uitzondering van het indienstproces voor reguliere medewerkers alle HR- en salarisverwerkingsprocessen van het UMCG gedigitaliseerd en gestandaardiseerd. Dat heeft diverse pijnpunten in de bedrijfsvoering verholpen.
Timmer: ‘Het proces is veel transparanter geworden. Eerder ging een papiertje via vier bureaus en dan kon het ook nog in de la belanden. Nu zien we altijd waar iets ligt en of iets gedaan is of niet.’
Timmer noemt het een groot voordeel dat het UMCG alles in een keer gedigitaliseerd heeft. Niet alleen verloning, maar ook meteen de werkprocessen, van verzuim tot declaraties. ‘Dat heeft onze administratieve ballast uiteindelijk naar beneden gebracht. Alle papiertjes zijn weg. Alles wat binnenkomt via onze workflow wordt automatisch weggezet bij de juiste functionarissen. Dankzij het systeem is alles transparant. We zien waar het goed of fout gaat en kunnen daar op sturen. Die dashboardfunctionaliteit wordt goed gebruikt.’
Een andere cruciale pré: de kwaliteit van data is verhoogd dankzij de software van AFAS. ‘Dat is een heel belangrijk verbeterpunt. We hadden veel rotzooi in het systeem. Dat is er nu voor het overgrote deel uit. Een van de belangrijkste winstpunten is dat we een stabiel verloningsproces hebben. Daarmee heeft AFAS het toepassen van de juiste wet- en regelgeving echt afgedwongen. De cao passen we precies toe zoals het moet. Dat geldt ook voor de belasting- en pensioenregels. Dat vind ik als salarisverantwoordelijke heel belangrijk.’
Wat overzicht in de organisatie van het UMCG betekent? Timmer maakt het concreet: ‘In elk geval dat elke leidinggevende inzage heeft in welke medewerkers er op de afdeling rondlopen. En hij ontvangt taken voor de mutaties die hij moet opstarten, of reminders in het kader van de wet verbetering poortwachter bij medewerkers die verminderd inzetbaar zijn. In één portaal ziet hij een overzicht van alle betaalde medewerkers met parameters als contractuur en bezoldiging. In het dashboard verzuim ziet hij het verloop van het ziekteverzuim.’
Over verzuim gesproken: dat is het stokpaardje van Timmer. ‘Het administratieve proces dat daarbij hoort is namelijk enorm verbeterd ten opzichte van de vorige situatie. Daar zit een heel team achter, maar ook het systeem van AFAS. Dat zorgt voor veel inzicht. Het haalt niet meteen de verzuimcijfers naar beneden, maar je weet wel wie er ziek is en waar in het verzuimproces actie moet worden ondernomen door de leidinggevende of het verzuimteam dat de leidinggevenden hierbij ondersteunt.’
De signalerende werking in zowel het verzuimportaal als bij alle andere mutaties is ook van groot belang voor een correcte salarisverwerking. Op het moment dat bijvoorbeeld een contract afloopt, krijgt de leidinggevende een signaal dat actie nodig is. ‘Dat legt de verantwoordelijkheid op de juiste plek. Dat vind ik heel belangrijk. Ook dat was een van de pijnpunten in het UMCG: wie is waar verantwoordelijk voor? Dit voordeel was echt een aha-erlebnis. Mensen moesten het ineens zelf gaan doen. De verantwoordelijkheid is nu waar die moet zijn.’
Het zijn de mensen in de organisatie van het UMCG die met het systeem moeten werken. Timmer is eerlijk: die ondervonden daar niet meteen plezier van. ‘Dan komen we weer op verandering. De één past zich anders aan dan de ander. Je moet je voorstellen dat mensen al vijftien jaar met het vorige systeem werkten. Dan weet je alles te vinden. Ze konden de verwerking van de rpf’jes op de automatische piloot doen. Ineens kwam er een workflow die dit voor hen regelde en waarbij ze alleen de controle van de uitvoer moesten doen. Dat is een heel andere manier van werken, die ook nog eens heel lastig is als je hart niet ligt bij ICT. Gaandeweg zijn de meeste mensen de voordelen van het nieuwe systeem gaan inzien, ook dankzij een charme-offensief van mij. Ze moesten zich op enig moment aanpassen. We gaan niet meer terug naar papier, die tijd is voorbij.’
