Het oude softwarepakket van Van Rhijn Bouw paste niet meer bij de dynamische wereld van de bouw. Een min of meer toevallige ontmoeting op de BouwBeurs leidde tot een inmiddels vruchtbare samenwerking tussen Van Rhijn Bouw en AFAS Software. André van Rhijn en Arnold Hoekstra van Van Rhijn Bouw zijn enthousiast: “AFAS biedt in onze ogen de beste oplossing voor de bouw.”
Bouw
90 medewerkers
Katwijk
4 juli 2017
ERP
Arnold Hoekstra (Systeembeheerder)
André van Rhijn (Controller)
Het deels fonkelnieuwe pand van Van Rhijn Bouw aan de Valkenburgseweg in Katwijk staat symbool voor de groei van dit familiebedrijf . Bij deze groei hoort een passend softwarepakket. “We liepen tegen de grenzen van ons oude pakket aan”, vertelt systeembeheerder Arnold Hoekstra. “Het was traag, zeker als er veel documenten moesten worden verwerkt. Verder was het wat ouderwets en het bood weinig functionaliteiten.” Tijdens de BouwBeurs 2017 raakten Hoekstra en zijn collega’s onder de indruk van AFAS. “Verschillende groepen collega’s hebben in februari 2017 die beurs bezocht en waren enthousiast over de demo die het bedrijf gaf.”
Toch koos Van Rhijn Bouw na die BouwBeurs niet blind voor AFAS, zegt controller André van Rhijn. “We zijn niet over één nacht ijs gegaan, simpelweg omdat de keuze voor een softwareleverancier een belangrijke is. We wilden echt een keuze maken voor de toekomst. Daarom hebben we in eerste instantie vier partijen uitgenodigd voor een pitch, waarvan er uiteindelijk twee overbleven.” De keuze viel na rijp beraad op de bouwsoftware van AFAS. “Zij boden in onze ogen de beste oplossing voor de bouw”, zo vat Van Rhijn de motivatie samen om voor de Leusdense automatiseerder te kiezen.
Hoekstra specificeert: “Dat veel functies zijn geïntegreerd, spreekt mij erg aan. Om een voorbeeld te geven, bij een andere leverancier moet je soms vier verschillende modules opstarten om iets te verwerken, erg omslachtig. Binnen AFAS zijn die modules geïntegreerd en dat is wel zo efficiënt, het vergroot het gebruiksgemak. Ook is de softwareleverancier transparant over de kosten: je betaalt een licentie per medewerker en in ruil daarvoor krijg je ‘alles’. Geen gedoe dus met eventuele additionele kosten.” Van Rhijn vult aan: “Daarbij is AFAS ook relatief voordelig. Het is niet de goedkoopste aanbieder, maar zeker ook niet de duurste.”
Een laatste voordeel dat Van Rhijn Bouw deed besluiten om voor AFAS te kiezen: hun openheid. “Ze hebben eerlijk verteld waar ze wél en niet goed in zijn”, zegt Van Rhijn.
“Neem de bouwadministratie op de bouwplaats zelf, dat is echt een vak apart met bijvoorbeeld de uren- en materiaalregistratie. Daarvan heeft AFAS eerlijk aangegeven dat anderen daar beter in zijn. Gevolg is dat we software van Bouw7 gebruiken op de bouwplaats. AFAS heeft ervoor gezorgd dat dit pakket is gekoppeld met hun ERP-software, zodat beide pakketten met elkaar kunnen communiceren.” Een dergelijke constructie bestaat ook met Centix voor het materieelbeheer (Van Rhijn Bouw heeft een eigen materieeldienst met onder andere eigen steigers en hijskranen). Ook Centix heeft een koppeling met de ERP-oplossing van AFAS’.
Dan is er nog de samenwerking tussen AFAS en SCAB Accountants & Adviseurs. Die laatste partij verwerkt op afstand de salarissen in de bouw. Van Rhijn: “SCAB deed altijd de verloning voor ons via hun eigen ERP-pakket. Maar nu loggen ze eenvoudig in AFAS in en kunnen de verloning op die manier regelen.”
Dat Van Rhijn Bouw voor het softwarepakket van AFAS heeft gekozen, wil overigens niet zeggen dat het ook al volledig in gebruik is. Volgens Van Rhijn zitten ze in feite midden in de implementatie. “Na de bouwvak van 2017 zijn we met die implementatie gestart, waarbij we geholpen worden door een consultant van AFAS. Vanaf januari 2018 zijn de onderdelen HRM, Payroll en het kopersportaal live.”
Het is nog wat vroeg om echt iets te zeggen over de resultaten, maar tot nog toe bestaat er alleen maar tevredenheid. Hoekstra: “Op het gebied van HR hadden we helemaal niets op softwaregebied, nu hebben we de AFAS Pocket app waarmee elke medewerker zaken als verlofaanvraag kan regelen. We waren erg benieuwd of onze medewerkers hier wel gebruik van zouden maken, maar tot onze verbazing wordt de app veel en goed gebruikt.” Ook het kopersportaal werkt naar behoren, vertelt Van Rhijn. “Vroeger kwam iedere potentiële koper van een woning bij ons op kantoor voor een gesprek. Dat was behoorlijk tijdrovend. Nu hebben we één centrale kopersavond, waarop we alle kopers tegelijk spreken. Daarnaast hebben we een klantenportaal, waar kopers hun vragen in kwijt kunnen, alle relevante documenten kunnen inzien, opties kunnen aangeven, et cetera.”
Nu werken Van Rhijn Bouw en AFAS samen toe naar de volgende datum: januari 2019. Dan moeten ook de financiële en projectadministratie goed zijn ingericht. Hoekstra: “Dat luistert nauw, want verschillende bouwbedrijven doen sommige zaken nét even anders. Zoals de diepgang van de nacalculatie. Waar het ene bouwbedrijf tot op paragraafniveau registreert, doen wij dat tot op hoofdstukniveau. Dat heeft gevolgen voor de inrichting van de software en daar zijn wij momenteel druk mee bezig.”
Na januari 2019 is het volgens Van Rhijn en Hoekstra niet klaar, want de bouw en de softwareontwikkeling zijn altijd in beweging. “Er zullen altijd wensen blijven van onze kant. Gelukkig werken ze bij AFAS met korte lijnen, waardoor we snel contact kunnen leggen en van hun diensten gebruik kunnen maken. Voordeel van hun software is overigens ook dat we heel veel zelf kunnen beheren en wijzigen, dus alleen voor de écht grote wijzigingen zullen we nog een beroep hoeven doen op de consultant van de softwareleverancier.”
Het Katwijkse Van Rhijn Bouw afficheert zichzelf als ontwikkelende bouwer met name actief in de woningbouw. André van Rhijn, wiens opa dit echte familiebedrijf meer dan 45 jaar geleden oprichtte, illustreert dit met cijfers: “Ongeveer 80 procent van wat we bouwen, ontwikkelen we ook zelf. De overige 20 procent halen we van de markt door middel van een op een bouwopdrachten of aanbestedingen.” Van Rhijn Bouw heeft circa 90 medewerkers in dienst, die zich richten op nieuwbouw en projectontwikkeling, renovatie en onderhoud. Kenmerkend voor Van Rhijn Bouw zijn volgens Van Rhijn de korte lijnen. “Iemand van de bouwplaats kan bij wijze van spreken zo de directiekamer inlopen om iets te vragen. Door die korte lijnen, die we gemeen hebben met AFAS, kunnen we uiterst efficiënt werken.”
Automatiseer net als Van Rhijn Bouw en ruim 14.000 Nederlandse organisaties je bedrijfsprocessen met AFAS Software. |