Een compleet ERP-pakket aanschaffen en vervolgens eerst alleen het onderdeel HRM/Payroll in gebruik nemen? Bouwbedrijf Vink Bouw deed dat heel bewust. “We wilden de organisatie niet overvoeren”, legt procescoördinator Lisa Wille van Vink Bouw uit. “Het was onze bedoeling om medewerkers geleidelijk te laten wennen aan het systeem. Daarnaast leggen onder andere omvangrijke bouwprojecten in 2023 een behoorlijk beslag op de beschikbare capaciteit. Daarom hebben we de keuze gemaakt om in twee stappen het complete ERP-pakket van AFAS te implementeren. Volgens planning nemen we in januari 2024 ook de onderdelen Financieel en Projecten in gebruik.” Lisa kan bijna niet wachten tot het zover is. “Onze keuze voor AFAS is immers mede gebaseerd op het feit dat in het ERP-pakket de verschillende onderdelen zo mooi geïntegreerd samenwerken.”

Stevig pakket

Even terug in de tijd. Anderhalf jaar geleden kwam bij Vink Bouw de vraag op tafel of de bedrijfsautomatisering wel voldoende toekomstbestendig was. “We zijn teruggegaan naar de tekentafel en hebben het IT-landschap kritisch bekeken”, legt Lisa uit. “Dat heeft geresulteerd in een duidelijke visualisatie van IT-wensen. Daaruit bleek dat het gesloten ERP-systeem waar we destijds mee werkten een obstakel vormde voor onze ambities op IT-gebied. Het liefst wilden we allerlei applicaties aan het ERP-systeem koppelen, maar dat kon niet.” Werk aan de winkel dus voor Lisa, die ruim vier jaar bij Vink Bouw werkt en zich daar vooral met procesoptimalisatie bezighoudt. De voor het IT-project geformeerde stuurgroep nam ruim de tijd om zich te oriënteren op alternatieve bedrijfssoftware. Uiteindelijk kwam Vink Bouw uit bij AFAS. “De visie van AFAS komt sterk overeen met wat wij voor ogen hadden”, stelt Lisa. “Ook het feit dat het om een open systeem gaat, legt veel gewicht in de schaal.”

Lisa: “Het is een groot pluspunt dat het pakket schaalbaar is. Dat geeft ons het vertrouwen dat het mee kan groeien met ontwikkelingen in de toekomst.”

De keuze voor AFAS leidde overigens niet meteen tot de ondertekening van een contract. Besloten werd om AFAS twee dagen workshops te laten verzorgen voor key users die met de software zouden gaan werken. “Om te zien en te voelen”, legt Lisa uit. Nadat die test positief was uitgevallen, lag de vraag op tafel: hoe nu verder? De stuurgroep hield diverse scenario’s tegen het licht en besloot het traject op te splitsen en te starten met HRM/Payroll.

Klantbeleving 

De uiteindelijke ondertekening van het contract met AFAS was trouwens een behoorlijke happening, herinnert Lisa zich. “Alle key users waren erbij aanwezig, we gaan het tenslotte samen doen. We hebben een hapje gegeten met elkaar en met het hele gezelschap aansluitend de musical ’14 het theaterspektakel’ bezocht. Als het om klantbeleving gaat, hoef je de mensen van AFAS niets uit te leggen.”

Vanwege de keus om te starten met HRM/Payroll raakte ook Heidi Roos betrokken bij het project. In de 34 jaar dat ze bij Vink Bouw werkt, vervulde Heidi verschillende functies. In 2018 werd ze gevraagd om zich met personeelszaken bezig te gaan houden. “Met name de menselijke kant ervan”, verduidelijkt ze, “dus niet de technische.” 

Duurzame bedrijfsvoering

Heidi is er niet rouwig om dat de fysieke mappen met personeelsdossiers zijn verdwenen. “Die dossiers bevatten uiteraard nogal wat privacygevoelige informatie, dus daarom is het heel fijn dat ze nu in gedigitaliseerde vorm veilig in het systeem zitten.”De bedrijfsvoering is daardoor bovendien duurzamer geworden. Niet alleen zijn de personeelsdossiers gedigitaliseerd, ook de neiging om allerlei documenten af te drukken is afgenomen. “In het begin probeerden collega’s hun salarisstrook uit te printen en waren ze teleurgesteld als dat er niet mooi uitzag”, zegt Lisa. “Inmiddels snappen ze dat de digitale salarisstrook helemaal niet is ontworpen om af te drukken.”

De ingebruikname van de software heeft Vink Bouw nog meer opgeleverd.

Heidi: “In de drie maanden dat we met de software werken, hebben we volgens mij al dertig procent efficiencywinst geboekt”.

Lisa verwacht dat dit bij HR zeker nog kan oplopen. “Het vertrouwen in het systeem groeit. Je ziet het aan de forse afname van de hoeveelheid Excel-lijstjes die hier altijd circuleerden.”

Werkprocessen aangepast

Tijdens de implementatie en ook daarna heeft Vink Bouw ervaring opgedaan met ondersteuning door consultants van AFAS. Heidi: “Laat het systeem het werk doen, hielden zij ons voor.” Volgens Lisa zijn bestaande werkprocessen soms aangepast aan het systeem. “Wij geloven niet uitsluitend in onze eigen filosofie. We zijn wendbaar genoeg om mee te gaan met de ideeën van AFAS over procesinrichting.”

Heidi heeft de implementatie van HRM/Payroll in nauw overleg met de stuurgroep gedaan. “Het was een pittig project, maar ik stond er gelukkig niet alleen voor. Bij de keuzes die we moesten maken, anticipeerde de stuurgroep heel slim op de toekomstige implementatie van Financieel en Projecten.” Heidi kijkt tevreden terug op het afgelopen halfjaar. “We hebben het met elkaar toch maar mooi geflikt. Dat geeft het vertrouwen dat we in de toekomst nog veel meer mooie stappen gaan maken.”

Volgens Lisa moet de impact van een implementatietraject niet worden onderschat. “Kies je momenten zorgvuldig, zou mijn suggestie zijn”, aldus Lisa die nog een andere tip heeft. “We zijn sinds kort onderdeel van een community van bouwbedrijven die met AFAS werken. In die setting kunnen we leren van elkaar en als groep onze wensen kracht bijzetten. Door kennis en ervaring te delen kunnen we van elkaar leren en hoeven we niet opnieuw het wiel uit te vinden.”