Het procesbeheer verzorgt het UMCG zelf. Daartoe zijn drie succesbeheerders aangesteld, die allemaal het traineeship van AFAS hebben gevolgd.
Timmer is er trots op. ‘Het is de grote kracht van mijn afdeling dat we vrijwel alles zelf kunnen.
We hebben onze strippenkaart met consultancydagen die we gebruiken, maar als er dan vraagstukken zijn, dan weten we er zelf al veel van. De interne kennis is echt mega. Onze succesbeheerders kunnen daardoor goed communiceren met de consultants van AFAS.’
Mede om die reden testen en denken ze mee bij de ontwikkeling van nieuwe software-applicaties of de verbetering van bestaande producten. Timmer: ‘Fijn dat we daar de ruimte voor krijgen. Dat is kenmerkend voor de relatie die AFAS en onze organisatie met elkaar hebben. We leren van elkaar, het is een win-winsituatie. We maken elkaar sterker. Binnenkort hebben we weer een bijeenkomst met alle projectleiders en succesbeheerders van de UMC’s die de software van AFAS gebruiken, waarbij we samen met de consultant van AFAS aan verbeteringen gaan werken.’
Het zou zomaar over verdere standaardisering van het indienstproces kunnen gaan. ‘Dat wordt de komende tijd net als werving en selectie een groot thema’, zegt Timmer. ‘Verder hebben we alles al gedigitaliseerd. Er is een begin gemaakt, co-assistenten en stagiairs komen al via het geïntegreerde portaal OutSite van AFAS binnen. Dat heeft ertoe geleid dat we tot herwaardering zijn gekomen. Het indienstproces gaat nu nog over veel schijven. We hopen in de loop van dit jaar klaar te zijn voor de volgende stap.’
Timmer ziet het met vertrouwen tegemoet. Haar ervaring met de software van AFAS sterkt haar daarin. ‘Die heeft voor meer efficiëntie van onze processen gezorgd. Het escalatieproces dat we doorgemaakt hebben heeft ervoor gezorgd dat we elkaar zijn gaan waarderen voor wie we zijn. AFAS is een betrouwbare partner die nakomt wat ze belooft.
Elke maand hebben we overleg met hun succesmanager en dat is heel prettig. Maar we trekken niet elke week aan de bel. Dat is typisch Gronings. Zelflerend vermogen zit in ons. Maar het is fijn dat we gezien worden als klant. We staan niet vooraan, maar als ik roep: help, dan is het urgentiebesef er meteen.’
Het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is één van de grootste ziekenhuizen in Nederland en is de grootste werkgever van Noord-Nederland. De 13.000 medewerkers werken samen aan zorg, onderzoek, opleiding en onderwijs met als gemeenschappelijke doelstelling: bouwen aan de toekomst van gezondheid. Het UMCG is het enige universitair medisch centrum in Noord-Nederland. Het biedt complexe zorg: patiënten die ingewikkelde onderzoeken en behandelingen nodig hebben, of lijden aan een zeldzame ziekte of meerdere aandoeningen, kunnen bij het UMCG terecht. Het onderscheidt zich daarmee van algemene ziekenhuizen en behandelt patiënten die voor deze zorg elders in de regio niet terechtkunnen. In het UMCG worden ongeveer 3.400 studenten opgeleid tot arts, tandarts of bewegingswetenschapper en ruim 450 artsen opgeleid tot medisch specialist. Het UMCG heeft alle opleidingen tot specialist in huis. Ook verzorgt het UMCG (zorg)opleidingen op hbo- en mbo-niveau.
Automatiseer net als het UMCG en ruim 65 andere Nederlandse ziekenhuizen je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |